Necesita combinar varios documentos de Word que contienen cada uno cambios controlados independientes de diferentes revisores. El método predeterminado de copiar y pegar pierde las marcas de revisión o crea ediciones conflictivas que son difíciles de revisar. Word ofrece una función integrada llamada Combinar documentos que fusiona el contenido y conserva los cambios controlados de cada autor como conjuntos de revisiones distintos. Este artículo explica cómo usar la función Combinar correctamente, qué sucede con el formato y los comentarios durante la combinación, y qué hacer cuando el documento combinado muestra un comportamiento inesperado.
Puntos clave: Combinar documentos de Word con cambios controlados separados
- Revisar > Comparar > Combinar: Fusiona dos documentos en uno mientras mantiene intactos los cambios controlados de cada revisor.
- Selección del documento original y del documento revisado: El orden importa: los cambios del documento revisado se aplican sobre el documento original.
- Mostrar cambios en un documento nuevo: Elegir este destino de combinación evita la corrupción de los archivos de origen y ofrece un resultado combinado limpio.
Cómo la función Combinar conserva conjuntos de revisiones separados
La función Combinar de Word está diseñada para escenarios en los que dos personas han editado el mismo documento base de forma independiente. A diferencia de copiar y pegar, que descarta los metadatos de revisión, Combinar lee los cambios controlados de cada documento y los etiqueta con el nombre del autor original. Cada conjunto de revisiones permanece editable en el documento combinado, por lo que puede aceptar o rechazar los cambios de cada revisor por separado.
Para usar Combinar correctamente, necesita dos documentos que compartan el mismo origen; por ejemplo, un documento maestro enviado a dos revisores que hicieron sus propios cambios controlados. Si los documentos no comparten un ancestro común, Combinar trata todo el contenido como una inserción, lo que anula el propósito. También necesita que ambos documentos estén guardados en formato .docx; la función no funciona con archivos .doc o .rtf.
Pasos para combinar dos documentos con diferentes conjuntos de revisiones
Siga estos pasos para combinar dos documentos mientras conserva los cambios controlados de cada revisor. El proceso funciona igual en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016 en Windows y Mac.
- Abra el primer documento o el documento original
Inicie Word y abra el documento que representa la versión inicial antes de que se hicieran cambios. Este documento servirá como base para la combinación. - Vaya a Revisar > Comparar > Combinar
Haga clic en la pestaña Revisar de la cinta de opciones. En el grupo Comparar, haga clic en Comparar y luego seleccione Combinar en el menú desplegable. Se abre el cuadro de diálogo Combinar documentos. - Seleccione el documento original y el documento revisado
En el campo Documento original, haga clic en el icono de carpeta y busque el documento que contiene el texto base. En el campo Documento revisado, seleccione el documento que contiene los cambios controlados que desea combinar. Los cambios del documento revisado se aplicarán sobre el original. - Elija el destino de la combinación
En la sección Mostrar cambios en, seleccione Documento nuevo. Esta opción crea un documento nuevo que contiene el resultado combinado y deja intactos los archivos originales. No elija Documento original ni Documento revisado porque esas opciones sobrescriben los archivos de origen. - Establezca las opciones de comparación
Haga clic en el botón Más del cuadro de diálogo Combinar documentos. Revise la configuración en Configuración de comparación. De forma predeterminada, Word compara texto, formato, comentarios y encabezados. Desmarque cualquier categoría que no desee controlar, como Formato si solo le interesan los cambios de contenido. - Haga clic en Aceptar y revise el documento combinado
Word crea un documento nuevo con el contenido combinado. El panel de revisiones muestra todos los cambios controlados de ambos documentos, etiquetados con el nombre de cada revisor. Use la pestaña Revisar para aceptar o rechazar cambios individualmente o en bloque.
Combinar más de dos documentos
El cuadro de diálogo Combinar de Word solo fusiona dos documentos a la vez. Para combinar tres o más versiones, repita el proceso de forma incremental. Comience combinando el documento original con el primer documento revisado. Luego use el documento combinado resultante como el nuevo original y combínelo con el siguiente documento revisado. Cada iteración conserva los conjuntos de revisiones de todas las combinaciones anteriores.
Problemas comunes al combinar conjuntos de revisiones
Todos los cambios aparecen como inserciones sin nombre de autor
Esto ocurre cuando los dos documentos no comparten una base común. Word no puede detectar qué se eliminó o movió, por lo que trata todo el contenido del documento revisado como texto nuevo. Para evitarlo, comience siempre desde el mismo documento original. Si ya perdió el documento base, use la función Combinar de todos modos, pero espere revisar manualmente cada inserción.
Faltan comentarios de un revisor en el documento combinado
Word combina los comentarios solo si están adjuntos a texto que existe en ambos documentos. Si un revisor agregó un comentario a un párrafo que se eliminó en la otra versión, el comentario puede perderse. Para conservar todos los comentarios, asegúrese de que la casilla Comentarios esté marcada en la configuración de comparación. Después de combinar, revise el panel de revisiones en busca de comentarios huérfanos.
Conflictos de formato entre los dos documentos
Cuando ambos documentos usan estilos diferentes para el mismo elemento, Word marca la diferencia de formato como un cambio controlado. Esto puede saturar la lista de revisiones. Para suprimir el seguimiento de formato durante la combinación, abra el cuadro de diálogo Combinar, haga clic en Más y desmarque Formato. Después de la combinación, aplique un conjunto de estilos coherente a todo el documento.
Combinar documentos vs. Comparar documentos: diferencias clave
| Elemento | Combinar documentos | Comparar documentos |
|---|---|---|
| Propósito | Fusionar dos versiones del mismo documento que se editaron de forma independiente | Mostrar las diferencias entre dos versiones de un documento |
| Resultado | Un documento nuevo que contiene ambos conjuntos de cambios controlados | Un documento nuevo que muestra las diferencias como cambios controlados |
| Conjuntos de revisiones conservados | Sí, los cambios de cada revisor se mantienen separados | No, todas las diferencias se atribuyen a un solo autor |
| Comentarios combinados | Sí, se conservan los comentarios de ambos documentos | Sí, los comentarios se muestran como comentarios del autor original |
| Caso de uso | Dos revisores editaron el mismo original de forma independiente | Tiene dos versiones y desea ver qué cambió |
Use Combinar cuando necesite conservar la identidad de cada revisor y su conjunto de revisiones. Use Comparar cuando solo necesite una lista limpia de diferencias sin importar quién hizo cada cambio.
Ahora puede combinar varios documentos de Word manteniendo intactos los cambios controlados de cada revisor. Comience con la función Combinar en Revisar > Comparar, elija siempre Documento nuevo como destino de la combinación y repita el proceso para versiones adicionales. Para una combinación más limpia, desmarque Formato en la configuración de comparación si las diferencias de estilo no son relevantes. Para acelerar la revisión, use el comando Aceptar todos los cambios de la pestaña Revisar después de confirmar que la combinación es correcta.