Cómo mover archivos de Word entre inquilinos de office 365

Cuando cambia de empleador o fusiona empresas, a menudo necesita mover documentos de Word de un inquilino de Office 365 a otro. La función de arrastrar y soltar directamente entre inquilinos no funciona porque cada inquilino es un entorno en la nube separado con sus propios permisos y almacenamiento. Este artículo explica tres métodos confiables para transferir archivos de Word entre inquilinos: descargar y volver a cargar, usar herramientas de migración de SharePoint y usar el uso compartido entre inquilinos de Grupos de Microsoft 365 o Teams. Aprenderá los pasos exactos para cada método y cómo evitar problemas comunes de permisos y formato.

Por qué no puede simplemente arrastrar archivos entre inquilinos

Los inquilinos de Office 365 son dominios en la nube aislados. Cada inquilino tiene su propio Azure Active Directory, sitios de SharePoint y almacenamiento de OneDrive. Cuando abre Word desde un inquilino, solo ve los archivos almacenados en el SharePoint o OneDrive de ese inquilino. No hay un selector de archivos integrado entre inquilinos en Word. Si intenta copiar un vínculo de un inquilino y pegarlo en Word Online de otro inquilino, se producirá un error de permisos. La única forma de mover el contenido real del archivo es transferirlo fuera del límite del inquilino, ya sea descargándolo o utilizando una herramienta de migración que pueda autenticarse en ambos inquilinos.

Método 1: Descargar y volver a cargar el archivo de Word

Este método funciona mejor para un solo archivo o un lote pequeño de archivos. No requiere software adicional y se puede realizar en unos minutos por archivo.

1. Abrir el archivo en el inquilino de origen
   Inicie sesión en Office 365 con su cuenta del inquilino de origen. Vaya a la biblioteca de documentos de SharePoint o a la carpeta de OneDrive que contiene el archivo de Word. Haga clic en el archivo para abrirlo en Word Online.
2. Descargar el archivo a su equipo local
   En Word Online, haga clic en Archivo > Guardar como > Descargar una copia. Como alternativa, vuelva a la biblioteca de documentos, seleccione el archivo y haga clic en Descargar en la barra de herramientas. El archivo se guarda en su carpeta de Descargas predeterminada como un archivo .docx.
3. Iniciar sesión en el inquilino de destino
   Abra una nueva pestaña del navegador o una ventana de incógnito. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta del inquilino de destino. Vaya al sitio de SharePoint o a la carpeta de OneDrive donde desea almacenar el archivo.
4. Cargar el archivo al inquilino de destino
   En la biblioteca de documentos de destino, haga clic en Cargar > Archivos. Seleccione el archivo .docx descargado de su equipo. El archivo se carga y queda disponible en el inquilino de destino.
5. Abrir y verificar el archivo
   Haga clic en el archivo cargado para abrirlo en Word Online o en Word de escritorio. Compruebe que todo el contenido, el formato y los objetos incrustados aparezcan correctamente. Si el archivo contiene macros o controles ActiveX, es posible que deba habilitarlos en la configuración del Centro de confianza del inquilino de destino.

Método 2: Usar la Herramienta de migración de SharePoint para transferencias masivas

Si necesita mover decenas o cientos de archivos de Word, se recomienda la Herramienta de migración de SharePoint (SPMT). SPMT puede conectarse a ambos inquilinos y copiar archivos mientras conserva la estructura de carpetas y algunos metadatos. Debe tener permisos de Administrador global o Administrador de SharePoint en ambos inquilinos.

1. Descargar e instalar SPMT
   Vaya al Centro de descargas de Microsoft y busque SharePoint Migration Tool. Descargue e instale la versión más reciente en un equipo con Windows 10 u 11 que tenga acceso a Internet.
2. Agregar el inquilino de origen como origen
   Abra SPMT. En la pantalla de bienvenida, haga clic en Comenzar. Elija SharePoint como tipo de origen. Introduzca la dirección URL del sitio de SharePoint del inquilino de origen e inicie sesión con sus credenciales del inquilino de origen. SPMT mostrará las bibliotecas de documentos disponibles en ese sitio.
3. Seleccionar los archivos de Word que se van a migrar
   Explore la biblioteca de documentos de origen y marque las casillas junto a los archivos o carpetas de Word que desea mover. También puede usar la opción de filtro para mostrar solo archivos .docx.
4. Agregar el inquilino de destino como destino
   Haga clic en Siguiente. Elija SharePoint como tipo de destino. Introduzca la dirección URL del sitio de SharePoint del inquilino de destino e inicie sesión con sus credenciales del inquilino de destino. Seleccione la biblioteca de documentos y la carpeta de destino.
5. Configurar las opciones de migración
   SPMT le preguntará si desea conservar el historial de versiones de los archivos. Para los archivos de Word, normalmente es suficiente con conservar solo la versión más reciente. También puede optar por mantener los permisos de los archivos, pero esto requiere que las cuentas de usuario existan en ambos inquilinos. Haga clic en Iniciar migración.
6. Supervisar la migración
   SPMT muestra una barra de progreso y un registro de cada archivo transferido. Cuando finalice la migración, revise el resumen para ver si hay errores. Los errores comunes incluyen archivos bloqueados o que superan el límite de tamaño de archivo de 250 MB. Resuelva los errores desbloqueando archivos o dividiendo documentos grandes.

