Necesita imprimir un documento de Word que muestre todas las ediciones, inserciones, eliminaciones y comentarios realizados durante el proceso de revisión. De forma predeterminada, Word imprime el documento en su estado final aceptado, lo que oculta todos los cambios registrados. Este artículo explica cómo configurar los ajustes de impresión de Word para que la copia impresa muestre cada cambio registrado exactamente como aparece en pantalla.
Control de cambios es una función de edición colaborativa que marca cada modificación con un subrayado, tachado o globo de color. Al imprimir, Word usa el ajuste “Imprimir” para decidir si genera el documento con o sin esas marcas. Cambiar este ajuste es un proceso de dos pasos que lleva menos de 30 segundos.
Aprenderá a establecer el rango de impresión, seleccionar “Lista de marcas” o “Documento con marcas” y verificar la vista previa antes de imprimir. El artículo también cubre problemas comunes, como globos de marcas que faltan, comentarios que no se imprimen y cómo restaurar la impresión normal después.
Puntos clave: cómo imprimir un documento de Word con todos los cambios registrados visibles
- Archivo > Imprimir > Configuración > Imprimir todas las páginas > Imprimir > Documento con marcas: indica a Word que imprima el documento con todas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato visibles, además de los comentarios en globos.
- Archivo > Imprimir > Configuración > Imprimir todas las páginas > Imprimir > Lista de marcas: imprime una lista resumida independiente de cada cambio registrado con su autor, fecha y tipo, sin el cuerpo del documento.
- Revisar > Mostrar marcas > Globos > Mostrar todas las revisiones en línea: fuerza que todos los cambios aparezcan dentro del texto en lugar de en globos laterales, lo que puede ser útil para imprimir documentos con columnas estrechas.
Comprender el ajuste Imprimir para los cambios registrados
El motor de impresión de Word usa un menú desplegable oculto llamado “Imprimir” para determinar el contenido que se envía a la impresora. Este menú no es visible hasta que abre el cuadro de diálogo Imprimir completo o expande la sección “Configuración” en la vista de impresión Backstage. El ajuste predeterminado es “Documento”, que imprime el documento como si se hubieran aceptado todos los cambios, sin que aparezcan marcas.
Para imprimir con Control de cambios visible, debe cambiar este ajuste a “Documento con marcas”. Esta opción indica a Word que represente el documento con todas las inserciones registradas subrayadas y coloreadas, las eliminaciones mostradas con tachado y los cambios de formato resaltados. Los comentarios aparecen en globos en el margen derecho, exactamente como lo hacen en pantalla en la vista Todas las marcas.
Una segunda opción, “Lista de marcas”, imprime solo una lista tabular de cada cambio: autor, fecha, hora, tipo de cambio y el texto exacto afectado. Esta lista no contiene texto del cuerpo del documento. Úsela cuando necesite un registro de auditoría en lugar de una copia legible del contenido.
El ajuste “Imprimir” es por sesión. Después de imprimir, Word vuelve al ajuste predeterminado “Documento” la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Imprimir. Este comportamiento evita la impresión accidental de marcas en documentos posteriores.
Pasos para imprimir un documento con los cambios registrados visibles
Siga estos pasos para imprimir cualquier documento de Word con todos los cambios registrados, comentarios y marcas de formato incluidos en la salida.
- Abra el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl+P en el teclado. Word abre la vista Backstage de impresión. El panel derecho muestra una vista previa del documento. El panel izquierdo contiene la selección de impresora y la configuración. - Expanda la sección Configuración
Debajo del nombre de la impresora, busque el grupo “Configuración”. Haga clic en el primer cuadro desplegable; de forma predeterminada, normalmente dice “Imprimir todas las páginas”. Aparece un menú con varias opciones. - Seleccione Imprimir
Coloque el cursor sobre el último elemento del menú desplegable, etiquetado como “Imprimir”. Se abre un submenú con tres opciones: Documento, Documento con marcas y Lista de marcas. - Elija Documento con marcas
Haga clic en Documento con marcas. El panel de vista previa se actualiza para mostrar las inserciones como texto subrayado y coloreado, las eliminaciones como texto tachado y los comentarios en globos a la derecha. Si la vista previa no cambia, asegúrese de que Control de cambios esté activado (Revisar > Control de cambios) y de que el documento contenga al menos un cambio registrado. - Establezca la impresora y el número de copias
Seleccione su impresora en el menú desplegable Impresora. Escriba el número de copias en el cuadro Copias. Compruebe cualquier ajuste adicional, como la intercalación o la orientación de la página. - Imprima el documento
Haga clic en el botón grande Imprimir en la parte superior del panel izquierdo. Word envía el documento con todas las marcas a la impresora seleccionada.
