Necesitas llamar la atención de un colega sobre una oración o tabla específica en un documento de Word compartido. La función de mención en comentarios te permite etiquetar a alguien por su nombre, lo que le envía una notificación por correo electrónico con un enlace directo a ese comentario. Este artículo explica cómo usar la @mención en los comentarios de Word, qué deben tener configurado tus compañeros para recibir notificaciones y cómo evitar errores comunes como escribir un nombre incorrecto u omitir una respuesta.
Puntos clave: Uso de @menciones en los comentarios de Word
- @mención en un comentario: Escribe @ seguido del nombre de la persona para etiquetarla y enviarle una notificación.
- Panel de revisión > Nuevo comentario > @nombre: La única forma de activar una notificación es usar @mención dentro de un comentario o respuesta.
- Archivo > Información > Administrar documento > Resolver: Marca un hilo de comentarios como resuelto cuando el problema esté terminado para que los compañeros no se confundan con menciones antiguas.
Qué hace la función de mención y qué requiere
La función de mención en los comentarios de Word forma parte de las herramientas de colaboración de Microsoft 365. Cuando escribes @ y luego el nombre de una persona en un comentario, Word resuelve ese nombre en el directorio de tu organización. La persona etiquetada recibe una notificación por correo electrónico que incluye el nombre del documento, el texto del comentario y un enlace que abre el documento en ese comentario exacto.
Para usar menciones, necesitas una suscripción a Microsoft 365. El documento debe guardarse en OneDrive, SharePoint o Grupos de Microsoft 365. La persona a la que mencionas también debe estar en el directorio de tu organización. Si escribes un nombre que Word no puede encontrar, el texto permanece como texto sin formato y no se envía ninguna notificación.
Requisitos previos para el remitente
Debes haber iniciado sesión en Word con tu cuenta de trabajo o escuela. Tu documento debe estar almacenado en la nube. Los archivos .docx locales no admiten notificaciones de menciones.
Requisitos previos para el destinatario
El compañero debe tener una dirección de correo electrónico válida en el directorio de tu organización. Su configuración de notificaciones en Microsoft 365 debe permitir alertas por correo electrónico para menciones en documentos. De forma predeterminada, esta opción está habilitada.
Pasos para mencionar a un compañero en un comentario de Word
Sigue estos pasos para etiquetar a alguien y activar una notificación.
- Abre el documento y selecciona el texto
Abre el documento que está guardado en OneDrive o SharePoint. Selecciona la palabra, la oración o la celda de tabla sobre la que quieres comentar. - Crea un nuevo comentario
Ve a la pestaña Revisar en la cinta de opciones. Haz clic en Nuevo comentario. Se abre un globo de comentario o el panel de revisión. - Escribe el símbolo @
En el cuadro de texto del comentario, escribe @. Aparece un pequeño menú que muestra nombres del directorio de tu organización. - Selecciona la persona correcta
Empieza a escribir el nombre o el apellido de la persona. La lista se filtra a medida que escribes. Haz clic en el nombre correcto. Word inserta el nombre con un resaltado azul y agrega su alias de correo electrónico en segundo plano. - Termina el comentario y publícalo
Escribe cualquier texto adicional después del nombre. Presiona Ctrl + Entrar o haz clic en el botón Publicar (icono de avión de papel) para enviar el comentario. Se envía una notificación por correo electrónico a la persona etiquetada en unos minutos.
Responder a un comentario con una mención
También puedes mencionar a alguien en una respuesta a un hilo de comentarios existente.
- Abre el hilo de comentarios
Haz clic en el globo de comentario en el documento o abre el panel de revisión. - Haz clic en Responder
Escribe @ y selecciona el nombre de la persona en el directorio. - Publica la respuesta
Presiona Ctrl + Entrar para enviar. La persona recibe una notificación aunque no se la haya mencionado en el comentario original.
Errores comunes y limitaciones de la función de mención
La @mención no muestra ningún nombre
Si escribes @ y no aparece ningún nombre, el documento no está guardado en una ubicación en la nube. Guarda el archivo en OneDrive o SharePoint. Si el documento ya está en la nube, cierra la sesión de Word y vuelve a iniciarla con tu cuenta de trabajo o escuela.
La persona no recibió la notificación
Verifica que la persona esté en el directorio de tu organización. Si escribiste el nombre manualmente sin seleccionarlo del menú, Word lo trata como texto sin formato y no envía una notificación. Elimina el texto y usa el menú @ para seleccionar el nombre de nuevo. También pídele a la persona que revise su carpeta de correo no deseado en busca del correo de Microsoft 365.
Mencionar a alguien fuera de tu organización
No puedes mencionar a una persona que no esté en tu inquilino de Microsoft 365. Los usuarios invitados que se han invitado al inquilino se pueden mencionar solo si tienen una cuenta válida en el directorio. Los colaboradores externos sin una cuenta de invitado no reciben ninguna notificación.
Las notificaciones se retrasan o faltan en el móvil
La aplicación móvil de Outlook o la aplicación móvil de Word pueden retrasar las notificaciones hasta 15 minutos. Para una entrega más rápida, usa la versión de escritorio de Outlook o la versión de Word en el navegador.
Word de escritorio vs Word en línea: diferencias en el comportamiento de las menciones
| Elemento | Word de escritorio | Word en línea |
|---|---|---|
| Apariencia del menú de @mención | Aparece después de escribir @ y unas pocas letras | Aparece al instante cuando se escribe @ |
| Atajo para publicar comentario | Ctrl + Entrar | Ctrl + Entrar o hacer clic en el botón Publicar |
| Velocidad de notificación | Normalmente 1-5 minutos | Normalmente 1-5 minutos |
| Compatibilidad con documentos sin conexión | Las menciones no funcionan sin conexión | No aplicable (solo navegador) |
| Resolver hilo | Haz clic derecho en el comentario > Resolver hilo | Haz clic en los tres puntos > Resolver hilo |
La función de mención funciona igual en ambas versiones para la tarea principal de etiquetar a un compañero. La principal diferencia es el atajo de teclado para publicar y la forma de resolver un hilo de comentarios.
Ahora puedes usar la @mención en los comentarios de Word para notificar a tus compañeros sobre partes específicas de un documento. Asegúrate de que el archivo esté guardado en OneDrive o SharePoint antes de empezar. La próxima vez que colabores en un informe, intenta responder a un comentario existente con una @mención en lugar de crear un nuevo hilo de comentarios. Para notificaciones más rápidas, pide a tus compañeros que mantengan Outlook abierto en el navegador o en la aplicación de escritorio.