Cuando administra un sitio de SharePoint, a menudo necesita mostrar contenido específico a grupos específicos de personas. Sin la segmentación por audiencia, todos ven todos los elementos web de una página. Esto puede saturar la vista y confundir a los usuarios. La segmentación por audiencia le permite mostrar elementos web solo a las personas que cumplen un conjunto de reglas, como un grupo de Microsoft 365 o un grupo de seguridad. Este artículo explica cómo habilitar y configurar la segmentación por audiencia en una página de SharePoint. Aprenderá las mejores configuraciones para Microsoft 365 para mantener el contenido relevante y reducir el ruido.
Puntos clave: segmentación por audiencia en una página de SharePoint
- Página de SharePoint > Editar > Elemento web > Audiencia: Filtra quién ve un elemento web según un grupo de Microsoft 365 o un grupo de seguridad.
- Centro de administración de SharePoint > Configuración de la organización > Segmentación por audiencia: Habilita la característica en todos los sitios del inquilino.
- Pertenencia a grupos de Microsoft 365: La audiencia más confiable y fácil de mantener para segmentar contenido.
¿Qué es la segmentación por audiencia en SharePoint y cómo funciona?
La segmentación por audiencia en SharePoint le permite controlar qué usuarios ven un elemento web específico en una página moderna. En lugar de crear páginas separadas para distintos departamentos o roles, agrega una sola página y dirige cada elemento web a la audiencia adecuada. La característica usa el grupo de Microsoft 365 o el grupo de seguridad al que pertenece un usuario. Cuando un usuario visita la página, SharePoint comprueba la pertenencia a grupos del usuario. Si el usuario coincide con la audiencia de destino, el elemento web se representa. Si no, el elemento web se oculta por completo. Esto no afecta los permisos: los usuarios que no son el destino tampoco pueden ver el contenido, pero tampoco ven un elemento web en blanco.
Los requisitos previos para usar la segmentación por audiencia incluyen una suscripción de SharePoint Online (incluida en la mayoría de los planes de Microsoft 365) y permiso de nivel de sitio para editar páginas. También debe tener los grupos adecuados creados en Microsoft 365 o Azure AD. La característica funciona solo en páginas modernas, no en páginas wiki ni páginas de elementos web clásicas. Puede dirigir cualquier elemento web que admita la propiedad de audiencia, incluidos los elementos web Contenido destacado, Eventos, Noticias y Vínculos rápidos.
Cómo se aplica el filtro de audiencia
Cuando establece una audiencia en un elemento web, SharePoint almacena el identificador del grupo en los metadatos de la página. El filtro se evalúa en tiempo de ejecución. Si el usuario actual es miembro del grupo especificado, se muestra el elemento web. Si el usuario no es miembro, el elemento web se oculta. El diseño de la página y los demás elementos web no se ven afectados. Esto significa que puede tener una página que muestre contenido diferente a distintos usuarios sin ningún código personalizado.
Pasos para habilitar y configurar la segmentación por audiencia en una página de SharePoint
Antes de poder dirigir elementos web, debe habilitar la característica de segmentación por audiencia en el nivel de inquilino. Después de eso, configura cada elemento web individualmente.
Habilitar la segmentación por audiencia en el Centro de administración de SharePoint
- Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint
Vaya ahttps://admin.microsoft.comy seleccione SharePoint en la navegación izquierda. Si no ve SharePoint, expanda Centros de administración. - Abra Configuración de la organización
En el menú izquierdo, seleccione Configuración de la organización. Esta página enumera todas las configuraciones de todo el inquilino. - Busque la configuración Segmentación por audiencia
Desplácese hacia abajo hasta la sección SharePoint. Haga clic en Segmentación por audiencia para abrir el panel de configuración. - Active la característica
Establezca el conmutador en Activado. Haga clic en Guardar. El cambio surte efecto en todos los sitios en unos minutos. No es necesario reiniciar la colección de sitios.