Método alternativo: imprimir solo una lista de marcas
Si necesita un registro impreso de cada cambio sin el cuerpo del documento, use la opción Lista de marcas.
- Abra el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl+P. - Vaya a Configuración > Imprimir todas las páginas > Imprimir > Lista de marcas
Haga clic en el menú desplegable Imprimir todas las páginas, coloque el cursor sobre Imprimir y seleccione Lista de marcas. La vista previa cambia para mostrar una tabla con columnas para Autor, Fecha, Hora, Tipo y Texto. - Imprima
Haga clic en Imprimir. La salida es una tabla de varias páginas que enumera cada cambio registrado en el orden en que aparece en el documento.
Problemas comunes al imprimir cambios registrados
Faltan comentarios o globos en la impresión
Si los comentarios o los globos de revisión no aparecen en la página impresa, es posible que el documento esté configurado para mostrar las marcas en línea en lugar de en globos. Vaya a Revisar > Mostrar marcas > Globos y seleccione Mostrar solo comentarios y formato en globos o Mostrar todas las revisiones en línea. Para obtener una salida impresa con los comentarios visibles, use “Mostrar solo comentarios y formato en globos”. Luego repita los pasos de impresión anteriores.
La página impresa se ve diferente de la vista en pantalla
La pantalla de Word usa la vista “Todas las marcas” de forma predeterminada, pero el ajuste Imprimir anula esa vista. Si la impresión sigue viéndose mal, compruebe que seleccionó “Documento con marcas” y no “Documento”. También verifique que el documento no esté en la vista Marcas simples, que oculta todos los cambios en pantalla pero no afecta la impresión; el ajuste Imprimir por sí solo controla la salida.
Los cambios registrados se imprimen en todas las páginas incluso cuando quiero una copia limpia
Después de imprimir con marcas, Word restablece el ajuste Imprimir a “Documento” la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Imprimir. Si las marcas siguen apareciendo, cierre y vuelva a abrir el documento, o establezca manualmente Imprimir de nuevo en “Documento” antes de imprimir. Este ajuste no se conserva entre sesiones.
La vista previa de impresión muestra una página en blanco o contenido faltante
Esto suele ocurrir cuando el documento contiene cambios registrados que afectan los saltos de página, como párrafos eliminados o saltos de sección insertados. Cambie a la vista Borrador (Vista > Borrador) para ver el contenido completo y luego imprima desde allí. Como alternativa, acepte temporalmente todos los cambios antes de imprimir y luego deshaga las aceptaciones después.
Ajustes de impresión: documento con marcas frente a lista de marcas frente a documento limpio
| Elemento | Documento con marcas | Lista de marcas | Documento (limpio) |
|---|---|---|---|
| Qué aparece en la impresión | Cuerpo completo del documento con inserciones subrayadas, eliminaciones tachadas y comentarios en globos | Una tabla de cada cambio con autor, fecha, hora, tipo y texto afectado, sin el cuerpo del documento | Versión final del documento con todos los cambios aceptados, sin marcas visibles |
| Caso de uso recomendado | Corrección de pruebas, revisión legal o envío de una copia física que muestre todas las ediciones | Registro de auditoría, historial de cambios o registro de cumplimiento | Distribución final, entrega al cliente o impresión de una copia limpia |
| Impacto en el número de páginas | Mayor: los globos y el texto tachado aumentan el número de líneas | Moderado: una fila por cambio, independientemente de la longitud del documento | Normal: igual que la versión aceptada |
| Atajo de teclado para seleccionar | Ctrl+P, luego Alt+S, luego Alt+W, luego Alt+M | Ctrl+P, luego Alt+S, luego Alt+W, luego Alt+L | Ctrl+P, luego Alt+S, luego Alt+W, luego Alt+D |
Ahora puede imprimir cualquier documento de Word con todos los cambios registrados y comentarios visibles en la salida. Para cambiar rápidamente entre las vistas de marcas, use los atajos de teclado indicados en la tabla. Para la impresión habitual de documentos revisados, considere crear un botón de la barra de herramientas de acceso rápido para el cuadro de diálogo Imprimir y ahorrar dos clics. Si con frecuencia necesita tanto una copia con marcas como una copia limpia, imprima primero la versión con marcas y luego cambie Imprimir de nuevo a Documento e imprima otra vez; Word no recuerda automáticamente el ajuste anterior.