Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo necesitan una forma rápida de revisar todos los documentos para fines de cumplimiento sin desplazarse por cada carpeta. Una vista de revisión de cumplimiento filtra el contenido por metadatos como el estado de aprobación, la fecha de expiración o el tipo de contenido sensible. Este artículo explica cómo crear una vista personalizada en SharePoint que muestre solo los elementos que requieren revisión. Aprenderá los pasos exactos para crear, configurar y compartir esta vista con su equipo de cumplimiento.
Puntos clave: Crear una vista de revisión de cumplimiento en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Crear vista: Cree una vista personalizada que filtre los documentos por metadatos de cumplimiento, como el estado de aprobación o la etiqueta de retención.
- Filtros de columna en la vista: Use condiciones como “Estado de aprobación es igual a Pendiente” o “Fecha de expiración es menor que [Today]+30” para mostrar solo los elementos que requieren acción.
- Establecer como vista predeterminada: Haga que la vista de cumplimiento sea la predeterminada para su equipo de cumplimiento, de modo que solo vean los elementos relevantes al abrir la biblioteca.
Qué hace una vista de revisión de cumplimiento y qué necesita antes de crearla
Una vista de revisión de cumplimiento es una vista filtrada de una biblioteca de documentos o lista de SharePoint. Muestra solo los elementos que cumplen criterios específicos relacionados con el cumplimiento, como documentos pendientes de aprobación, con una fecha de expiración próxima o etiquetados con una etiqueta de retención específica. Esta vista ayuda a los propietarios de sitios y a los responsables de cumplimiento a identificar rápidamente el contenido que necesita revisión sin examinar manualmente cada carpeta.
Antes de crear la vista, necesita lo siguiente:
- Permisos de propietario o miembro del sitio: Debe tener al menos permisos de Colaborar (Contribute) para crear vistas en una biblioteca.
- Columnas de metadatos de cumplimiento: La biblioteca debe contener columnas que almacenen información de cumplimiento. Las columnas comunes incluyen Estado de aprobación, Fecha de expiración, Etiqueta de cumplimiento o Revisor. Si estas columnas no existen, agréguelas antes de crear la vista.
- Contenido ya etiquetado o completado: Los filtros de la vista dependen de los datos de esas columnas. Si ningún elemento tiene valores, la vista aparecerá vacía. Complete primero los metadatos o planifique capacitar a los usuarios para que rellenen los campos.
Pasos para crear una vista de revisión de cumplimiento en SharePoint
- Abra la biblioteca de documentos
Vaya al sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos o lista donde desea la vista de revisión de cumplimiento. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el inicio rápido o vaya a Contenido del sitio y seleccione la biblioteca. - Acceda al menú de creación de vistas
Haga clic en la flecha desplegable junto al nombre de la vista actual en la parte superior derecha de la biblioteca. El nombre de la vista suele ser “Todos los documentos” o “Todos los elementos”. Seleccione Crear nueva vista en el menú. - Elija un tipo de vista
En la página Crear vista, seleccione Vista estándar como tipo de vista. Las vistas estándar son las más flexibles para filtrar y ordenar. Asigne a la vista un nombre como “Revisión de cumplimiento” o “Aprobación pendiente”. - Establezca la audiencia de la vista
En Audiencia, seleccione Crear una vista personal si solo la necesita usted, o Crear una vista pública si el equipo de cumplimiento debe verla. Las vistas públicas son visibles para todos los usuarios con acceso a la biblioteca. - Agregue criterios de filtro
Desplácese hasta la sección Filtro. Seleccione Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente. Haga clic en Agregar un filtro. Elija una columna de cumplimiento en el primer menú desplegable, como “Estado de aprobación”. En el siguiente menú desplegable, seleccione la condición, como “es igual a”. En el cuadro de valor, escriba o seleccione “Pendiente”. Haga clic en Agregar un filtro de nuevo para agregar otra condición, como “Fecha de expiración” “es menor que” “[Today]+30” para mostrar los elementos que expiran en los próximos 30 días. - Configure las columnas que se mostrarán
En la sección Columnas, marque las casillas de las columnas que desea mostrar en la vista. Incluya al menos las columnas de cumplimiento por las que filtró, además de Título, Modificado por y Fecha de modificación. Desmarque las columnas que no sean relevantes para la revisión. - Establezca el orden de clasificación
En Ordenar, elija una columna de clasificación principal, como “Estado de aprobación” o “Fecha de expiración”. Seleccione el orden ascendente o descendente. Esto hace que los elementos más urgentes aparezcan en la parte superior. - Guarde y pruebe la vista
Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. La biblioteca se recarga con la nueva vista aplicada. Compruebe que solo aparezcan los elementos esperados. Si la vista muestra demasiados o muy pocos elementos, edítela y ajuste los filtros.
