Las bibliotecas de documentos de SharePoint registran los cambios guardando versiones de los archivos. De forma predeterminada, muchas bibliotecas solo almacenan versiones principales. Usted desea habilitar tanto las versiones principales como las secundarias para que las ediciones de borrador se guarden sin reemplazar la versión publicada. Esto brinda a los editores un espacio seguro para trabajar y a los revisores una vista clara del documento final. Esta guía explica cómo activar las versiones principales y secundarias en SharePoint a través de la configuración de la biblioteca y el centro de administración de SharePoint.
Puntos clave: activar el control de versiones principales y secundarias en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones: Active las versiones principales y secundarias y configure la seguridad de los elementos de borrador.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Configuración: Establezca límites de versiones a nivel de sitio para todas las bibliotecas.
- Requerir desprotección: Exija la desprotección antes de editar para garantizar que las versiones secundarias se usen correctamente.
Qué son las versiones principales y secundarias en SharePoint
Las versiones principales se numeran 1.0, 2.0, 3.0 y representan instantáneas publicadas o aprobadas visibles para todos los usuarios con acceso de lectura. Las versiones secundarias se numeran 0.1, 0.2, 1.1, 1.2 y representan ediciones de borrador visibles solo para el editor y los usuarios con permiso para ver elementos de borrador. Cuando habilita ambos tipos de versión, cada guardado crea una versión secundaria hasta que el usuario publica el archivo, lo que crea una nueva versión principal.
La característica está disponible en SharePoint Online y SharePoint Server 2013 y versiones posteriores. En SharePoint Online, el control de versiones está activado de forma predeterminada para las nuevas bibliotecas de documentos, pero solo almacena versiones principales. Debe habilitar manualmente las versiones secundarias. El límite de recuento del historial de versiones en SharePoint Online es de 500 versiones principales por archivo. No puede reducir este límite por debajo de 100 a través de la interfaz de usuario, pero puede establecer un límite inferior mediante PowerShell.
Requisitos previos
Para cambiar la configuración de versiones, necesita al menos permisos de Edición en la biblioteca o el sitio. Los propietarios del sitio y los administradores de la colección de sitios pueden modificar la configuración de versiones. Para los límites de versiones a nivel de sitio, necesita acceso de administrador de SharePoint.
Pasos para activar las versiones principales y secundarias en una biblioteca de SharePoint
- Abra la biblioteca de documentos
Vaya al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca. Seleccione la biblioteca en la navegación izquierda o en la página de contenido del sitio. - Acceda a la configuración de la biblioteca
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve esta opción, es posible que no tenga permisos de propietario. En ese caso, pida al propietario del sitio que realice estos pasos. - Abra la configuración de versiones
En la sección Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. - Habilite las versiones principales y secundarias
En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí en Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados. Este paso es necesario para habilitar las versiones secundarias. Luego, en la sección Historial de versiones de documentos, seleccione Crear versiones principales y secundarias (borrador). - Configure la seguridad de los elementos de borrador
Elija quién puede ver los elementos de borrador: Cualquier usuario que pueda leer elementos, Solo los usuarios que puedan editar elementos o Solo los usuarios que puedan aprobar elementos. El valor predeterminado es Solo los usuarios que puedan editar elementos, lo que impide que los lectores vean las versiones secundarias. - Establezca los límites de versiones
En Historial de versiones de borrador, establezca el número de versiones principales que se conservarán. El valor predeterminado es 500. Marque Conservar borradores para el siguiente número de versiones principales y establezca un valor, como 10. Esto limita cuántas versiones secundarias se conservan por versión principal. - Haga clic en Aceptar
Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Aceptar para guardar la configuración. La biblioteca ahora registra tanto las versiones principales como las secundarias.
Requerir desprotección para un mejor control
Para evitar que varios usuarios editen el mismo archivo al mismo tiempo, puede requerir la desprotección. En la misma página Configuración de versiones, en Requerir desprotección, seleccione Sí. Los usuarios deben desproteger un archivo antes de editarlo. Cuando guardan, se crea una versión secundaria. Cuando lo protegen de nuevo, pueden publicar una versión principal o conservarlo como borrador. Este flujo de trabajo reduce los conflictos de combinación y las ediciones perdidas.
