Como propietario de un sitio de SharePoint, a menudo necesita compartir documentos con personas que deben revisarlos pero que no deberían editarlos ni eliminarlos. Los vínculos para compartir predeterminados de SharePoint otorgan acceso de edición completo o acceso de solo lectura, lo que no se ajusta al escenario de revisión. Este artículo explica cómo crear un vínculo para compartir solo para revisión en una biblioteca de documentos utilizando la configuración de uso compartido avanzada de SharePoint. Aprenderá los permisos exactos que debe establecer, el proceso paso a paso y una lista de verificación para evitar errores comunes.
Puntos clave: Crear un vínculo solo para revisión en SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido: Asegúrese de que el uso compartido externo esté configurado en “Cualquier persona” o “Invitados nuevos y existentes” para permitir vínculos de revisión para revisores externos.
- Configuración de la biblioteca > Permisos > Configuración de permisos avanzados: Rompa la herencia de permisos y asigne el nivel “Colaborar” con restricciones de “Solo vista” o “Editar” para aplicar el acceso de solo revisión.
- Cuadro de diálogo Compartir > Configuración de vínculo > “Personas que usted elija pueden editar”: Después de configurar los permisos de la biblioteca, utilice el tipo de vínculo “Personas específicas” y elija “Puede editar” pero restrinja la edición configurando la biblioteca para requerir la desprotección o solo lectura para los revisores.
Qué hace un vínculo solo para revisión y por qué requiere una configuración especial
Un vínculo solo para revisión permite a los destinatarios ver y comentar documentos pero no modificar, eliminar ni cargar archivos nuevos. SharePoint no tiene un nivel de permiso “Revisión” integrado. El nivel integrado más cercano es “Solo vista”, que impide la edición pero también impide los comentarios. Para lograr un acceso real de solo revisión, debe combinar niveles de permiso y la configuración del vínculo para compartir.
El desafío principal es que el vínculo “Editar” predeterminado de SharePoint otorga derechos de edición completos a la biblioteca, incluida la capacidad de agregar, eliminar y sobrescribir archivos. Para restringir esto, debe romper la herencia de permisos en la biblioteca, quitar el grupo “Miembros” predeterminado y asignar un nivel de permiso personalizado que permita “Ver” y “Abrir” pero no “Editar” ni “Eliminar”. Luego crea un vínculo para compartir que otorga acceso de “Editar” a la biblioteca, pero como los permisos efectivos del usuario son inferiores, solo puede ver y comentar.
Requisitos previos para crear un vínculo solo para revisión
Antes de comenzar, confirme que tiene lo siguiente:
- Permisos de propietario del sitio en el sitio de SharePoint.
- Uso compartido externo habilitado (si comparte con personas fuera de su organización).
- Biblioteca de documentos donde desea aplicar el vínculo solo para revisión.
- Entender que los revisores no podrán cargar archivos ni eliminar contenido.
Lista de verificación: Pasos para crear un vínculo solo para revisión en una biblioteca de documentos
Siga esta lista de verificación en orden. Cada paso se basa en el anterior.
- Verificar la configuración de uso compartido externo en el centro de administración de SharePoint
Vaya al centro de administración de SharePoint. Seleccione Directivas y luego Uso compartido. En “Uso compartido externo”, elija “Cualquier persona” o “Invitados nuevos y existentes” según sus requisitos de seguridad. Si elige “Cualquier persona”, cualquier persona con el vínculo puede acceder a los archivos sin iniciar sesión. Si elige “Invitados nuevos y existentes”, los destinatarios deben autenticarse. Haga clic en Guardar. - Navegar a la biblioteca de documentos y abrir su configuración
En su sitio de SharePoint, abra la biblioteca de documentos. Haga clic en el icono de engranaje (Configuración) y seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve esta opción, es posible que no tenga permisos de propietario. - Romper la herencia de permisos en la biblioteca
En Configuración de la biblioteca, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. En la cinta de opciones, haga clic en Dejar de heredar permisos. Confirme la acción. Esto aísla los permisos de la biblioteca del sitio. - Quitar el grupo “Miembros” predeterminado de la biblioteca
Seleccione el grupo llamado “Nombre de su sitio Miembros” (o “Nombre de su sitio Visitantes” si desea ser más restrictivo). Haga clic en Quitar permisos de usuario. Confirme. Esto evita que los miembros obtengan derechos de edición a través del grupo. - Agregar un nuevo nivel de permiso para los revisores
Haga clic en Conceder permisos. En el cuadro de diálogo “Compartir”, introduzca las direcciones de correo electrónico de los revisores. En “Seleccionar un nivel de permiso”, elija Solo vista. Haga clic en Compartir. Esto les da acceso de solo vista a la biblioteca. - Crear un vínculo para compartir con permisos de edición
De vuelta en la biblioteca, seleccione uno o más archivos o carpetas. Haga clic en el botón Compartir. En el cuadro de diálogo “Enviar vínculo”, haga clic en Configuración de vínculo. En “¿Para quién desea que funcione este vínculo?”, elija Personas específicas. En “Más configuraciones”, seleccione Puede editar. Haga clic en Aplicar. Copie el vínculo. - Probar el vínculo solo para revisión
Abra una ventana de navegador privada y pegue el vínculo. Inicie sesión como revisor si es necesario. Verifique que puede ver y descargar archivos pero no puede editar, eliminar ni cargar archivos nuevos. Si ve un botón de edición, el nivel de permiso es demasiado alto. Vuelva al paso 5 y asigne “Solo vista” nuevamente.
