El enlace de Personas específicas se rompe después de renombrar un usuario: causa y solución

Cuando un usuario cambia su nombre para mostrar en Microsoft 365, cualquier enlace de Personas específicas que haya creado en una biblioteca de documentos de SharePoint se rompe. El enlace ya no se resuelve a la persona prevista y los usuarios ven un error o un nombre no resoluble en lugar de un contacto en el que se pueda hacer clic. Esto ocurre porque SharePoint almacena la dirección de correo electrónico o el nombre principal de usuario (UPN) en los metadatos del enlace, pero el identificador subyacente del enlace no se actualiza cuando cambia el nombre del usuario. Este artículo explica por qué se rompe el enlace y proporciona los pasos exactos para corregir los enlaces rotos y evitar que el problema se repita.

Por qué renombrar un usuario rompe los enlaces de Personas específicas

Cuando crea un enlace de Personas específicas en una biblioteca de documentos de SharePoint, SharePoint almacena una referencia al usuario. Esta referencia no es el nombre para mostrar del usuario. En su lugar, SharePoint almacena la dirección de correo electrónico o el UPN del usuario en los metadatos subyacentes del enlace. El enlace muestra el nombre para mostrar actual del usuario en el momento de la creación, pero el valor real que hace que el enlace funcione es el correo electrónico o el UPN.

Cuando un administrador renombra un usuario en Microsoft 365, el nombre para mostrar del usuario cambia. Sin embargo, la dirección de correo electrónico y el UPN a menudo permanecen iguales o se actualizan por separado. Si el correo electrónico o el UPN cambian como parte del cambio de nombre, la referencia almacenada en el enlace de SharePoint queda obsoleta. El enlace sigue apuntando al correo electrónico o UPN antiguo, que ya no se resuelve a un usuario válido. Como resultado, el enlace se rompe y muestra el nombre no resoluble o un error.

Otro escenario es cuando el ID de objeto del usuario cambia, como cuando un usuario se elimina y se vuelve a crear con el mismo nombre. SharePoint almacena el ID de objeto para las columnas Personas. Si el ID de objeto cambia, el enlace no puede encontrar al usuario. Esto es menos común, pero ocurre en entornos que limpian y recrean cuentas de usuario con frecuencia.

El papel del tipo de columna Personas

Las columnas Personas de SharePoint almacenan un identificador de usuario. El identificador puede ser la dirección de correo electrónico, el UPN o el ID de objeto de Active Directory. La columna muestra el nombre para mostrar, pero el valor subyacente es el identificador. Cuando renombra un usuario, el nombre para mostrar se actualiza en todas partes de SharePoint excepto en los metadatos del enlace de Personas específicas. El enlace conserva el identificador antiguo. Si el identificador es la dirección de correo electrónico y esta cambia, el enlace se rompe. Si el identificador es el UPN y el UPN cambia, el enlace se rompe. Si el identificador es el ID de objeto y el usuario se vuelve a crear, el enlace se rompe.

Pasos para corregir enlaces de Personas específicas rotos

Para corregir un enlace de Personas específicas roto, debe actualizar el identificador de usuario subyacente almacenado en la columna Personas. El método depende de si la dirección de correo electrónico o el UPN del usuario cambiaron.

