Cómo copiar un archivo de Word con todas las fuentes vinculadas

Cuando copia un documento de Word que contiene fuentes vinculadas, como gráficos de Excel, imágenes insertadas o archivos de texto vinculados, los vínculos pueden romperse al mover el archivo a otra carpeta o enviarlo a otra persona. Esto ocurre porque Word almacena la ruta absoluta del archivo de origen, y esa ruta cambia cuando se reubica el documento. Este artículo explica cómo copiar un archivo de Word manteniendo intactas todas las fuentes vinculadas mediante la función integrada Package for CD (Paquete para CD) y la gestión manual de carpetas. Aprenderá dos métodos fiables que conservan las conexiones entre su documento y sus archivos de soporte.

Por qué se rompen las fuentes vinculadas al copiar un archivo de Word

Word almacena la ruta absoluta completa de cada archivo de origen vinculado. Por ejemplo, un gráfico de Excel vinculado podría apuntar a C:\Users\Name\Documents\Sales\chart.xlsx. Cuando copia el documento de Word a una nueva ubicación, la ruta absoluta ya no coincide con la nueva ubicación. Word muestra entonces una advertencia de vínculo roto o un marcador de posición vacío en lugar del contenido vinculado.

Las fuentes vinculadas incluyen hojas de cálculo de Excel, diapositivas de PowerPoint, archivos PDF, imágenes almacenadas en una unidad de red y archivos de texto insertados como objetos vinculados. El tipo de vínculo depende de cómo se insertó el objeto. Los objetos insertados mediante Insertar > Objeto > Crear desde archivo con la casilla Vincular al archivo seleccionada están vinculados. Los objetos insertados directamente están incrustados, no vinculados, y no se rompen.

Para copiar un archivo de Word con todas las fuentes vinculadas correctamente, debe crear un paquete autocontenido que incluya todos los archivos vinculados o asegurarse de que las rutas relativas sigan siendo válidas después de la copia. Ambos enfoques se explican a continuación.

Dos métodos para copiar un archivo de Word con todas las fuentes vinculadas

Método 1: usar la función Package for CD

La función Package for CD copia el documento de Word y todos los archivos vinculados en una sola carpeta. También actualiza los vínculos dentro del documento para que apunten a la nueva carpeta. Esta función está disponible en Word 2010 hasta Word 2021 y Microsoft 365. No se requiere un CD real.

1. Abra el documento de Word
   Inicie Word y abra el archivo que contiene fuentes vinculadas.
2. Vaya a Archivo > Publicar > Package for CD
   Si no ve Publicar, haga clic en Archivo > Guardar como y busque la opción Package for CD en el cuadro de diálogo Guardar como, en Herramientas o en Guardar como tipo. En Microsoft 365, es posible que deba agregar el comando a la Barra de herramientas de acceso rápido.
3. Asigne un nombre al paquete
   En el cuadro de diálogo Package for CD, escriba un nombre para el paquete. Este nombre se convierte en el nombre de la carpeta.
4. Agregue archivos vinculados automáticamente
   Word examina el documento y enumera todas las fuentes vinculadas. Haga clic en Agregar para incluir archivos adicionales manualmente si es necesario. Revise la lista para confirmar que aparecen todas las fuentes necesarias.
5. Configure las opciones de actualización de vínculos
   Haga clic en Opciones. Seleccione las casillas Actualizar vínculos al guardar e Incrustar fuentes TrueType si desea que el documento se vea igual en otras computadoras. Haga clic en Aceptar.
6. Copie a una carpeta
   Haga clic en Copiar a carpeta. Elija una carpeta de destino. Word crea una subcarpeta con el nombre de su paquete y copia el documento y todos los archivos vinculados en ella.
7. Pruebe los vínculos
   Abra la copia del documento de Word desde la nueva carpeta. Presione Ctrl+A y luego F9 para actualizar todos los campos. Verifique que el contenido vinculado se muestre correctamente.

