Si utiliza acceso delegado para administrar los contactos de otra persona en el nuevo Outlook para Windows, es posible que observe que las carpetas de contactos compartidos no aparecen automáticamente. El nuevo Outlook utiliza un motor de sincronización diferente al de la versión clásica, que no admite las carpetas de contactos delegadas de la misma manera. Este artículo explica por qué faltan las carpetas de contactos compartidos y proporciona una solución alternativa para acceder y administrar los contactos delegados de forma eficaz.
Puntos clave: solución alternativa para contactos compartidos faltantes en el nuevo Outlook
- Agregar el buzón compartido como cuenta completa: use Archivo > Agregar cuenta para agregar el buzón delegado como cuenta secundaria, lo que sincroniza todas las carpetas, incluidos los contactos.
- Usar el Outlook clásico como alternativa: abra la carpeta de contactos delegados en el Outlook clásico y expórtela a un archivo CSV o PST para importarla en el nuevo Outlook.
- Abrir contactos compartidos mediante el módulo Personas: en el módulo Personas del nuevo Outlook, use la opción para abrir una carpeta de contactos compartidos ingresando la dirección de correo electrónico del delegado.
Por qué faltan las carpetas de contactos compartidos en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows se basa en una plataforma web que utiliza la API de Microsoft Graph en lugar del protocolo MAPI tradicional. El acceso delegado a buzones, calendarios y contactos depende de permisos del lado del servidor que el nuevo Outlook no admite completamente para los contactos. Cuando se concede a un delegado permisos de Editor o Revisor sobre la carpeta Contactos de otro usuario, el nuevo Outlook no muestra esa carpeta bajo el buzón compartido en el panel de carpetas.
Microsoft ha reconocido esta limitación y está trabajando para agregar compatibilidad con carpetas de contactos delegadas en futuras actualizaciones. Hasta que se lance esa característica, los usuarios deben usar métodos alternativos para acceder a los contactos delegados.
Métodos alternativos para acceder a contactos delegados en el nuevo Outlook
Los siguientes métodos le permiten ver y editar contactos de un buzón compartido o de una carpeta de contactos delegados en el nuevo Outlook para Windows. Cada método tiene limitaciones diferentes; elija el que mejor se adapte a su flujo de trabajo.
Método 1: Agregar el buzón compartido como cuenta adicional
- Abrir la configuración de cuentas en el nuevo Outlook
Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y luego seleccione Cuentas. Haga clic en Agregar cuenta. - Ingresar la dirección de correo electrónico del buzón compartido
Escriba la dirección de correo electrónico del buzón cuyos contactos necesita acceder. Por ejemplo, shared@company.com. Haga clic en Continuar. - Iniciar sesión con sus credenciales
Se le pedirá que inicie sesión. Use las credenciales de su propia cuenta de delegado. El sistema verificará sus permisos y agregará el buzón. - Ubicar la carpeta Contactos
Una vez que el buzón aparezca en el panel de carpetas, expándalo. Busque una carpeta llamada Contactos o Personas bajo el buzón compartido. Ahora puede ver y editar los contactos directamente.
Nota: este método agrega todo el buzón como una cuenta separada. Verá todas las carpetas, incluidos Bandeja de entrada, Elementos enviados y Calendario. Si solo necesita los contactos, esto agrega desorden adicional. Puede ocultar las carpetas no deseadas haciendo clic con el botón secundario en ellas y seleccionando Ocultar.
Método 2: Abrir contactos compartidos mediante el módulo Personas
- Cambiar al módulo Personas
Haga clic en el icono Personas en la barra de navegación izquierda. Si no ve Personas, haga clic en los tres puntos en la parte inferior de la barra y seleccione Personas. - Abrir una carpeta de contactos compartidos
Haga clic en los tres puntos en la barra de herramientas del módulo Personas y seleccione Abrir contactos compartidos. Aparece un cuadro de diálogo. - Ingresar la dirección de correo electrónico del delegado
Escriba la dirección de correo electrónico del buzón cuyos contactos desea ver. Haga clic en Abrir. La carpeta de contactos compartidos aparece en Otros contactos en el panel izquierdo.
Nota: este método solo muestra los contactos en modo de solo lectura. No puede editar ni agregar nuevos contactos a la carpeta compartida. Use este método si solo necesita ver los contactos.