1. Identifique el enlace roto
   Abra la biblioteca de documentos de SharePoint que contiene el enlace roto. Haga clic en el enlace. Si el enlace muestra un nombre no resoluble o un error, el identificador de usuario está obsoleto. Anote el nombre para mostrar actual que se muestra en el enlace.
2. Encuentre el nuevo correo electrónico y UPN del usuario
   Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Seleccione Usuarios > Usuarios activos. Busque el usuario renombrado. Copie la nueva dirección de correo electrónico y el UPN del perfil del usuario.
3. Actualice el valor de la columna Personas en SharePoint
   Use PowerShell de SharePoint para actualizar la columna Personas. Abra PowerShell y conéctese a SharePoint usando Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -Interactive. Luego ejecute: Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity 1 -Values @{"PeopleColumn" = "user@newdomain.com"} Reemplace 1 con el ID del elemento, Documents con el nombre de su biblioteca y PeopleColumn con el nombre real de la columna. Esto sobrescribe el identificador obsoleto con el nuevo correo electrónico.
4. Verifique que el enlace funcione
   Actualice la página de la biblioteca de documentos. Haga clic en el enlace. Ahora debería mostrar el nuevo nombre para mostrar del usuario y resolverse correctamente. Si el enlace aún muestra un error, repita el paso 3 usando el UPN en lugar del correo electrónico.
5. Actualice todos los enlaces para el mismo usuario
   Si el usuario aparece en varios enlaces en todo el sitio, ejecute el comando de PowerShell para cada elemento. Para encontrar todos los elementos que hacen referencia al usuario antiguo, use: Get-PnPListItem -List "Documents" | Where-Object { $_.FieldValues.PeopleColumn -match "olddomain.com" } Luego actualice cada elemento.

Método alternativo: Editar el valor de la columna en el navegador

Si solo tiene uno o dos enlaces rotos, puede actualizarlos directamente en el navegador. Abra la biblioteca de documentos. Seleccione el elemento que contiene el enlace roto. Haga clic en los puntos suspensivos (tres puntos) y seleccione Detalles. En el panel de detalles, busque la columna Personas. Borre el valor existente y escriba el nuevo nombre del usuario. SharePoint resolverá el nuevo nombre y almacenará el identificador correcto. Guarde los cambios.

Si el enlace aún no funciona después de la actualización

El usuario fue eliminado y recreado

Si la cuenta de usuario se eliminó y se volvió a crear con el mismo nombre para mostrar y correo electrónico, el ID de objeto es diferente. SharePoint almacena el ID de objeto en la columna Personas. El enlace no puede resolver el ID de objeto antiguo. Para solucionarlo, elimine el valor antiguo de la columna Personas y agregue al usuario nuevamente. Use el método del navegador descrito anteriormente. El enlace almacenará el nuevo ID de objeto.

La columna Personas es de solo lectura

Algunas columnas Personas están configuradas como de solo lectura en la configuración de la biblioteca. No puede actualizarlas a través del navegador. Use PowerShell con el parámetro -SystemUpdate para omitir las restricciones de solo lectura: Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity 1 -Values @{"PeopleColumn" = "user@newdomain.com"} -SystemUpdate

El enlace está en un entorno de SharePoint Server local

SharePoint Server local almacena a los usuarios por su identificador de seguridad (SID) de Active Directory. Si el usuario se renombra pero no se recrea, el SID permanece igual. El enlace debería seguir funcionando. Si el enlace se rompe, ejecute una sincronización incremental del perfil de usuario en la Administración Central de SharePoint. Esto actualiza el nombre para mostrar y resuelve el enlace.

Comportamiento del enlace de Personas específicas: original vs. después del cambio de nombre

Elemento	Enlace original	Después del cambio de nombre
Nombre para mostrar mostrado	Nombre para mostrar antiguo	No resoluble o en blanco
Identificador subyacente	Correo electrónico o UPN antiguo	Identificador obsoleto
Comportamiento al hacer clic	Abre la tarjeta de contacto	Error o sin acción
Método de corrección	No aplicable	Actualizar el valor de la columna con el nuevo identificador

Después de corregir el enlace, el nombre para mostrar muestra el nuevo nombre del usuario y el enlace abre la tarjeta de contacto correcta. El identificador subyacente ahora coincide con la cuenta de usuario actual.

Para evitar este problema, use una columna Personas con validación de columna que almacene la dirección de correo electrónico. Cuando se renombre a un usuario, actualice el correo electrónico en Microsoft 365 y el enlace seguirá funcionando porque la dirección de correo electrónico permanece igual. Alternativamente, evite renombrar a los usuarios que están referenciados en enlaces de Personas específicas. Si es necesario renombrar, planee actualizar todos los enlaces inmediatamente después del cambio.