Cuando edita un archivo de Office almacenado en OneDrive, el servicio guarda automáticamente las versiones anteriores. Esta característica le permite deshacer cambios no deseados, restaurar contenido eliminado o recuperarse de sobrescrituras accidentales sin necesidad de una herramienta de copia de seguridad independiente. El historial de versiones está integrado en OneDrive para la Empresa y funciona con archivos de Word, Excel y PowerPoint. Este artículo explica cómo acceder, restaurar y gestionar versiones anteriores de documentos de Office directamente desde OneDrive.
Puntos clave: Recuperar versiones anteriores de Office desde OneDrive
- OneDrive web > Archivo > Historial de versiones: Haga clic con el botón derecho en cualquier archivo de Office y seleccione Historial de versiones para ver una lista de las versiones guardadas con marcas de tiempo.
- Botón Restaurar: Abre la versión seleccionada en una vista previa de solo lectura; al hacer clic en Restaurar se reemplaza el archivo actual por esa versión.
- Límite de versiones y retención: OneDrive conserva hasta 500 versiones por archivo y las mantiene durante 30 días después de que se elimina el archivo o se supera el límite de versiones.
Cómo funciona el historial de versiones de OneDrive para archivos de Office
OneDrive para la Empresa guarda automáticamente una nueva versión cada vez que cierra y guarda un archivo de Office. Esto incluye los guardados manuales en Word, Excel y PowerPoint, así como los guardados automáticos que activan las aplicaciones de Office 365. Cada versión registra el estado exacto del archivo en ese momento. La lista de versiones muestra la fecha, la hora y la persona que realizó el cambio. Puede ver, restaurar o eliminar cualquier versión sin afectar a otros archivos de la misma carpeta.
El historial de versiones está disponible para los archivos almacenados en su biblioteca de OneDrive o en una biblioteca de documentos de SharePoint sincronizada a través de OneDrive. La característica se aplica a todos los formatos de archivo de Office: .docx, .xlsx, .pptx, .doc, .xls y .ppt. Los archivos que no son de Office, como .pdf, .jpg o .txt, también tienen historial de versiones, pero el comportamiento de la vista previa y la restauración puede variar. En el caso de los archivos de Office, la vista previa abre el documento en la aplicación web correspondiente, de modo que puede desplazarse por el contenido antes de decidir restaurarlo.
Qué genera una nueva versión
Se crea una nueva versión cuando guarda el archivo en la aplicación de escritorio de Office, cuando se activa el guardado automático en Office 365 o cuando carga una nueva copia con el mismo nombre de archivo. Cambiar el nombre del archivo no crea una nueva versión; crea un archivo independiente. Eliminar una versión reduce el recuento total, pero no elimina el archivo en sí.
Directiva de retención de versiones
OneDrive conserva hasta 500 versiones por archivo. Cuando se agrega una nueva versión y el recuento supera las 500, la versión más antigua se elimina de forma permanente. Si elimina un archivo, sus versiones se conservan durante 30 días en la papelera de reciclaje. Después de 30 días, se eliminan tanto el archivo como sus versiones. En el caso de los archivos de una biblioteca de documentos de SharePoint, el administrador de TI puede configurar la directiva de retención de forma diferente.
Pasos para recuperar una versión anterior de un archivo de Office
Utilice la interfaz web de OneDrive para ver y restaurar versiones anteriores. El cliente de sincronización de escritorio no muestra el historial de versiones directamente. Siga estos pasos para recuperar una versión anterior de Office.
