Cuando los resultados de búsqueda en una biblioteca de documentos de SharePoint dejan de devolver los archivos esperados, o cuando los filtros de metadatos ya no funcionan correctamente, es posible que la biblioteca necesite una reindexación. Este problema ocurre porque el índice de búsqueda de SharePoint queda desactualizado tras cargas masivas, archivos movidos o ediciones frecuentes de metadatos. El índice es una instantánea del contenido y las propiedades de la biblioteca, y cuando se queda atrás, la búsqueda y el filtrado fallan. Este artículo explica el proceso correcto de reindexación y la mejor configuración para usar en Microsoft 365 y así restaurar resultados de búsqueda precisos y un rendimiento de filtrado adecuado.
Puntos clave: Reindexación de una biblioteca de documentos de SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada > Reindexar biblioteca de documentos: El único botón integrado para solicitar una reindexación completa de una sola biblioteca.
- Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión > Reindexar sitio: Fuerza una reindexación de todo el contenido de la colección de sitios, incluidas todas las bibliotecas.
- Cmdlet de PowerShell Request-SPOPageReindex: Activa la reindexación de una lista o biblioteca específica sin esperar al rastreo programado.
Por qué se necesita la reindexación en las bibliotecas de documentos de SharePoint
La búsqueda de SharePoint se basa en un proceso de rastreo que lee el contenido, los metadatos y los permisos de las bibliotecas y los almacena en un índice de búsqueda. El rastreo se ejecuta según una programación establecida por el administrador de SharePoint en el centro de administración de Microsoft 365. De forma predeterminada, los rastreos continuos se ejecutan cada pocos minutos para la mayor parte del contenido, pero ciertos cambios pueden retrasar las actualizaciones.
Cuando una biblioteca de documentos experimenta una gran cantidad de cambios simultáneos, como cargar 10.000 archivos a la vez, mover carpetas entre bibliotecas o actualizar columnas de metadatos administrados en cientos de elementos, la cola de rastreo puede saturarse. En estos casos, el índice puede no reflejar el estado actual de la biblioteca durante horas o incluso días. Los usuarios entonces ven archivos faltantes en los resultados de búsqueda o valores incorrectos en los menús desplegables de filtros.
La reindexación obliga a SharePoint a programar un rastreo completo de esa biblioteca específica en lugar de esperar a las actualizaciones incrementales. El proceso no reconstruye el índice desde cero en toda la granja, pero prioriza la biblioteca en la cola de rastreo. Después de la reindexación, los resultados de búsqueda y los filtros deberían volver a la normalidad en unas pocas horas, según el tamaño de la biblioteca y la carga de rastreo actual.
Pasos para reindexar una biblioteca de documentos de SharePoint en Microsoft 365
Los siguientes pasos utilizan la interfaz del navegador de SharePoint. No se requieren permisos de administrador más allá de la capacidad de administrar la configuración de la biblioteca. Si es propietario del sitio, puede realizar estos pasos usted mismo.
- Abrir la configuración de la biblioteca de documentos
Vaya a la biblioteca de documentos en su navegador. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve Configuración de la biblioteca, es posible que no tenga permisos de propietario para la biblioteca. - Ir a Configuración avanzada
En la sección Configuración general, haga clic en Configuración avanzada. Esta página controla las opciones de indexación, aprobación de contenido y versiones. - Localizar el botón Reindexar biblioteca de documentos
Desplácese hacia abajo hasta la sección Búsqueda. Verá un botón etiquetado como Reindexar biblioteca de documentos. Haga clic en este botón. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación que advierte que la reindexación puede tardar. - Confirmar la solicitud de reindexación
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación. SharePoint envía una solicitud al servicio de búsqueda para rastrear toda la biblioteca en el siguiente ciclo de rastreo disponible. No se requiere ninguna acción adicional. - Supervisar los resultados de búsqueda
Después de 15 a 60 minutos, pruebe consultas de búsqueda en la biblioteca o en el sitio. Si los resultados aún parecen incompletos, el rastreo puede estar retrasado debido a una carga alta. Espere hasta 24 horas antes de repetir el proceso.
Método alternativo: Reindexar todo el sitio
Si varias bibliotecas del mismo conjunto de sitios tienen problemas de búsqueda, reindexe todo el sitio en su lugar. Vaya a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. En Indexación del contenido del sitio, haga clic en Reindexar sitio. Esto desencadena un rastreo completo de todas las listas y bibliotecas del sitio. Use este método con moderación porque aumenta la carga en el servicio de búsqueda.
Configuración recomendada para la búsqueda y la indexación en Microsoft 365
La reindexación por sí sola no soluciona todos los problemas de búsqueda. La siguiente configuración garantiza que su biblioteca de documentos siga siendo accesible para la búsqueda y que los filtros funcionen correctamente después de la reindexación.