Dirigir un elemento web en una página moderna
- Edite la página
Vaya al sitio de SharePoint y abra la página que desea modificar. Haga clic en Editar en la esquina superior derecha de la página. - Seleccione el elemento web que desea dirigir
Haga clic en el elemento web que desea restringir. La barra de herramientas del elemento web aparece en la parte superior. Haga clic en el icono Editar elemento web (icono de lápiz) en el lado izquierdo de la barra de herramientas. - Abra el filtro de audiencia
En el panel de propiedades del elemento web a la derecha, desplácese hacia abajo hasta la sección Audiencia. Haga clic en el campo etiquetado Seleccionar un grupo o audiencia. - Elija un grupo
Empiece a escribir el nombre de un grupo. SharePoint sugiere grupos de Microsoft 365, grupos de seguridad y listas de distribución de su inquilino. Seleccione el grupo que desea. Puede agregar varios grupos repitiendo este paso. - Guarde y publique
Haga clic en Aplicar en el panel de propiedades. Luego haga clic en Publicar en la parte superior de la página para que el cambio esté activo.
Probar la segmentación
- Abra una ventana de navegación InPrivate o Incógnito
Esto evita que las credenciales en caché interfieran con la prueba. - Inicie sesión como un usuario que NO está en el grupo de destino
Vaya a la misma página. El elemento web de destino no debería aparecer. El resto de la página debería representarse normalmente. - Inicie sesión como un usuario que SÍ está en el grupo de destino
El elemento web ahora debería ser visible. Si no aparece, compruebe que el usuario sea miembro del grupo y que el nombre del grupo esté escrito correctamente en el campo de audiencia.
Errores comunes al usar la segmentación por audiencia y cómo evitarlos
La segmentación por audiencia no funciona en la página
La causa más común es que la característica de segmentación por audiencia no está habilitada en el nivel de inquilino. Sin el conmutador del inquilino, el filtro de audiencia en el panel de propiedades del elemento web no aparece. Verifique la configuración en el Centro de administración de SharePoint en Configuración de la organización > Segmentación por audiencia. También confirme que la página sea una página moderna. Las páginas clásicas no admiten esta característica.
Los usuarios ven un elemento web en blanco en lugar de nada
Esto ocurre cuando el elemento web no admite la segmentación por audiencia. Algunos elementos web, como el elemento web Imagen o el elemento web Texto, no tienen la propiedad de audiencia. Solo los elementos web que muestran contenido dinámico, como Contenido destacado, Eventos y Noticias, incluyen el filtro de audiencia. Use un elemento web compatible o cree una página separada para el contenido.
Los grupos no aparecen en la lista desplegable de audiencia
El campo de audiencia busca grupos en su inquilino de Microsoft 365. Si el grupo es un grupo anidado (un grupo dentro de otro grupo), es posible que no aparezca. SharePoint solo muestra grupos de nivel superior. Cree una estructura de grupos plana para la segmentación por audiencia. Además, las listas de distribución con más de 10 000 miembros pueden no aparecer. Use un grupo de seguridad o un grupo de Microsoft 365 en su lugar.
La segmentación ralentiza la carga de la página
Cada elemento web de destino requiere un recorrido de ida y vuelta para comprobar la pertenencia a grupos. Si dirige 20 o más elementos web en una sola página, el tiempo de carga de la página puede aumentar de forma notable. Limite el número de elementos web de destino a 10 por página. Si necesita más segmentación, considere usar varias páginas o una estructura de sitio concentrador.
| Elemento | Grupo de Microsoft 365 | Grupo de seguridad |
|---|---|---|
| Descripción | Un grupo que incluye pertenencia, un buzón compartido y un sitio | Un grupo que se usa para asignar permisos y acceso a recursos |
| Ideal para la segmentación por audiencia | Sí, porque es fácil de administrar y se sincroniza con Outlook | Sí, pero requiere actualizaciones manuales de la pertenencia |
| Admite pertenencia dinámica | Sí, con grupos dinámicos de Azure AD | Sí, con grupos dinámicos de Azure AD |
| Visible en el campo de audiencia | Siempre | Siempre |
| Compatibilidad con grupos anidados | No, solo aparecen los grupos de nivel superior | No, solo aparecen los grupos de nivel superior |
Después de habilitar la segmentación por audiencia, ahora puede mostrar el contenido correcto a las personas correctas sin crear páginas duplicadas. Comience dirigiendo un elemento web, como un elemento web Noticias, a un solo grupo de Microsoft 365. Luego amplíe a otros elementos web a medida que se familiarice con la característica. Para la segmentación avanzada, use grupos dinámicos en Azure AD para incluir o excluir automáticamente usuarios según el puesto de trabajo o el departamento. Esto mantiene sus listas de audiencia actualizadas sin mantenimiento manual.