Los administradores de SharePoint a menudo deben decidir entre crear un sitio de equipo y un sitio de comunicación para un nuevo proyecto o departamento. Ambos tipos de sitio tienen propósitos diferentes y cuentan con características, configuraciones predeterminadas y comportamientos de integración distintos. Este artículo explica las diferencias principales entre los sitios de equipo y los sitios de comunicación, incluidos sus casos de uso previstos, permisos predeterminados, servicios conectados y opciones de plantilla. Al final, sabrá exactamente qué tipo de sitio se ajusta a cada escenario de negocio y cómo configurarlo en el Centro de administración de SharePoint.
Puntos clave: diferencias entre sitio de equipo y sitio de comunicación
- Sitio de equipo: Diseñado para la colaboración con un Grupo de Microsoft 365, calendario compartido, Planner y pertenencia privada o pública.
- Sitio de comunicación: Diseñado para difundir información a una audiencia amplia, sin pertenencia a un grupo, sin Planner y con acceso de solo lectura de forma predeterminada.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Crear: Ambos tipos de sitio se pueden crear aquí, pero el administrador debe elegir la plantilla con cuidado según la audiencia prevista y las necesidades de colaboración.
¿Qué son los sitios de equipo y los sitios de comunicación?
Un sitio de equipo es el tipo de sitio de SharePoint predeterminado que se crea automáticamente al aprovisionar un Grupo de Microsoft 365. Está pensado para el trabajo colaborativo entre un conjunto definido de miembros que necesitan crear documentos de forma conjunta, administrar tareas, compartir un calendario y comunicarse mediante un buzón de grupo. Cada sitio de equipo está conectado a un Grupo de Microsoft 365, que proporciona una identidad compartida, una dirección de correo electrónico de grupo, un calendario compartido, un plan de Planner y un bloc de notas de OneNote. La pertenencia al grupo controla el acceso al sitio, y el sitio puede ser privado (solo por invitación) o público (cualquier persona de la organización puede unirse).
Un sitio de comunicación es un sitio de SharePoint independiente que no está conectado a un Grupo de Microsoft 365. Está diseñado para publicar noticias, informes e información a una audiencia más amplia, como toda la organización o asociados externos. Los sitios de comunicación no tienen buzón de grupo, calendario compartido ni integración con Planner. Usan grupos de SharePoint para los permisos, y el acceso predeterminado es de solo lectura para la mayoría de los usuarios, con solo los propietarios del sitio con derechos de edición. Los sitios de comunicación son ideales para portales de intranet, páginas principales de departamentos o paneles de proyectos donde el objetivo principal es la difusión de información en lugar de la creación conjunta de documentos.
Requisitos previos para ambos tipos de sitio
Antes de crear cualquiera de los dos tipos de sitio, confirme que SharePoint está habilitado para su inquilino y que tiene al menos permisos de administrador de SharePoint o administrador global. Para los sitios de equipo, la creación de Grupos de Microsoft 365 no debe estar restringida por directivas de nomenclatura ni bloqueada por reglas de acceso condicional. Para los sitios de comunicación, no se requieren servicios adicionales, pero debe asegurarse de que la dirección URL del sitio no entre en conflicto con colecciones de sitios existentes. Ambos tipos de sitio se pueden crear desde el Centro de administración de SharePoint o mediante el Shell de administración de SharePoint Online.
Pasos para crear un sitio de equipo en el Centro de administración de SharePoint
- Abra el Centro de administración de SharePoint
Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 y seleccione SharePoint en el menú de navegación. Como alternativa, vaya directamente a admin.microsoft.com/SharePoint. - Vaya a Sitios activos
En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Sitios activos. Esta página enumera todas las colecciones de sitios existentes en su inquilino. - Haga clic en Crear
En la barra de herramientas de la parte superior de la página Sitios activos, haga clic en el botón Crear. Se abre el panel de creación de sitios. - Seleccione la plantilla Sitio de equipo
En la sección Elegir una plantilla, seleccione Sitio de equipo. Verá dos opciones: Sitio de equipo (conectado a un Grupo de Microsoft 365) y Sitio de equipo (clásico). Elija el sitio de equipo moderno conectado a un Grupo de Microsoft 365. - Escriba los detalles del sitio
Proporcione un nombre de sitio, una descripción y una ruta de acceso URL. El nombre del sitio se convierte en el nombre del grupo y en el alias de correo electrónico del Grupo de Microsoft 365. Establezca la configuración de privacidad en Privado o Público. - Asigne propietarios y miembros
En los campos Propietarios y Miembros, agregue los usuarios o grupos de seguridad. Los propietarios tendrán control total y los miembros tendrán acceso de edición. También puede agregar invitados de fuera de su organización. - Haga clic en Finalizar
Revise la configuración y haga clic en Finalizar. SharePoint aprovisiona el sitio, crea el Grupo de Microsoft 365 y envía invitaciones a los propietarios y miembros.