Errores comunes al crear un vínculo solo para revisión
“Los revisores aún pueden editar documentos después de que comparto el vínculo”
Esto ocurre cuando no se rompe la herencia de permisos. Si la biblioteca hereda permisos del sitio, el grupo “Miembros” puede otorgar derechos de “Editar”. Siempre rompa la herencia y quite el grupo Miembros de la biblioteca. También verifique que el nivel de permiso asignado a los revisores sea “Solo vista” y no “Colaborar” o “Editar”.
“Los revisores externos no pueden acceder a la biblioteca”
El uso compartido externo debe estar habilitado a nivel de inquilino y a nivel de sitio. En el centro de administración de SharePoint, revise la directiva de uso compartido. En la colección de sitios, vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio > Solicitudes de acceso y uso compartido. Asegúrese de que “Permitir el uso compartido con personas externas a la organización” esté activado. También confirme que el tipo de vínculo sea “Personas específicas” y que haya introducido correctamente sus direcciones de correo electrónico.
“Los revisores pueden cargar archivos aunque configuré Solo vista”
Si asignó “Solo vista” pero la biblioteca aún permite cargas, verifique si la biblioteca tiene permisos únicos que incluyan un grupo con derechos de “Colaborar” o “Editar”. Vaya a Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Busque cualquier grupo o usuario con permiso de “Colaborar” o “Editar”. Elimínelos. También verifique si la biblioteca tiene un grupo “Miembro” que se volvió a agregar accidentalmente.
Vínculo solo para revisión vs. vínculos para compartir predeterminados: diferencias clave
| Elemento | Vínculo solo para revisión (personalizado) | Vínculo “Editar” predeterminado | Vínculo “Ver” predeterminado |
|---|---|---|---|
| Nivel de permiso utilizado | Solo vista en la biblioteca + Editar en el vínculo | Editar tanto en la biblioteca como en el vínculo | Ver tanto en la biblioteca como en el vínculo |
| Los revisores pueden ver archivos | Sí | Sí | Sí |
| Los revisores pueden editar archivos | No (Solo vista bloquea la edición) | Sí | No |
| Los revisores pueden cargar archivos | No | Sí | No |
| Los revisores pueden eliminar archivos | No | Sí | No |
| Requiere romper la herencia | Sí | No | No |
El vínculo solo para revisión es el único método que permite ver y comentar sin otorgar derechos completos de edición o carga. El vínculo “Editar” predeterminado es más simple pero otorga demasiado control para un escenario de revisión. El vínculo “Ver” predeterminado impide los comentarios, lo que frustra el propósito de una revisión.
Ahora puede crear un vínculo solo para revisión en cualquier biblioteca de documentos de su sitio de SharePoint. Comience rompiendo la herencia y estableciendo el nivel de permiso de los revisores en “Solo vista”. Luego comparta el vínculo con permiso de edición. Pruebe con una cuenta de revisor para confirmar que las restricciones funcionan. Para un control avanzado, considere habilitar el historial de versiones y requerir la desprotección para que los revisores puedan ver los cambios pero nunca sobrescribir el archivo original.