Al trabajar con archivos compartidos en OneDrive para la Empresa, tiene dos formas principales de acceder a ellos: Sincronizar y Agregar acceso directo. Muchos usuarios no están seguros de qué opción elegir, lo que genera confusión sobre la disponibilidad de archivos, el uso de almacenamiento y el comportamiento de colaboración. Sincronizar descarga archivos a su dispositivo local y los mantiene actualizados, mientras que Agregar acceso directo crea un vínculo en su OneDrive sin ocupar espacio local. Este artículo explica las diferencias exactas entre Sincronizar y Agregar acceso directo, cuándo usar cada uno y cómo evitar errores comunes.
Puntos clave: Sincronizar vs Agregar acceso directo en OneDrive
- Botón Sincronizar en OneDrive web o el Explorador de archivos: Descarga todos los archivos de una carpeta compartida a su dispositivo local; requiere espacio de almacenamiento local y permite la edición sin conexión.
- Agregar acceso directo a Mis archivos en OneDrive web: Crea un vínculo en su OneDrive personal sin descargar archivos; ahorra espacio local y aún permite la edición en línea.
- Configuración Archivos a petición de OneDrive: Cuando se usa Sincronizar, esta configuración controla si los archivos se descargan por completo o se mantienen como marcadores de posición solo en línea.
Cómo funcionan Sincronizar y Agregar acceso directo en OneDrive para la Empresa
Sincronizar y Agregar acceso directo son dos métodos distintos para acceder al contenido compartido en OneDrive para la Empresa, y se comportan de manera diferente en términos de almacenamiento local, acceso sin conexión y colaboración. Sincronizar usa el cliente de sincronización de OneDrive para copiar archivos desde una biblioteca de documentos de SharePoint o una carpeta compartida de OneDrive a su equipo. Una vez sincronizados, los archivos aparecen en el Explorador de archivos bajo el nombre de su organización. Los cambios realizados localmente se cargan automáticamente a la nube. Agregar acceso directo no usa el cliente de sincronización. En su lugar, coloca un vínculo en su carpeta personal de OneDrive bajo una sección llamada Accesos directos. El acceso directo apunta a la ubicación compartida original, por lo que puede abrir archivos en su explorador o en aplicaciones de Office sin ocupar espacio en disco.
La distinción clave radica en dónde residen los archivos. Con Sincronizar, los archivos se almacenan tanto localmente como en la nube. Con Agregar acceso directo, los archivos permanecen solo en la ubicación original y usted tiene un puntero a ellos. Ambos métodos admiten la coautoría en tiempo real a través de aplicaciones de Office, pero Sincronizar proporciona acceso sin conexión de forma predeterminada cuando Archivos a petición está habilitado. Agregar acceso directo requiere una conexión a Internet para abrir archivos, a menos que los abra manualmente mientras está en línea y la aplicación de Office los almacene en caché.
Requisitos previos para usar Sincronizar y Agregar acceso directo
Antes de elegir un método, verifique que tiene los permisos correctos. Para Sincronizar una carpeta, necesita al menos permiso de Lectura o Colaboración en la biblioteca de SharePoint o carpeta compartida de OneDrive. Para Agregar acceso directo, necesita al menos permiso de Lectura en el elemento compartido. Ambas opciones requieren el cliente de sincronización de OneDrive versión 19.043 o posterior. Sincronizar también requiere que su administrador de TI no haya bloqueado la sincronización de tipos de archivo o bibliotecas específicos a través del centro de administración de SharePoint. Agregar acceso directo funciona en todos los exploradores modernos y en la aplicación móvil de OneDrive, mientras que Sincronizar solo está disponible en Windows y Mac a través del cliente de sincronización.
Cuándo usar Sincronizar vs Agregar acceso directo: Guía de decisión paso a paso
Siga estos pasos para determinar si Sincronizar o Agregar acceso directo se ajusta a su tarea actual.
