Encontrar todos los archivos compartidos en un sitio de SharePoint: lista de verificación práctica para propietarios de sitios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, usted es responsable de saber quién puede acceder a qué contenido. Los archivos compartidos que son visibles más allá de la audiencia prevista pueden crear riesgos de seguridad y brechas de cumplimiento. SharePoint ofrece varias herramientas integradas para auditar la actividad de uso compartido, pero están dispersas entre la configuración del sitio, el centro de administración y las características de informes externas. Este artículo le ofrece una lista de verificación práctica para localizar cada archivo compartido dentro de su sitio de SharePoint, ya sea con usuarios internos, invitados o vínculos anónimos. Aprenderá exactamente qué herramienta usar para cada escenario y cómo interpretar los resultados.

Cómo funciona el uso compartido de SharePoint para los archivos del sitio

Cuando un usuario comparte un archivo desde un sitio de SharePoint, SharePoint crea un vínculo de uso compartido que concede acceso. El vínculo puede limitarse a personas específicas, a todos los usuarios de la organización o a cualquier persona que tenga el vínculo. El propietario del sitio puede ver estos vínculos a través de varios informes y vistas. El concepto clave es que el uso compartido se registra a nivel de archivo, no solo a nivel de sitio. Un archivo dentro de una biblioteca de documentos puede tener sus propios permisos de uso compartido únicos que difieran de los valores predeterminados de la biblioteca. SharePoint registra cada acción de uso compartido en el registro de auditoría y en el informe de uso compartido del sitio. Para encontrar todos los archivos compartidos, debe revisar varias ubicaciones, ya que ninguna vista única muestra todos los archivos compartidos.

Lista de verificación: paso a paso para encontrar todos los archivos compartidos

1. Revise la vista Compartido con nosotros en el sitio
   Vaya a su sitio de SharePoint. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha. Seleccione Contenido del sitio. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Compartido con nosotros. Esta vista enumera los archivos y carpetas que se han compartido directamente con el usuario actual. No muestra los archivos compartidos con otras personas. Úsela para ver rápidamente qué se ha compartido con usted personalmente. Es la forma más rápida para que un propietario del sitio verifique sus propios elementos compartidos.
2. Revise los vínculos de uso compartido en cada biblioteca de documentos
   Abra la biblioteca de documentos que contiene los archivos que desea auditar. Haga clic en la casilla de verificación junto a un archivo o carpeta. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Compartir. En el cuadro de diálogo de uso compartido, haga clic en Compartido con. Se abre un panel que muestra todos los usuarios y grupos que tienen acceso a ese elemento, junto con el tipo de vínculo (personas específicas, organización o cualquier persona). Repita esto para cualquier biblioteca en la que sospeche que hay contenido compartido. Este método es manual, pero ofrece detalles precisos por elemento.
3. Use el informe de uso compartido del centro de administración de SharePoint
   Vaya al centro de administración de SharePoint en admin.microsoft.com/SharePoint. En el menú izquierdo, seleccione Sitios activos. Busque su sitio en la lista y haga clic en su URL. En el panel de detalles del sitio, haga clic en la pestaña Uso compartido. Aquí verá el estado del uso compartido externo del sitio. Debajo, haga clic en Ver informe de uso compartido. Esto genera un archivo CSV que enumera todos los archivos compartidos externamente desde este sitio. El informe incluye el nombre del archivo, la URL, quién lo compartió, el tipo de vínculo y la fecha de expiración si se estableció. Este es el informe más completo para el uso compartido externo.
4. Ejecute el informe de uso de SharePoint desde el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya al centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. En el menú izquierdo, expanda Informes y seleccione Uso. Haga clic en Archivos de SharePoint. Este informe muestra el número de archivos compartidos interna y externamente a lo largo del tiempo. Haga clic en Exportar para descargar un CSV. El CSV incluye columnas para la URL del sitio, la ruta del archivo y si el archivo se comparte externamente. Este informe abarca todos los sitios, así que filtre por la URL de su sitio. Úselo para obtener una visión amplia de las tendencias de uso compartido en la colección de sitios.
5. Busque eventos de uso compartido en el registro de auditoría de Microsoft 365
   Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft 365 en compliance.microsoft.com. En el menú izquierdo, expanda Auditoría y seleccione Búsqueda en el registro de auditoría. Establezca el intervalo de fechas para cubrir el período que desea revisar. En el campo Actividades, busque y seleccione Archivo, carpeta o sitio compartido. Seleccione también Vínculo de uso compartido creado. Haga clic en Buscar. Los resultados muestran cada acción de uso compartido con detalles como el usuario que compartió, el archivo de destino y el tipo de vínculo. Exporte los resultados a un CSV para analizarlos sin conexión. Este es el método más detallado, pero requiere que el registro de auditoría esté habilitado.
6. Use SharePoint Online Management Shell para enumerar todos los archivos compartidos
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador. Ejecute el siguiente comando para obtener una lista de todos los vínculos de uso compartido externo de un sitio: Get-SPOSiteGroup -Site https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite | Where-Object {$_.Users -like "@"}. Esto devuelve grupos que incluyen usuarios externos. Para obtener una lista más precisa, use Get-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite | Select -ExpandProperty ExternalSharingLinks. Esto muestra cada vínculo de uso compartido externo creado en el sitio. PowerShell es el método más potente para exportaciones masivas y automatización.

