Como propietario de un sitio de SharePoint, debe decidir cómo accederán sus usuarios a las bibliotecas de documentos desde Windows o Mac. Existen dos métodos principales: Sincronizar con OneDrive y Agregar acceso directo a OneDrive. Ambos permiten a los usuarios ver archivos en el Explorador de archivos o en Finder, pero se comportan de manera diferente internamente. Este artículo explica cada método y proporciona una lista de verificación práctica para ayudarle a elegir el adecuado para su equipo.
Puntos clave: Sincronizar frente a Agregar acceso directo para bibliotecas de SharePoint
- Botón Sincronizar con OneDrive: Crea una copia local completa de la biblioteca. Ideal para el acceso sin conexión y conjuntos grandes de archivos. Utiliza el motor de sincronización de OneDrive.
- Agregar acceso directo a Mis archivos: Crea un vínculo en el OneDrive del usuario que apunta a la biblioteca de SharePoint. Los archivos permanecen en línea a menos que se anclen. Ahorra espacio en el disco local.
- Centro de administración de SharePoint > Configuración de sincronización: Permite bloquear la sincronización para sitios o bibliotecas específicos. Úselo cuando necesite imponer un método sobre el otro.
Cómo funcionan Sincronizar y Agregar acceso directo a OneDrive
Tanto Sincronizar como Agregar acceso directo dependen de la aplicación de sincronización de OneDrive instalada en el equipo del usuario. La aplicación de sincronización forma parte de Microsoft 365 y se actualiza automáticamente. La diferencia principal es dónde residen los archivos y cómo consumen el almacenamiento local.
Sincronizar con OneDrive
Cuando un usuario hace clic en el botón Sincronizar de una biblioteca de documentos de SharePoint, la aplicación de sincronización de OneDrive descarga todos los archivos y carpetas en la carpeta local de OneDrive del usuario. Los archivos aparecen en el Explorador de archivos dentro de una carpeta con el nombre del sitio de SharePoint. Los cambios realizados localmente se sincronizan automáticamente de vuelta a SharePoint. El usuario puede trabajar sin conexión y el motor de sincronización pone en cola los cambios hasta que el equipo se vuelve a conectar. Este método consume espacio en disco equivalente al tamaño de la biblioteca más el historial de versiones que se sincronice.
Agregar acceso directo a OneDrive
Agregar acceso directo a OneDrive crea un vínculo dentro de la carpeta de OneDrive del usuario. El vínculo apunta a la biblioteca de SharePoint. Los archivos no se descargan hasta que el usuario los abre o los marca como “Mantener siempre en este dispositivo”. En el Explorador de archivos, el acceso directo aparece en la raíz de OneDrive del usuario, no como una carpeta de sitio independiente. Este método ahorra espacio en el disco local porque solo se sincronizan los metadatos y las miniaturas. Si el usuario se queda sin conexión, no podrá acceder a los archivos a menos que los haya anclado individualmente.
Lista de verificación: cuándo usar Sincronizar y cuándo Agregar acceso directo
Utilice los siguientes criterios para decidir qué método se adapta al flujo de trabajo de su equipo. Responda con sinceridad cada pregunta para su grupo de usuarios.
- ¿El equipo necesita acceso sin conexión?
Si los usuarios trabajan en aviones, trenes o lugares con conexión a Internet poco confiable, elija Sincronizar. Sincronizar mantiene una copia local completa. Agregar acceso directo requiere una conexión a Internet para abrir los archivos, a menos que el usuario ancle manualmente cada archivo. - ¿Qué tamaño tiene la biblioteca?
Las bibliotecas con más de 10.000 archivos o 5 GB pueden ralentizar la sincronización inicial. Para bibliotecas muy grandes, considere Agregar acceso directo para evitar llenar las unidades locales. Sincronizar es práctico para bibliotecas de menos de 2 GB cuando el espacio en disco no es un problema. - ¿Los usuarios tienen espacio en disco limitado?
Si su equipo usa portátiles con SSD de 128 GB o 256 GB, Agregar acceso directo es más seguro. Sincronizar puede llenar la unidad rápidamente, sobre todo si se sincronizan varias bibliotecas. Compruebe el espacio libre de cada usuario antes de habilitar Sincronizar. - ¿La biblioteca se comparte con usuarios externos?
Agregar acceso directo no funciona para usuarios externos. Los usuarios externos deben usar Sincronizar o acceder a la biblioteca a través del navegador. Si su sitio tiene acceso de invitado, Sincronizar es la única opción para trabajar sin conexión. - ¿Necesita evitar conflictos de archivos?
