Cuando implementa Microsoft 365 en un departamento, cada nuevo sitio de SharePoint, equipo y grupo debe tener un nombre coherente. Sin una directiva de nomenclatura, los usuarios crean sitios con nombres aleatorios, nombres duplicados o nombres que rompen su taxonomía interna. Esto genera confusión en la búsqueda, la navegación y la gobernanza. Este artículo explica cómo configurar la directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint y la directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365 antes de la implementación departamental. Aprenderá la configuración exacta para aplicar un prefijo, un sufijo, palabras bloqueadas y una regla de nomenclatura coherente en todas las cargas de trabajo.
Puntos clave: aplique una directiva de nomenclatura de sitios coherente antes de la implementación
- Centro de administración de Microsoft 365 > Grupos > Directiva de nomenclatura: aplica un prefijo, un sufijo y una lista de palabras bloqueadas a todos los Grupos de Microsoft 365, equipos y sitios de equipo de SharePoint.
- Centro de administración de SharePoint > Directivas > Nomenclatura de sitios: controla el formato de nomenclatura de los sitios de comunicación y los sitios de equipo modernos que no están conectados a un grupo.
- Azure AD > Grupos > Directiva de nomenclatura: aplica las mismas reglas a los Grupos de Microsoft 365, lo que incluye Outlook, Teams, Planner y SharePoint.
Por qué debe establecer una directiva de nomenclatura antes de una implementación departamental
Una directiva de nomenclatura impide que los usuarios creen sitios con nombres incoherentes o inapropiados. Sin una directiva, una implementación departamental puede generar sitios llamados “Finance Team”, “FIN-team”, “Finance Dept” y “Finance 2024”. Esto hace imposible encontrar sitios mediante la búsqueda o aplicar reglas de gobernanza según el patrón de nombre.
La directiva de nomenclatura se aplica a todos los Grupos de Microsoft 365, lo que significa que abarca los sitios de equipo de SharePoint, Microsoft Teams, los grupos de Outlook y los planes de Planner. Una directiva independiente llamada directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint abarca los sitios de comunicación y los sitios de equipo que no están conectados a un grupo.
Ambas directivas se aplican en el momento de la creación. Si un usuario intenta crear un sitio o grupo con un nombre que infringe la directiva, el sistema rechaza el nombre y muestra un mensaje de error. Esto elimina la necesidad de revisar manualmente cada sitio nuevo.
Requisitos previos para configurar las directivas de nomenclatura de sitios
Antes de cambiar cualquier configuración, confirme que tiene los permisos y las licencias correctos.
- Debe ser Administrador global o Administrador de grupos en Microsoft 365.
- Debe tener una licencia de Microsoft 365 que incluya Azure Active Directory P1 o P2. La directiva de nomenclatura es una característica de Azure AD.
- Debe tener acceso de administrador de SharePoint para configurar la directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint.
- Planifique su convención de nomenclatura antes de entrar en el centro de administración. Decida un prefijo, un sufijo y una lista de palabras bloqueadas.
Pasos para configurar la directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365
Esta directiva se aplica a todos los Grupos de Microsoft 365, lo que incluye los sitios de equipo de SharePoint conectados a un grupo. Siga estos pasos para establecer un prefijo, un sufijo y palabras bloqueadas.
- Abra el centro de administración de Microsoft 365
Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de administrador. En la navegación izquierda, expanda Equipos y grupos y seleccione Equipos y grupos activos. - Abra la página de directiva de nomenclatura
En la parte superior de la página Equipos y grupos activos, haga clic en la pestaña Directiva de nomenclatura. Se abren los valores de la directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365. - Agregue un atributo de prefijo
En Prefijo-Sufijo, haga clic en Agregar atributo. Elija un atributo en la lista desplegable, como Departamento, País u Oficina. Cuando un usuario crea un grupo, el sistema inserta el valor de ese atributo del perfil de Azure AD del usuario. Para una implementación departamental, seleccione Departamento para que el nombre del grupo empiece por el nombre del departamento del usuario. - Agregue un atributo de sufijo
Haga clic de nuevo en Agregar atributo y seleccione un segundo atributo, como País u Oficina. El sufijo aparece al final del nombre del grupo. Si no desea un sufijo, omita este paso. - Agregue un prefijo o sufijo de cadena personalizada
Si desea un prefijo de texto estático como “PROJ-” o un sufijo como “-GRP”, escriba la cadena en el campo Cadena personalizada. Puede combinar cadenas personalizadas con atributos. Por ejemplo, establezca un prefijo personalizado “DEP-” y un sufijo de atributo Departamento. El nombre de grupo resultante es “DEP-Sales”. - Establezca palabras bloqueadas
En Palabras bloqueadas, escriba cada palabra que desee bloquear en una línea independiente. Bloquee palabras como “Admin”, “CEO”, “HR” o cualquier término que no deba aparecer en los nombres de grupo. Los usuarios no pueden crear un grupo que contenga ninguna palabra bloqueada. - Guarde la directiva
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. La directiva surte efecto de inmediato para todos los Grupos de Microsoft 365 nuevos. Los grupos existentes no se ven afectados.
Pasos para configurar la directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint
La directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint se aplica a los sitios de comunicación y a los sitios de equipo modernos que no están conectados a un Grupo de Microsoft 365. Esta directiva es independiente de la directiva de nomenclatura de Grupos.