Método 3: Exportar contactos desde el Outlook clásico e importarlos al nuevo Outlook
- Abrir el Outlook clásico
Inicie el Outlook clásico (Outlook 2019, 2021 o la versión clásica de Microsoft 365). Asegúrese de tener permisos de delegado sobre la carpeta de contactos. - Navegar a la carpeta de contactos compartidos
En el panel de carpetas, expanda el buzón compartido. Haga clic en la carpeta Contactos. - Exportar contactos a CSV
Haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar. Seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente. Elija Valores separados por comas. Seleccione la carpeta Contactos compartida. Elija un archivo de destino y haga clic en Finalizar. - Importar el CSV al nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar. Seleccione Importar desde CSV o PST. Busque el archivo CSV. Elija importar a su propia carpeta Contactos. Haga clic en Finalizar.
Nota: este método crea una copia estática de los contactos. Los cambios realizados en el buzón original después de la exportación no aparecerán en su copia. Repita el proceso de exportación e importación periódicamente para mantener su copia actualizada.
Método 4: Usar el Outlook clásico solo para contactos delegados
Si edita contactos delegados con frecuencia, mantenga el Outlook clásico instalado junto con el nuevo Outlook. Use el Outlook clásico únicamente para administrar los contactos compartidos. El nuevo Outlook puede seguir siendo su cliente de correo electrónico principal. El Outlook clásico admite las carpetas de contactos delegadas de forma nativa. Puede anclar el Outlook clásico a la barra de tareas para acceder rápidamente a los contactos compartidos.
Limitaciones y aspectos que se deben evitar con las soluciones alternativas
Agregar un buzón compartido como segunda cuenta envía notificaciones separadas
Cuando agrega un buzón compartido como cuenta completa, el nuevo Outlook lo trata como un buzón principal. Recibirá notificaciones de escritorio para el correo nuevo en ese buzón. Para desactivar las notificaciones, vaya a Configuración > Correo > Notificaciones y desactive las notificaciones para la cuenta del buzón compartido.
La opción de contactos compartidos del módulo Personas no admite edición
La característica Abrir contactos compartidos del módulo Personas está diseñada solo para visualización. Si necesita agregar, editar o eliminar contactos, use el Método 1 o el Método 4 en su lugar. Si intenta editar contactos a través de esta vista, aparecerá un mensaje de error.
Los archivos CSV exportados pierden los grupos de contactos y las categorías
Cuando exporta contactos del Outlook clásico a CSV, los grupos de contactos (listas de distribución) y las categorías no se conservan. Los grupos de contactos se exportan como un único elemento de línea y no se pueden expandir en el nuevo Outlook. Si depende de los grupos de contactos, use el formato de exportación PST en su lugar, que conserva los grupos y las categorías. En el asistente de exportación, elija Archivo de datos de Outlook (.pst) en lugar de CSV.
Nuevo Outlook frente al Outlook clásico: comparación del acceso a contactos compartidos
| Elemento | Nuevo Outlook | Outlook clásico |
|---|---|---|
| Visibilidad de la carpeta de contactos delegados | No se muestra automáticamente | Se muestra bajo el buzón compartido |
| Editar contactos compartidos | Solo mediante solución alternativa (agregar cuenta) | Compatibilidad nativa |
| Ver contactos compartidos en modo de solo lectura | Sí, mediante el módulo Personas | Sí |
| Exportar contactos | Solo importación de CSV o PST | Exportación a CSV, PST o vCard |
| Sincronizar actualizaciones del delegado | Solo con el método de cuenta agregada | Automática |
Conclusión
Ahora puede acceder a los contactos delegados en el nuevo Outlook agregando el buzón compartido como segunda cuenta o usando el módulo Personas para la visualización de solo lectura. Si necesita capacidades de edición completas, mantener el Outlook clásico instalado para los contactos compartidos es el enfoque más confiable. Para una copia única, exporte los contactos del Outlook clásico como archivo PST e impórtelos en el nuevo Outlook. Se espera que Microsoft agregue compatibilidad nativa con carpetas de contactos delegadas en una futura actualización del nuevo Outlook, lo que eliminará la necesidad de estas soluciones alternativas.