Problemas comunes al intentar encontrar todos los archivos compartidos

Los archivos compartidos con personas específicas no aparecen en el informe de uso compartido

El informe de uso compartido del centro de administración de SharePoint solo muestra los archivos compartidos con personas ajenas a su organización. Los archivos compartidos internamente con usuarios específicos no se incluyen. Para encontrar los usos compartidos solo internos, debe revisar el cuadro de diálogo de uso compartido de cada archivo o usar el registro de auditoría. La vista Compartido con nosotros solo muestra los archivos compartidos con usted, no con otras personas. No existe un único informe para todos los usos compartidos internos. La solución alternativa es usar el registro de auditoría y filtrar por la actividad Archivo, carpeta o sitio compartido y luego filtrar por usuarios internos.

Los vínculos anónimos no aparecen en algunos informes

Los vínculos de uso compartido anónimos (Cualquier persona con el vínculo) se incluyen en el informe de uso compartido del centro de administración de SharePoint y en el registro de auditoría. Sin embargo, la vista Compartido con nosotros no los muestra porque el vínculo no está asociado a un usuario específico. Para encontrar vínculos anónimos, use el informe de uso compartido o PowerShell. En el registro de auditoría del portal de cumplimiento, busque Vínculo de uso compartido creado y busque entradas en las que el tipo de vínculo sea Anónimo. Estos vínculos se pueden bloquear desactivando el uso compartido anónimo a nivel de inquilino.

Se pasan por alto los archivos compartidos en subsitios y sitios concentrador

Los métodos anteriores se aplican al sitio raíz y a sus bibliotecas de documentos. Si su sitio tiene subsitios o forma parte de un concentrador, cada subsitio tiene su propia configuración de uso compartido e informes. Debe repetir los pasos para cada subsitio. El informe de uso compartido del centro de administración de SharePoint incluye todos los subsitios de una colección de sitios, pero la salida CSV enumera la URL del sitio de cada archivo. Filtre por la URL del subsitio para aislar los resultados. El método de PowerShell se puede programar para recorrer todos los subsitios automáticamente.

Ahora dispone de una lista de verificación completa para encontrar cada archivo compartido en su sitio de SharePoint. Comience con el informe de uso compartido del centro de administración de SharePoint para los usos compartidos externos y luego use el registro de auditoría para los usos compartidos internos. Para la supervisión continua, programe el script de PowerShell para que se ejecute semanalmente y exporte los resultados a una ubicación segura. La práctica recomendada es revisar los archivos compartidos al menos una vez al mes y quitar los vínculos que ya no sean necesarios. Use la configuración de Uso compartido del sitio para establecer fechas de expiración en todos los vínculos de uso compartido nuevos, de modo que los vínculos antiguos expiren automáticamente.