- Abra el centro de administración de SharePoint
Vaya a https://admin.microsoft.com/SharePoint e inicie sesión con su cuenta de administrador de SharePoint. - Abra la configuración de nomenclatura de sitios
En la navegación izquierda, haga clic en Directivas y, a continuación, haga clic en Nomenclatura de sitios. - Habilite la directiva de nomenclatura
Cambie Usar una directiva de nomenclatura para los sitios a Activado. - Establezca el prefijo y el sufijo
En el campo Prefijo, escriba una cadena estática como “SITE-” o “PROJ-“. En el campo Sufijo, escriba una cadena estática como “-2024” o “-PUBLIC”. También puede dejar cualquiera de los dos campos vacío. - Establezca el idioma predeterminado
En Idioma predeterminado, seleccione el idioma que aparece en el título del sitio de forma predeterminada. Esta configuración no cambia el idioma del contenido del sitio. - Guarde la directiva
Haga clic en Guardar. La directiva se aplica a todos los sitios de SharePoint nuevos que no estén conectados a un grupo.
Si la directiva de nomenclatura bloquea un nombre de sitio legítimo
Una directiva de nomenclatura demasiado restrictiva puede bloquear nombres de sitio válidos. Por ejemplo, si bloquea la palabra “IT” pero un departamento llamado Information Technology necesita un sitio llamado “IT Help Desk”, la directiva lo rechaza.
Para solucionarlo, revise la lista de palabras bloqueadas en el centro de administración de Microsoft 365 y quite los términos que sean necesarios para las operaciones empresariales. También puede agregar excepciones mediante un prefijo de cadena personalizada que omita la comprobación de palabras bloqueadas. Por ejemplo, cambie el prefijo a “PROJ-” para que el nombre del sitio sea “PROJ-IT Help Desk” y la palabra “IT” siga bloqueada en otros contextos.
Cuando la directiva de nomenclatura de Grupos y la directiva de nomenclatura de SharePoint entran en conflicto
Si un usuario crea un sitio de equipo de SharePoint conectado a un Grupo de Microsoft 365, prevalece la directiva de nomenclatura de Grupos. La directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint no se aplica a los sitios conectados a un grupo. Esto puede generar confusión si las dos directivas tienen reglas diferentes.
Para evitar conflictos, use el mismo prefijo y sufijo en ambas directivas. Por ejemplo, establezca la directiva de nomenclatura de Grupos con el prefijo “DEP-” y la directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint con el prefijo “SITE-“. Los usuarios que crean un sitio conectado a un grupo ven “DEP-Sales”, mientras que los usuarios que crean un sitio de comunicación ven “SITE-Sales”. Esto es aceptable siempre que documente la diferencia para sus usuarios.
| Elemento | Directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365 | Directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint |
|---|---|---|
| Ámbito | Todos los Grupos de Microsoft 365, Teams, sitios de equipo de SharePoint conectados a un grupo, grupos de Outlook, Planner | Sitios de comunicación y sitios de equipo modernos no conectados a un grupo |
| Opciones de prefijo | Cadena personalizada o atributo de Azure AD (Departamento, País, Oficina, etc.) | Solo cadena personalizada |
| Opciones de sufijo | Cadena personalizada o atributo de Azure AD | Solo cadena personalizada |
| Palabras bloqueadas | Sí, lista configurable | Sin palabras bloqueadas integradas |
| Momento de aplicación | Al crear el grupo | Al crear el sitio |
| Ubicación de administración | Centro de administración de Microsoft 365 > Equipos y grupos > Equipos y grupos activos > Directiva de nomenclatura | Centro de administración de SharePoint > Directivas > Nomenclatura de sitios |
Errores comunes al configurar las directivas de nomenclatura de sitios
Usar atributos que están vacíos en los perfiles de usuario
Si establece un prefijo o sufijo basado en un atributo de Azure AD como Departamento, y el perfil del usuario no tiene un valor para ese atributo, la directiva de nomenclatura falla. El usuario ve un error y no puede crear el grupo. Para evitarlo, rellene los atributos Departamento, Oficina y País de todos los usuarios antes de la implementación. Use Azure AD Connect o el centro de administración de Microsoft 365 para rellenar los valores que falten.
Bloquear demasiadas palabras
Bloquear palabras comunes como “Team”, “Group”, “Project” o “Site” puede impedir que los usuarios creen sitios con nombres descriptivos. Bloquee solo las palabras que su organización prohíbe explícitamente, como términos ofensivos, nombres de directivos o términos reservados como “Admin” o “CEO”.
Olvidar comunicar la directiva a los usuarios
Los usuarios que intentan crear un sitio y ven un mensaje de error sin contexto pueden ponerse en contacto con el soporte técnico de TI. Envíe un correo electrónico breve o cree una página de SharePoint que explique las reglas de nomenclatura. Incluya ejemplos de nombres válidos y no válidos. Esto reduce las solicitudes de soporte durante la implementación.
Conclusión
Ahora puede configurar tanto la directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365 como la directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint antes de la implementación departamental. La directiva de nomenclatura de Grupos se aplica a todos los Grupos de Microsoft 365, Teams y sitios de SharePoint conectados. La directiva de nomenclatura de sitios de SharePoint se aplica a los sitios de comunicación y a los sitios de equipo independientes. Para una implementación sin problemas, rellene los atributos del perfil de usuario, mantenga la lista de palabras bloqueadas corta y comunique las reglas a sus usuarios. Como siguiente paso, pruebe la directiva creando un pequeño número de sitios en un inquilino de prueba antes de aplicarla a su entorno de producción.