Establecer límites de versiones a nivel de sitio en el centro de administración de SharePoint
- Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint
Abra un explorador y vaya a https://admin.microsoft.com. Inicie sesión con una cuenta de administrador de SharePoint. - Abra el centro de administración de SharePoint
En el centro de administración de Microsoft 365, seleccione Centros de administración > SharePoint. Como alternativa, vaya directamente a https://admin.microsoft.com/SharePoint. - Seleccione Sitios activos
En la navegación izquierda, haga clic en Sitios activos. Aparece una lista de todos los sitios de SharePoint. - Elija un sitio
Haga clic en el nombre del sitio que contiene la biblioteca. Se abre un panel de detalles. - Abra Configuración
En el panel de detalles, haga clic en la pestaña Configuración. - Establezca los límites de versiones
Desplácese hasta la sección Límites de versiones. Escriba el número máximo de versiones principales que se conservarán. El valor puede ser de 100 a 50000. Haga clic en Guardar. - Aplique la configuración
Esta configuración se aplica a todas las bibliotecas de documentos del sitio. La configuración de versiones de cada biblioteca individual solo anula este límite si se establece en un número inferior. Si la configuración de la biblioteca es superior al límite del sitio, prevalece el límite del sitio.
Problemas comunes y cosas que debe evitar
Las versiones secundarias no aparecen después de habilitarlas
Si habilita las versiones secundarias pero los usuarios siguen viendo solo las versiones principales en el historial de versiones, compruebe que la aprobación de contenido también esté habilitada. Las versiones secundarias requieren que la aprobación de contenido esté activada. Vuelva a la configuración de versiones y asegúrese de que Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados esté establecido en Sí.
Los usuarios no pueden ver los borradores
La seguridad de los elementos de borrador controla quién puede ver las versiones secundarias. Si los usuarios informan que no pueden ver los archivos de borrador, compruebe la configuración Seguridad de los elementos de borrador. Cámbiela a Cualquier usuario que pueda leer elementos si desea que todos los lectores vean los borradores. Tenga en cuenta que esto expone el trabajo sin terminar.
El recuento de versiones supera el límite
SharePoint elimina automáticamente la versión principal más antigua cuando se alcanza el límite. Se trata de una eliminación gradual. No puede recuperar las versiones eliminadas. Para evitar perder versiones históricas importantes, establezca un límite que coincida con su política de retención. Si necesita conservar más de 500 versiones, use el centro de administración de SharePoint para aumentar el límite a nivel de sitio.
PowerShell para límites de versiones avanzados
Para establecer un límite de versiones inferior a 100, use el Shell de administración de SharePoint Online. Ejecute el comando Set-SPOSite -Identity . Reemplace <site-url> con la URL del sitio y <number> con un valor de 1 a 50000. Esto requiere que el módulo Shell de administración de SharePoint Online esté instalado.
Versiones principales frente a secundarias: comparación
| Elemento | Solo versiones principales | Versiones principales y secundarias |
|---|---|---|
| Descripción | Cada guardado crea una versión publicada visible para todos los lectores | Los guardados de borrador crean versiones secundarias; la publicación crea una versión principal |
| Numeración de versiones | 1, 2, 3 | 0.1, 0.2, 1.0, 1.1 |
| Aprobación de contenido requerida | No | Sí |
| Control de visibilidad de borradores | No aplicable | Tres niveles: lectores, editores o aprobadores |
| Caso de uso recomendado | Almacenamiento simple de documentos sin flujo de trabajo de revisión | Edición colaborativa con publicación formal |
El control de versiones principales y secundarias brinda a los editores un espacio de trabajo privado para los borradores mientras mantiene limpias las versiones publicadas. Úselo en bibliotecas donde el contenido requiere revisión antes de su publicación. Para las bibliotecas que solo almacenan documentos finales, las versiones principales por sí solas son suficientes.