- Abra OneDrive en el explorador
Vaya a https://onedrive.live.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa de Microsoft 365. Navegue a la carpeta que contiene el archivo de Office que desea recuperar. - Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Historial de versiones
Localice el archivo en la lista de archivos. Haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo o en el icono del archivo. En el menú contextual, elija Historial de versiones. Como alternativa, haga clic en el archivo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el botón … (puntos suspensivos) de la barra de herramientas y seleccione Historial de versiones. - Revise la lista de versiones
Se abre un panel en el lado derecho de la ventana que muestra todas las versiones guardadas. Cada entrada muestra la fecha, la hora y el nombre de la persona que guardó esa versión. La versión más reciente aparece en la parte superior. - Obtenga una vista previa de una versión
Haga clic en el vínculo Ver o en la propia entrada de la versión. El archivo se abre en la aplicación web de Office correspondiente en modo de solo lectura. Puede desplazarse por el documento para verificar que esta es la versión que desea. Cierre la pestaña de vista previa para volver al panel de historial de versiones. - Restaure la versión
En el panel de historial de versiones, haga clic en los tres puntos … junto a la versión que desea recuperar. Seleccione Restaurar. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Restaurar de nuevo. OneDrive reemplaza el archivo actual por la versión seleccionada. La versión restaurada pasa a ser la más reciente, y la versión actual anterior se conserva como una versión más antigua en el historial. - Descargue una versión en lugar de restaurarla
Si no desea reemplazar el archivo actual, haga clic en los tres puntos … junto a una versión y seleccione Descargar. La versión se guarda en su carpeta local Descargas como un archivo independiente con el nombre de archivo original y una marca de tiempo en el nombre.
Si la opción Historial de versiones no aparece o está atenuada
El botón Historial de versiones no aparece para el archivo seleccionado
Por lo general, esto significa que el archivo no está almacenado en OneDrive o SharePoint. Compruebe que el archivo se encuentra en su carpeta de OneDrive o en una biblioteca de SharePoint sincronizada. Los archivos almacenados solo en el disco duro local no tienen historial de versiones. Mueva primero el archivo a la carpeta de OneDrive y, a continuación, sincronícelo. Una vez cargado el archivo, el historial de versiones estará disponible.
Las versiones no se guardan automáticamente
El guardado automático debe estar habilitado en la aplicación de Office. En Word, Excel o PowerPoint, vaya a Archivo > Opciones > Guardar y marque la casilla Guardar automáticamente archivos de OneDrive y SharePoint Online de forma predeterminada. Cuando el guardado automático está desactivado, solo los guardados manuales crean una nueva versión. Si cierra el archivo sin guardarlo, no se registra ninguna versión.
La versión restaurada no aparece en la aplicación de escritorio
Después de restaurar una versión en el explorador, el cambio se sincroniza con su escritorio. Espere unos segundos a que el cliente de sincronización descargue el archivo actualizado. Si el archivo no se actualiza, haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive de la bandeja del sistema y seleccione Pausar la sincronización, espere 30 segundos y, a continuación, seleccione Reanudar la sincronización. También puede forzar una sincronización haciendo clic con el botón derecho en el archivo en el Explorador de archivos y seleccionando Sincronizar si la opción está disponible.
Historial de versiones en OneDrive frente al historial de versiones en la aplicación
| Elemento | Historial de versiones web de OneDrive | Historial de versiones de la aplicación de Office |
|---|---|---|
| Método de acceso | Clic con el botón derecho en el archivo en el explorador | Archivo > Información > Historial de versiones en Word, Excel o PowerPoint |
| Tipos de archivo compatibles | Todos los archivos almacenados en OneDrive | Solo .docx, .xlsx, .pptx |
| Vista previa | Se abre en la aplicación web de Office | Se abre en la aplicación de escritorio |
| Comportamiento de restauración | Reemplaza el archivo actual | Agrega una nueva copia con un número de versión |
| Límite de versiones | 500 versiones por archivo | Ilimitadas, pero almacenadas localmente |
| Retención tras la eliminación | 30 días en la papelera de reciclaje | Se pierden cuando el archivo se elimina de OneDrive |
El historial de versiones web de OneDrive es el método más confiable para recuperar versiones anteriores, ya que funciona con todos los tipos de archivo y no depende de la aplicación de Office local. Utilice el historial de versiones en la aplicación cuando desee comparar versiones en paralelo sin salir de la aplicación de escritorio.
Ahora puede recuperar cualquier versión anterior de un archivo de Office almacenado en OneDrive para la Empresa. Para evitar perder cambios importantes, restaure la versión correcta obteniendo primero una vista previa. Como sugerencia avanzada, utilice la característica Comparar de Word después de descargar dos versiones para ver exactamente qué cambió entre ellas.