Método 3: Uso compartido entre inquilinos mediante acceso de invitado de SharePoint

Si no necesita mover el archivo de forma permanente, puede compartirlo entre inquilinos utilizando la característica de uso compartido externo de SharePoint. Este método mantiene el archivo en el inquilino de origen, pero permite que los usuarios del inquilino de destino lo vean y editen.

1. Habilitar el uso compartido externo en el inquilino de origen
   Vaya al Centro de administración de SharePoint en el inquilino de origen. En Directivas > Uso compartido, asegúrese de que el uso compartido externo esté configurado en Permitir el uso compartido con usuarios externos autenticados. Aplique esta configuración al sitio específico que contiene el archivo de Word.
2. Compartir el archivo con un usuario invitado del inquilino de destino
   Vaya a la biblioteca de documentos del inquilino de origen. Seleccione el archivo de Word y haga clic en Compartir. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario del inquilino de destino. Establezca los permisos en Puede editar o Puede ver. Haga clic en Enviar. El usuario de destino recibe un correo electrónico con un vínculo.
3. El usuario de destino abre el archivo
   El usuario de destino hace clic en el vínculo e inicia sesión con sus credenciales del inquilino de destino. Word Online abre el archivo desde el inquilino de origen. El usuario puede editar el archivo, pero los cambios se guardan en el inquilino de origen.
4. Copiar el archivo al inquilino de destino (opcional)
   Si el usuario de destino necesita una copia permanente, puede descargar el archivo desde Word Online (Archivo > Guardar como > Descargar una copia) y luego cargarlo en su propio inquilino utilizando el Método 1.

Problemas comunes al mover archivos de Word entre inquilinos

Errores de permisos al abrir el archivo en el inquilino de destino

Esto ocurre cuando intenta abrir un archivo que se compartió mediante un vínculo directo desde el inquilino de origen sin otorgar acceso explícito al usuario de destino. Utilice siempre el botón Compartir y envíe la invitación a la dirección de correo electrónico del usuario de destino. No copie la dirección URL de la barra de direcciones del navegador.

Cambios de formato después de volver a cargar

Algunos elementos de formato, como las fuentes personalizadas que no están instaladas en el entorno de Office del inquilino de destino, pueden cambiar. Para evitarlo, incruste las fuentes en el archivo de Word antes de descargarlo. En Word de escritorio, vaya a Archivo > Opciones > Guardar y marque Incrustar fuentes en el archivo. Elija Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento para mantener el tamaño del archivo pequeño.

Los archivos grandes no se pueden cargar

Los archivos de Word de más de 250 MB no se pueden cargar en SharePoint Online o OneDrive a través del navegador. Utilice SPMT para archivos grandes o comprima el archivo reduciendo la resolución de las imágenes. En Word, seleccione cualquier imagen, vaya a Formato de imagen > Comprimir imágenes y elija Correo electrónico (96 ppp) para obtener el tamaño de archivo más pequeño.

El historial de versiones se pierde después de descargar y volver a cargar

Cuando descarga un archivo y lo vuelve a cargar, solo se transfiere la versión más reciente. Si necesita el historial de versiones, utilice SPMT con la opción Conservar versiones. Tenga en cuenta que SPMT puede conservar hasta 500 versiones, pero el inquilino de destino debe tener habilitado el control de versiones en la biblioteca de documentos.

Descarga vs SPMT vs Uso compartido entre inquilinos: Qué método usar

Elemento	Descargar y volver a cargar	Herramienta de migración de SharePoint	Uso compartido entre inquilinos
Número de archivos	1 a 10 archivos	10 a miles de archivos	Cualquiera, pero los archivos permanecen en el inquilino de origen
Permisos necesarios	Acceso de edición en ambos inquilinos	Administrador de SharePoint en ambos inquilinos	Uso compartido externo habilitado en el inquilino de origen
Conserva el historial de versiones	No	Sí, hasta 500 versiones	No aplicable
Conserva los metadatos	No	Sí, incluidas columnas y etiquetas	No aplicable
Requiere equipo local	Sí	Sí	No
Ideal para	Transferencias rápidas únicas	Proyectos de migración masiva	Colaboración temporal entre inquilinos

Después de mover sus archivos de Word, abra cada documento en el inquilino de destino y verifique que los vínculos a otros archivos sigan funcionando. Los vínculos relativos dentro de la misma biblioteca de documentos deben permanecer intactos, pero los vínculos absolutos que apuntan a la dirección URL del inquilino de origen se romperán. Utilice la característica Editar vínculos a archivos de Word (Archivo > Información > Editar vínculos a archivos) para actualizar cualquier referencia externa rota. Para la gestión a largo plazo, considere la posibilidad de establecer una relación de confianza entre inquilinos mediante la colaboración B2B de Azure AD, que permite el acceso sin problemas a los sitios de SharePoint entre inquilinos sin mover archivos.