Cuando una columna de estado de aprobación en una lista o biblioteca de SharePoint no se actualiza después de una acción de aprobación, los usuarios ven valores obsoletos como Pendiente o Rechazado incluso después de que el elemento haya sido aprobado. Este problema ocurre típicamente debido a un desajuste entre la configuración de aprobación de contenido de la lista y el flujo de Power Automate o el flujo de trabajo de aprobación integrado que se supone debe modificar la columna. Este artículo proporciona una lista de verificación estructurada para administradores para diagnosticar y corregir la causa raíz, cubriendo la configuración de aprobación de contenido, la configuración del flujo de trabajo y los permisos de columna.
Conclusiones clave: valores obsoletos en la columna de estado de aprobación
- Configuración de lista > Configuración de versiones > Aprobación de contenido: Debe estar establecido en Sí para que la columna de estado de aprobación sea editable por los flujos de trabajo.
- Power Automate > Acción de actualizar elemento: El flujo debe apuntar al nombre de campo correcto de estado de aprobación (a menudo _ModerationStatus).
- Administrador de la colección de sitios > Permisos del sitio: La cuenta de servicio del flujo debe tener permisos de Editar o Contribuir en la lista.
Por qué la columna de estado de aprobación permanece obsoleta
La columna de estado de aprobación de SharePoint es un campo administrado por el sistema que solo se vuelve editable a través de flujos de trabajo cuando la aprobación de contenido está habilitada en la lista o biblioteca. Si la aprobación de contenido está desactivada, la columna es de solo lectura y cualquier intento de actualizarla mediante Power Automate o un flujo de trabajo de SharePoint 2010 fallará silenciosamente. Otra causa común es un flujo de Power Automate mal configurado que utiliza el nombre para mostrar “Estado de aprobación” en lugar del nombre de campo interno _ModerationStatus. Además, la cuenta que ejecuta el flujo de trabajo debe tener al menos permisos de Contribuir en la lista; de lo contrario, la acción de actualización devuelve un error de permiso denegado que el flujo no muestra.
La aprobación de contenido debe estar habilitada
La columna de estado de aprobación es un campo oculto que SharePoint expone cuando la aprobación de contenido está activa. Sin la aprobación de contenido, la columna existe en el esquema pero no se puede cambiar mediante programación. Cuando un flujo intenta establecer el valor en Aprobado, la API de SharePoint ignora la solicitud. Habilitar la aprobación de contenido hace que la columna sea editable y también agrega el botón Aprobar/Rechazar a la cinta.
Desajuste del nombre de campo interno
Power Automate utiliza el nombre interno de una columna, no el nombre para mostrar. La columna de estado de aprobación tiene un nombre interno de _ModerationStatus. Si su flujo hace referencia a “Estado de aprobación” como contenido dinámico, puede asignarse a un campo diferente o no vincularse. Usar _ModerationStatus asegura que el flujo actualice la columna del sistema correcta.
Permisos insuficientes para la cuenta de servicio del flujo
Los flujos de Power Automate que actualizan elementos de SharePoint se ejecutan bajo el contexto del propietario del flujo o de una entidad de servicio. Si esa cuenta tiene solo permisos de Lectura en la lista, la acción de actualización fallará silenciosamente. La cuenta necesita al menos permisos de Contribuir para modificar elementos de la lista.
Lista de verificación para administradores para corregir la columna de estado de aprobación que no se actualiza
Use esta lista de verificación en orden. Después de cada paso, pruebe el flujo de trabajo de aprobación para confirmar que la columna se actualiza.
- Habilitar la aprobación de contenido en la lista
Vaya a Configuración de lista > Configuración de versiones. En Aprobación de contenido, seleccione Sí. Haga clic en Aceptar. Esto hace que la columna de estado de aprobación sea editable por flujos de trabajo y usuarios con permisos de Aprobar. - Verificar que la columna de estado de aprobación exista
En Configuración de lista, haga clic en Columnas. Confirme que existe una columna llamada Estado de aprobación de tipo Estado de aprobación. Si falta, agréguela desde la galería de columnas del sitio en Integradas > Estado de aprobación. - Verificar que el flujo de Power Automate use el nombre de campo correcto
Abra su flujo. Localice la acción Actualizar elemento. En la asignación de campos, reemplace cualquier referencia a “Estado de aprobación” con_ModerationStatus. Establezca el valor en 0 para Aprobado, 1 para Rechazado o 2 para Pendiente. - Otorgar permisos de Contribuir al propietario del flujo
Vaya a Permisos del sitio. Agregue la cuenta del propietario del flujo con nivel de Contribuir o Editar. Si el flujo utiliza una entidad de servicio, otorgue a esa entidad acceso de Contribuir en la lista directamente a través de la configuración de permisos avanzados. - Probar el flujo de trabajo con un nuevo elemento
Agregue un nuevo elemento a la lista. Ejecute el flujo de aprobación manualmente. Después de completarlo, actualice la vista de lista. Verifique la columna de estado de aprobación: debería mostrar Aprobado o Rechazado según la lógica de su flujo. - Limpiar la caché del navegador y verificar el historial de versiones
Si la columna aún muestra datos obsoletos, presione Ctrl+F5 para actualizar el navegador. Abra el elemento y haga clic en Historial de versiones para ver si el campo se actualizó en una versión anterior. Si fue así, la vista actual puede estar en caché.
Si la columna de estado de aprobación aún no se actualiza
Si la lista de verificación no resuelve el problema, verifique estos puntos adicionales.
Conflicto entre el flujo de trabajo de SharePoint 2010 y Power Automate
Si un flujo de trabajo de SharePoint 2010 y un flujo de Power Automate intentan actualizar la columna de estado de aprobación, pueden sobrescribirse entre sí. Deshabilite el flujo de trabajo de SharePoint 2010 yendo a Configuración de flujo de trabajo y estableciéndolo en Sin nuevas instancias. Luego vuelva a probar el flujo de Power Automate.
El formato de columna anula la visualización
El formato de columna JSON puede cambiar la representación visual de la columna de estado de aprobación sin cambiar los datos subyacentes. Elimine cualquier formato condicional de la columna yendo a Configuración de columna > Dar formato a esta columna y haciendo clic en Borrar formato.
Característica de la colección de sitios: Aprobación de contenido
En algunas plantillas de sitio, la característica de sitio de aprobación de contenido puede estar desactivada. Vaya a Configuración del sitio > Características de la colección de sitios. Verifique que Aprobación de contenido esté Activa. Si no, haga clic en Activar.
Aprobación de contenido activada vs. desactivada: diferencias clave para el estado de aprobación
| Elemento | Aprobación de contenido activada | Aprobación de contenido desactivada |
|---|---|---|
| Columna de estado de aprobación editable | Sí, por flujos de trabajo y aprobadores | No, la columna es de solo lectura |
| Botón Aprobar/Rechazar en la cinta | Visible | Oculto |
| El flujo de trabajo puede actualizar _ModerationStatus | Sí | No, la actualización se ignora silenciosamente |
| El elemento aparece para todos los usuarios inmediatamente | No, solo después de la aprobación | Sí, tan pronto como se crea |
El problema de actualización de la columna de estado de aprobación casi siempre es causado por una de tres cosas: aprobación de contenido desactivada, nombre de campo incorrecto en el flujo o permisos insuficientes. Al revisar la lista de verificación en orden, puede aislar y corregir el problema sin prueba y error. Después de resolverlo, considere configurar una alerta en la lista para notificarle cuando cambie el estado de aprobación; esto le ayuda a confirmar que el flujo de trabajo está funcionando en tiempo real.