Pasos para crear un sitio de comunicación en el Centro de administración de SharePoint
- Abra el Centro de administración de SharePoint
Vaya a admin.microsoft.com/SharePoint e inicie sesión como administrador de SharePoint o administrador global. - Vaya a Sitios activos
Haga clic en Sitios activos en el panel de navegación izquierdo. - Haga clic en Crear
En la barra de herramientas, haga clic en el botón Crear para abrir el panel de creación de sitios. - Seleccione la plantilla Sitio de comunicación
En la sección Elegir una plantilla, seleccione Sitio de comunicación. Verá tres opciones de diseño: Tema (para noticias y artículos), Escaparate (para contenido visual) y En blanco (sin diseño predefinido). Elija la que coincida con su estilo de contenido. - Escriba los detalles del sitio
Escriba un nombre de sitio, una descripción y una URL única. El nombre del sitio no crea un Grupo de Microsoft 365, por lo que no hay alias de correo electrónico ni calendario de grupo. - Establezca los permisos del sitio
De forma predeterminada, el sitio está configurado para permitir que todos los usuarios de la organización lean el contenido. Puede cambiarlo a usuarios o grupos de seguridad específicos seleccionando Editar permisos. Los propietarios tendrán control total y los miembros podrán editar si se les concede. - Haga clic en Finalizar
Revise toda la configuración y haga clic en Finalizar. El sitio de comunicación se crea de inmediato sin ningún aprovisionamiento de grupo.
Errores comunes al elegir entre sitios de equipo y sitios de comunicación
Seleccionar un sitio de equipo cuando solo necesita publicar información
Si crea un sitio de equipo para un departamento que solo necesita difundir anuncios, terminará con un Grupo de Microsoft 365 que incluye un buzón, un calendario y Planner que nadie usa. Esto genera desorden en la lista global de direcciones y puede confundir a los usuarios. En su lugar, use un sitio de comunicación para la publicación de información pura.
Seleccionar un sitio de comunicación cuando necesita creación conjunta de documentos y administración de tareas
Los sitios de comunicación carecen de los servicios conectados al grupo que hacen que la colaboración sea fluida. Si su equipo necesita un calendario compartido, un tablero de Planner o un buzón de grupo, un sitio de comunicación requerirá soluciones alternativas manuales. En su lugar, cree un sitio de equipo para obtener estas características de forma inmediata.
Olvidar establecer la privacidad en un sitio de equipo durante la creación
Si deja la configuración de privacidad como Público, cualquier persona de su organización puede unirse al sitio de equipo y a su Grupo de Microsoft 365 asociado sin aprobación. Esto puede provocar acceso no intencionado a documentos confidenciales. Establezca siempre la privacidad en Privado para los proyectos que contengan datos confidenciales.
Ignorar el impacto en los límites de los Grupos de Microsoft 365
Cada Grupo de Microsoft 365 tiene un máximo de 1000 propietarios y miembros combinados. Si planea que más de 1000 usuarios colaboren en un sitio, un sitio de comunicación con grupos de SharePoint es una mejor opción porque puede admitir hasta 100 000 usuarios.
Sitio de equipo vs sitio de comunicación: diferencias clave
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Grupo de Microsoft 365 | Conectado de forma predeterminada | No conectado |
| Permiso predeterminado | Editar para miembros | Leer para todos |
| Calendario compartido | Incluido | No incluido |
| Integración con Planner | Automática | Ninguna |
| Buzón de grupo | Se crea automáticamente | No se crea |
| Audiencia prevista | Miembros del equipo | Audiencia amplia |
| Usuarios máximos | 1000 por grupo | 100 000 por sitio |
| Opciones de plantilla | Sitio de equipo, Sitio de equipo clásico | Tema, Escaparate, En blanco |
| Creación desde el centro de administración | Sí | Sí |
Ahora puede elegir con confianza entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación según sus necesidades de colaboración o publicación. Para un equipo que necesita crear documentos de forma conjunta y administrar tareas, cree un sitio de equipo con un Grupo de Microsoft 365. Para difundir noticias o alojar un portal de departamento, cree un sitio de comunicación. Como sugerencia avanzada, use el Centro de administración de SharePoint para establecer una directiva de creación de sitios que restrinja qué plantillas pueden elegir los usuarios, lo que evita la creación accidental del tipo de sitio incorrecto.