- Compruebe si necesita acceso sin conexión
Si trabaja en lugares sin Internet confiable, elija Sincronizar. Sincronizar descarga archivos a su unidad local, lo que los hace disponibles sin conexión. Agregar acceso directo no almacena archivos sin conexión automáticamente. - Compruebe su espacio de almacenamiento local
Si su dispositivo tiene espacio libre limitado, use Agregar acceso directo. Sincronizar puede consumir gigabytes si la carpeta compartida es grande. Agregar acceso directo usa solo unos pocos kilobytes para el vínculo en sí. - Evalúe cuántos archivos necesita
Si solo necesita unos pocos archivos de una biblioteca grande, Agregar acceso directo es mejor. Puede abrir archivos individuales desde el acceso directo sin sincronizar toda la carpeta. Sincronizar descarga todos los archivos de la carpeta. - Determine la frecuencia de colaboración
Si coautoriza documentos a diario, ambos métodos funcionan. Sincronizar le permite editar archivos en aplicaciones de Office de escritorio y guardar cambios en la nube. Agregar acceso directo también admite la coautoría, pero debe abrir los archivos desde el vínculo de acceso directo en su explorador o aplicación de Office. - Revise las políticas de TI
Algunas organizaciones deshabilitan Sincronizar por motivos de seguridad. Si el botón Sincronizar está atenuado, use Agregar acceso directo. Si falta Agregar acceso directo, consulte con su administrador.
Errores comunes al elegir entre Sincronizar y Agregar acceso directo
Sincronizar bibliotecas compartidas completas cuando solo se necesitan unos pocos archivos
Los usuarios a menudo hacen clic en Sincronizar en una biblioteca de documentos grande de SharePoint sin verificar el tamaño de la carpeta. Esto puede llenar rápidamente su unidad local y causar errores de sincronización. En su lugar, navegue a la subcarpeta específica que necesita y sincronice solo esa subcarpeta. Alternativamente, use Agregar acceso directo para acceder a la carpeta en línea sin descargar nada.
Agregar un acceso directo pero esperar acceso sin conexión
Un acceso directo no sincroniza archivos a su dispositivo. Si pierde la conexión a Internet, el acceso directo se convierte en un vínculo muerto. Para trabajar sin conexión, debe sincronizar la carpeta original o abrir manualmente los archivos mientras está en línea para que la aplicación de Office los almacene en caché. La caché es temporal y no la administra OneDrive.
Confundir Agregar acceso directo con mover o copiar archivos
Agregar acceso directo no copia ni mueve los archivos originales. Solo crea un vínculo. Si elimina el acceso directo, los archivos originales permanecen intactos. Algunos usuarios piensan erróneamente que tienen una copia local cuando usan Agregar acceso directo. No la tienen.
Sincronizar vs Agregar acceso directo: Diferencias clave
| Elemento | Sincronizar | Agregar acceso directo |
|---|---|---|
| Uso de almacenamiento local | Descarga todos los archivos a la unidad local | Usa solo unos pocos KB para el vínculo |
| Acceso sin conexión | Acceso sin conexión completo con Archivos a petición | Sin acceso sin conexión de forma predeterminada |
| Ubicación del archivo | Dispositivo local y nube | Solo en la nube |
| Colaboración | Coautoría a través de escritorio o web | Coautoría a través de la web o aplicación de escritorio |
| Cliente de sincronización requerido | Sí | No |
| Ideal para | Trabajo frecuente sin conexión, proyectos grandes | Acceso rápido, dispositivos con poco almacenamiento |
Ahora conoce las diferencias exactas entre Sincronizar y Agregar acceso directo en OneDrive para la Empresa. Use Sincronizar cuando necesite acceso sin conexión y tenga suficiente almacenamiento local. Use Agregar acceso directo cuando desee acceder a archivos compartidos sin usar espacio en disco. Para cambiar entre métodos más adelante, puede dejar de sincronizar una carpeta y agregar un acceso directo en su lugar, o viceversa. Para la administración avanzada, revise la configuración de Archivos a petición de OneDrive en Configuración de OneDrive > Sincronización y copia de seguridad > Configuración avanzada para controlar cómo se comportan los archivos sincronizados en su dispositivo.