Método 2: copia manual de carpeta con rutas relativas

Si no puede usar Package for CD, puede mover manualmente los archivos vinculados a la misma carpeta que el documento de Word y luego copiar toda la carpeta. Este método requiere que cambie los vínculos para usar rutas relativas.

1. Enumere todas las fuentes vinculadas
   En Word, vaya a Archivo > Información > Editar vínculos a archivos. El cuadro de diálogo muestra cada fuente vinculada con su ruta actual. Anote los nombres y las ubicaciones de los archivos.
2. Copie todos los archivos vinculados a una nueva carpeta
   Cree una nueva carpeta. Copie el documento de Word y cada archivo de origen vinculado en esta carpeta.
3. Cambie los vínculos a rutas relativas
   En el cuadro de diálogo Editar vínculos a archivos, seleccione cada vínculo y haga clic en Cambiar origen. Busque la copia del archivo en la nueva carpeta. Repita el proceso para todos los vínculos.
4. Guarde el documento
   Presione Ctrl+S para guardar el documento con los vínculos relativos actualizados.
5. Copie toda la carpeta
   Copie la carpeta a una unidad USB, un recurso compartido de red o almacenamiento en la nube. Todos los vínculos siguen siendo válidos siempre que se conserve la estructura de carpetas.

Problemas comunes al copiar archivos de Word con fuentes vinculadas

Package for CD no aparece en el menú

En Word para Microsoft 365, el comando Package for CD puede no aparecer en la cinta de opciones de forma predeterminada. Agréguelo a la Barra de herramientas de acceso rápido: haga clic en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido. En Elegir comandos de, seleccione Todos los comandos. Desplácese hasta Package for CD, haga clic en Agregar y luego en Aceptar. El comando ahora aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Las fuentes vinculadas no aparecen en Editar vínculos a archivos

Si el cuadro de diálogo Editar vínculos a archivos está vacío, es posible que el documento contenga objetos incrustados en lugar de objetos vinculados. Los objetos incrustados no se rompen al copiarlos porque los datos se almacenan dentro del archivo de Word. Para comprobarlo, haga clic con el botón derecho en un objeto y seleccione Objeto de hoja de cálculo vinculado > Vínculos. Si Vínculos aparece atenuado, el objeto está incrustado.

Los vínculos siguen rompiéndose después de usar Package for CD

Esto puede ocurrir si el archivo de origen vinculado no está en la misma carpeta que el documento de Word dentro del paquete. Abra la carpeta del paquete y verifique que todos los archivos vinculados estén presentes. Si falta un archivo, repita el proceso de Package for CD y asegúrese de haber agregado todas las fuentes.

Las rutas relativas no funcionan entre unidades diferentes

Las rutas relativas solo funcionan cuando el documento de Word y los archivos vinculados están en la misma unidad. Si copia la carpeta a una letra de unidad diferente, Word puede seguir buscando la unidad original. Copie siempre toda la carpeta a la misma unidad donde planea abrir el documento.

Package for CD frente a copia manual de carpeta: diferencias clave

Elemento	Package for CD	Copia manual de carpeta
Tiempo de configuración	2-3 minutos	5-10 minutos
Automatización	Recopila automáticamente los archivos vinculados	Requiere copia manual de archivos
Actualización de vínculos	Actualización automática de rutas relativas	Cambiar origen manual para cada vínculo
Disponibilidad de la función	Word 2010 a 2021, puede requerir agregarlo a la QAT en M365	Todas las versiones de Word
Incrustación de fuentes	Opcional mediante el cuadro de diálogo Opciones	No disponible
Fiabilidad entre unidades	Alta — todos los archivos en una carpeta	Moderada — requiere la misma letra de unidad

Ahora puede copiar un archivo de Word con todas las fuentes vinculadas usando la función Package for CD o el método manual de carpeta. Para transferencias frecuentes, agregue Package for CD a la Barra de herramientas de acceso rápido para agilizar el proceso. Como sugerencia avanzada, use rutas relativas desde el principio al insertar objetos vinculados colocando el archivo de Word y los archivos de origen en la misma carpeta antes de vincularlos.