Habilitar columnas de metadatos administrados para la búsqueda
Las columnas de metadatos administrados, como las etiquetas de departamento o de proyecto, deben asignarse a propiedades administradas de búsqueda. Si no se asignan, la reindexación no las hará accesibles para la búsqueda. Para comprobarlo, vaya a Configuración del sitio > Esquema de búsqueda > Propiedades administradas. Busque una propiedad que coincida con el nombre de su columna. Si no existe, cree una nueva propiedad administrada y asígnela a la propiedad rastreada de la columna.
Establecer la programación de rastreo correcta
Los administradores de SharePoint en Microsoft 365 pueden ajustar la programación de rastreo en el centro de administración. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Administrar esquema de búsqueda > Programaciones de rastreo. Configure los rastreos incrementales para que se ejecuten cada 15 minutos durante el horario laboral. Los rastreos completos deben ejecutarse semanalmente durante períodos de poco tráfico, como la noche del sábado. Esta programación mantiene el índice actualizado sin sobrecargar la granja.
Limitar el número de elementos en una biblioteca
SharePoint Online admite hasta 30 millones de elementos por biblioteca, pero el rendimiento se degrada mucho antes de ese límite. Para una búsqueda y un filtrado fiables, mantenga las bibliotecas por debajo de 500.000 elementos. Use carpetas, metadatos o conjuntos de documentos para organizar el contenido. Si una biblioteca supera 1 millón de elementos, la reindexación puede tardar más de 24 horas. Considere dividir el contenido en varias bibliotecas o usar una estructura de sitio concentrador.
Usar las prácticas recomendadas del esquema de búsqueda
No asigne todas las columnas como propiedad administrada. Asigne solo las columnas por las que los usuarios necesiten buscar o filtrar. Cada propiedad administrada añade sobrecarga al índice. Para las columnas que rara vez se usan para la búsqueda, déjelas sin asignar. Esto reduce el tiempo de rastreo y mejora la relevancia de la búsqueda.
Si la reindexación no soluciona los problemas de búsqueda
Los resultados de búsqueda siguen faltando después de 24 horas
Si reindexó una biblioteca y los resultados de búsqueda siguen incompletos después de 24 horas, el problema puede estar relacionado con los permisos. La búsqueda de SharePoint respeta los permisos de nivel de elemento. Si un usuario no tiene acceso de lectura a un archivo, ese archivo no aparece en sus resultados de búsqueda. Compruebe los permisos de los archivos que faltan. También verifique que el usuario tenga al menos acceso de lectura a la biblioteca.
Los filtros muestran valores incorrectos
Los menús desplegables de filtro de una biblioteca de documentos usan el índice de búsqueda, no los datos en vivo. Si una columna de metadatos se modificó recientemente pero el filtro sigue mostrando valores antiguos, la reindexación suele solucionarlo. Sin embargo, si la columna usa un conjunto de términos del almacén de términos, asegúrese de que el conjunto de términos esté publicado. Los términos no publicados no se indexan. Vaya a Administración del almacén de términos y compruebe el estado del conjunto de términos.
El botón Reindexar no aparece
El botón Reindexar biblioteca de documentos solo es visible para los propietarios del sitio y los usuarios con permisos de control total. Si no ve el botón, pida a un propietario del sitio que realice la reindexación. Como alternativa, un administrador de SharePoint puede usar PowerShell para desencadenar la reindexación. Ejecute el comando Request-SPOPageReindex -ListTitle "Your Library Name" después de conectarse a SharePoint Online mediante PnP PowerShell.
Reindexación de biblioteca de documentos frente a reindexación de todo el sitio
| Elemento | Reindexar biblioteca de documentos | Reindexar todo el sitio |
|---|---|---|
| Ámbito | Una sola lista o biblioteca | Todas las listas, bibliotecas y páginas del conjunto de sitios |
| Permisos necesarios | Propietario de la biblioteca o control total | Propietario del sitio o control total |
| Impacto en el servicio de búsqueda | De bajo a moderado | Alto |
| Tiempo para completar | De 15 minutos a 4 horas | De 1 hora a 24 horas |
| Cuándo usar | Una biblioteca tiene metadatos desactualizados o archivos faltantes | Varias bibliotecas están dañadas o la búsqueda a nivel de sitio es inexacta |
Reindexar una sola biblioteca es el método preferido para la mayoría de los problemas de búsqueda porque limita la carga en el servicio de búsqueda. Use la reindexación a nivel de sitio solo cuando los problemas afecten a varias bibliotecas o cuando los resultados de búsqueda del sitio sean generalmente poco confiables.
Ahora puede reindexar una biblioteca de documentos de SharePoint usando el botón correcto en la configuración de la biblioteca y aplicar la mejor configuración de búsqueda para Microsoft 365. Después de reindexar, verifique que las columnas de metadatos administrados estén asignadas y que el recuento de elementos de la biblioteca se mantenga por debajo de 500.000. Para problemas de búsqueda persistentes, compruebe los permisos a nivel de elemento y publique los conjuntos de términos en el almacén de términos. Un paso avanzado es usar PowerShell para solicitar una reindexación y supervisar el registro de rastreo en el centro de administración de SharePoint para detectar errores.