Sincronizar puede crear copias en conflicto cuando dos usuarios editan el mismo archivo sin conexión. Agregar acceso directo reduce este riesgo porque los archivos se abren desde el servidor siempre que sea posible. Para la colaboración en los mismos documentos, Agregar acceso directo es más sencillo. - ¿A cuántas bibliotecas accede cada usuario?
Los usuarios que sincronizan más de cinco bibliotecas suelen experimentar una disminución del rendimiento. Agregar acceso directo gestiona mejor muchas bibliotecas porque no se produce una descarga completa. Limite Sincronizar a tres bibliotecas por usuario para obtener el mejor rendimiento. - ¿Usa Archivos a petición?
Archivos a petición es una configuración de OneDrive que hace que Sincronizar se comporte de forma más parecida a Agregar acceso directo. Los archivos aparecen solo en línea hasta que se abren. Si habilita Archivos a petición, Sincronizar usa menos espacio en disco. Es un punto intermedio para los usuarios que necesitan acceso sin conexión ocasional.
Errores y limitaciones comunes
Los usuarios sincronizan juntos su OneDrive personal y las bibliotecas de SharePoint
Algunos usuarios confunden su OneDrive personal con las bibliotecas de SharePoint. Cuando sincronizan ambos, la carpeta de OneDrive puede quedar desordenada. Para evitarlo, comunique con claridad que las bibliotecas de SharePoint aparecen con el nombre del sitio, no en “OneDrive: NombreDeLaEmpresa”. Use Agregar acceso directo para mantener los archivos personales separados de los archivos del equipo.
La sincronización deja de funcionar tras un cambio de URL del sitio
Si cambia el nombre del sitio de SharePoint o su URL, las relaciones de sincronización existentes se rompen. Los usuarios deben detener la sincronización y volver a sincronizar desde la nueva URL. Agregar acceso directo también se rompe y requiere volver a crear el acceso directo. Planifique los cambios de URL fuera del horario laboral y notifique a los usuarios que deben restablecer las conexiones.
Agregar acceso directo no funciona en Mac
La aplicación de sincronización de OneDrive para Mac admite Agregar acceso directo a partir de la versión 22.022. Si sus usuarios de Mac tienen una versión anterior, solo verán la opción Sincronizar. Pida a los usuarios de Mac que actualicen OneDrive desde la Mac App Store o directamente desde Microsoft. Después de la actualización, la opción Agregar acceso directo aparece en el menú del navegador de SharePoint.
El umbral de vista de la biblioteca provoca errores de sincronización
SharePoint tiene un umbral de vista de 5.000 elementos. Si una biblioteca contiene más de 5.000 elementos en una sola vista, la sincronización puede fallar o dejar de actualizarse. Agregar acceso directo no se ve afectado por este límite porque no descarga la biblioteca completa. Si debe sincronizar una biblioteca grande, cree columnas y vistas indexadas que se mantengan por debajo de los 5.000 elementos.
Sincronizar frente a Agregar acceso directo a OneDrive: diferencias clave
| Elemento | Sincronizar con OneDrive | Agregar acceso directo a OneDrive |
|---|---|---|
| Acceso sin conexión | Acceso sin conexión completo a todos los archivos | Solo archivos anclados o abiertos recientemente |
| Uso de espacio en disco | Tamaño completo de la biblioteca en la unidad local | Metadatos y miniaturas mínimos |
| Compatibilidad con usuarios externos | Sí | No |
| Gestión de conflictos de archivos | Crea copias en conflicto | La edición en el servidor reduce los conflictos |
| Número de bibliotecas | Ideal para 1-3 bibliotecas | Funciona bien con muchas bibliotecas |
| Rendimiento con bibliotecas grandes | Ralentiza la sincronización inicial y las actualizaciones | Sin descarga completa, navegación más rápida |
| Compatibilidad con Mac | Sí | Requiere OneDrive versión 22.022 o posterior |
Use esta tabla como referencia rápida al configurar nuevas colecciones de sitios o incorporar nuevos miembros del equipo. Imprímala o agréguela a la página de bienvenida de su sitio de SharePoint.
Ahora dispone de un método claro para elegir entre Sincronizar y Agregar acceso directo para sus bibliotecas de SharePoint. Empiece repasando la lista de verificación para cada grupo de usuarios. Si la mayoría de los usuarios trabaja sin conexión con frecuencia, habilite Sincronizar y limite el número de bibliotecas sincronizadas a tres. Si el espacio en disco es escaso o los usuarios acceden a muchas bibliotecas, recomiende Agregar acceso directo. Para un control avanzado, vaya al centro de administración de SharePoint y configure la sincronización por sitio. Bloquee Sincronizar en las bibliotecas que superen los 10.000 elementos y use Agregar acceso directo como opción predeterminada.