Cómo abrir un documento de Word almacenado en OneDrive sin conexión

Necesita abrir un documento de Word desde OneDrive cuando no tiene conexión a Internet. De forma predeterminada, OneDrive almacena los archivos en la nube y requiere una red para acceder a ellos. Este artículo explica cómo hacer que los archivos de OneDrive estén disponibles sin conexión para que pueda abrirlos y editarlos en Word sin conexión a Internet.

Archivos a petición de OneDrive y acceso sin conexión

Archivos a petición de OneDrive es una función introducida en Windows 10 versión 1709 y disponible en Windows 11. Le permite ver todos sus archivos de OneDrive en el Explorador de archivos sin descargarlos a su disco duro. Un archivo aparece con un icono de nube cuando solo está en línea. Cuando abre ese archivo, OneDrive lo descarga en segundo plano. Una vez finalizada la descarga, el icono cambia a una marca de verificación verde sólida, lo que significa que el archivo está disponible sin conexión.

Para que este sistema funcione, debe tener la configuración Archivos a petición habilitada en OneDrive. Sin ella, OneDrive descarga todo o nada. La disponibilidad sin conexión de un documento depende de si se ha abierto o marcado explícitamente como sin conexión antes de perder la conexión a Internet.

Requisitos previos para el acceso sin conexión

Antes de poder abrir un documento de Word sin conexión, necesita:

• Un equipo con Windows 10 u Windows 11 con la aplicación de sincronización de OneDrive instalada y con sesión iniciada
• Archivos a petición habilitado en la configuración de OneDrive
• Al menos una conexión en línea previa a OneDrive para que el archivo se pueda descargar
• Suficiente espacio libre en disco para los archivos que pretende usar sin conexión

Pasos para hacer que un documento de Word de OneDrive esté disponible sin conexión

1. Habilitar Archivos a petición en la configuración de OneDrive
   Haga clic con el botón derecho en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema, cerca del reloj. Seleccione Configuración. Vaya a la pestaña Sincronización y copia de seguridad. En Archivos a petición, marque la casilla que dice Ahorrar espacio y descargar archivos a medida que se usan. Haga clic en Aceptar. Esta configuración debe estar activa para que cualquier archivo se descargue de forma selectiva.
2. Localizar el documento de Word en el Explorador de archivos
   Abra el Explorador de archivos. En el panel izquierdo, haga clic en OneDrive. Navegue hasta la carpeta que contiene su documento de Word. El archivo mostrará un icono de nube si solo está en línea.
3. Hacer clic con el botón derecho en el archivo y elegir Mantener siempre en este dispositivo
   Haga clic con el botón derecho en el documento de Word. En el menú contextual, seleccione Mantener siempre en este dispositivo. OneDrive descarga el archivo inmediatamente. El icono de nube cambia a un círculo verde sólido con una marca de verificación. El archivo ahora está almacenado localmente y disponible sin conexión.
4. Abrir el documento en Word sin conexión
   Desconéctese de Internet. Haga doble clic en el documento de Word en el Explorador de archivos. Word abre el archivo desde la copia local. Puede editar, guardar y cerrar el archivo. Cuando se vuelva a conectar a Internet, OneDrive sincronizará sus cambios en la nube automáticamente.
5. Fijar el documento en Word para volver a abrirlo rápidamente
   Abra Word. Vaya a Archivo > Abrir > Reciente. Busque el documento en la lista. Haga clic en el icono de chincheta a la derecha del nombre del archivo. Fijar mantiene el archivo visible en la lista Reciente incluso cuando está sin conexión, para que pueda volver a abrirlo sin navegar por el Explorador de archivos.

Qué sucede cuando se edita un documento sin conexión

Cuando edita un documento de Word sin conexión, los cambios se guardan en la copia local de su disco duro. OneDrive realiza un seguimiento de la versión en su equipo y la versión en la nube. Después de volver a conectarse a Internet, OneDrive sincroniza los cambios locales en la nube. Si otra persona editó el mismo archivo mientras estaba sin conexión, OneDrive crea una copia separada con sus cambios y la marca como conflicto. Puede abrir ambas versiones en Word y combinarlas manualmente.

Abrir una carpeta de OneDrive sin conexión

Si necesita varios documentos de la misma carpeta disponibles sin conexión, puede marcar la carpeta completa en lugar de archivos individuales.

1. Hacer clic con el botón derecho en la carpeta en OneDrive
   En el Explorador de archivos, haga clic con el botón derecho en la carpeta que contiene sus archivos de Word.
2. Seleccionar Mantener siempre en este dispositivo
   OneDrive descarga todos los archivos dentro de esa carpeta. Los nuevos archivos que se agreguen a la carpeta posteriormente se descargarán automáticamente.

Problemas comunes y limitaciones

El archivo muestra el icono de nube incluso después de marcarlo como sin conexión

Si un archivo sigue mostrando un icono de nube después de seleccionar Mantener siempre en este dispositivo, es posible que OneDrive esté en pausa o no se esté ejecutando. Haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccione Reanudar la sincronización. Espere unos segundos y vuelva a comprobar el icono.

Word indica que no se encuentra el archivo cuando está sin conexión

Esto generalmente significa que el archivo nunca se descargó. Abra el Explorador de archivos y verifique que el icono sea una marca de verificación verde sólida. Si sigue siendo un icono de nube, repita el paso Mantener siempre en este dispositivo mientras está conectado a Internet.

Archivos a petición de OneDrive está atenuado

Esta configuración no está disponible si la aplicación de sincronización de OneDrive está desactualizada o si su equipo está unido a un dominio con directivas de grupo que la deshabilitan. Actualice OneDrive desde Microsoft Store o descargue la versión más reciente desde el sitio web de OneDrive. Si está en un equipo de trabajo, comuníquese con su administrador de TI.

Los cambios realizados sin conexión no se sincronizan después de volver a conectarse

Es posible que OneDrive esté en pausa. Abra el icono de OneDrive en la bandeja del sistema y haga clic en Reanudar la sincronización. Si el archivo muestra un error de sincronización, haga clic con el botón derecho en él en el Explorador de archivos y seleccione Ver problemas de sincronización. OneDrive le guiará para resolver el conflicto.

Comparación de métodos de acceso sin conexión de OneDrive

Elemento	Mantener siempre en este dispositivo	Liberar espacio
Descripción	Descarga el archivo y lo mantiene localmente hasta que cambie manualmente la configuración	Elimina la copia local pero mantiene el archivo visible en el Explorador de archivos
Disponibilidad sin conexión	Siempre disponible, incluso después de reiniciar	No disponible hasta que abra el archivo con una conexión a Internet
Espacio en disco utilizado	Tamaño completo del archivo en su disco duro	Solo una miniatura o marcador de posición
Ideal para	Archivos que edita a diario o necesita durante viajes	Archivos que abre con poca frecuencia o cuando tiene espacio en disco limitado

Ahora puede abrir y editar sus documentos de Word de OneDrive sin conexión a Internet. Use el comando Mantener siempre en este dispositivo para los archivos que necesite con regularidad. Para carpetas con muchos documentos, marque la carpeta completa. Cuando vuelva a estar en línea, OneDrive sincronizará sus ediciones automáticamente. Para evitar conflictos, cierre el documento antes de volver a conectarse para que OneDrive pueda sincronizar sin interrupciones.