Errores comunes y limitaciones al crear una vista de revisión de cumplimiento
Los filtros no devuelven elementos o devuelven demasiados
El error más común es usar la condición incorrecta. Por ejemplo, usar “contiene” en lugar de “es igual a” puede devolver elementos con coincidencias parciales. Además, si ningún elemento tiene el valor de metadatos por el que filtró, la vista estará vacía. Verifique que al menos algunos documentos tengan los valores de columna requeridos antes de crear la vista. Para solucionarlo, edite la vista y cambie la condición o el valor del filtro.
La vista pública no aparece para otros usuarios
Si creó una vista pública pero otros usuarios no pueden verla, compruebe que la guardó como pública. Además, los usuarios necesitan al menos permisos de Lectura para ver las vistas públicas. Si la vista sigue sin aparecer, indique a los usuarios que actualicen la página o borren la caché del navegador. En casos excepcionales, SharePoint puede tardar unos minutos en propagar una nueva vista pública.
No se puede filtrar por una columna de metadatos que falta
El menú desplegable del filtro de vista solo muestra las columnas que existen en la biblioteca. Si necesita una columna de cumplimiento como “Etiqueta de retención” o “Fecha de revisión”, agréguela primero a la biblioteca. Vaya a Configuración de la biblioteca > Agregar una columna, elija el tipo de columna y asígnele un nombre. Después de agregar la columna, complete los elementos existentes con valores antes de crear la vista.
La vista no se actualiza cuando se agregan nuevos elementos
Los filtros de la vista son dinámicos. Cuando se agrega un nuevo elemento que cumple los criterios del filtro, aparece automáticamente. Si no aparece, es probable que al elemento le falten los metadatos correctos. Capacite a los usuarios para que rellenen las columnas de cumplimiento al cargar documentos. Como alternativa, use Power Automate para establecer valores de metadatos predeterminados según condiciones.
Vista estándar frente a vista de revisión de cumplimiento: diferencias clave
| Elemento | Vista estándar (Todos los documentos) | Vista de revisión de cumplimiento |
|---|---|---|
| Propósito | Mostrar todos los elementos de la biblioteca | Mostrar solo los elementos que necesitan revisión de cumplimiento |
| Filtros | Ninguno o básicos | Múltiples condiciones en columnas de cumplimiento |
| Columnas mostradas | Columnas predeterminadas (Título, Nombre, Modificado) | Columnas personalizadas, incluidas Estado de aprobación, Fecha de expiración, Revisor |
| Orden de clasificación | Por nombre o fecha de modificación | Por prioridad: fecha de expiración o estado de aprobación |
| Audiencia | Todos los usuarios | Equipo de cumplimiento o revisores específicos |
| Visibilidad predeterminada | Suele ser la vista predeterminada | Se establece como predeterminada para el equipo de cumplimiento o se usa como vista secundaria |
Ahora puede crear una vista de revisión de cumplimiento en SharePoint que filtre documentos por estado de aprobación, fecha de expiración u otros metadatos. Pruebe la vista primero con un pequeño conjunto de documentos y luego compártala con su equipo de cumplimiento estableciéndola como vista predeterminada para su grupo. Para flujos de trabajo de cumplimiento avanzados, considere usar etiquetas de retención de Microsoft Purview y Power Automate para marcar automáticamente documentos para revisión.