Cuando elimina un equipo de Microsoft Teams, su sitio de SharePoint conectado no siempre se elimina. Esto deja sitios huérfanos que consumen almacenamiento y pueden exponer datos confidenciales. Los propietarios de SharePoint necesitan un método confiable para detectar estos sitios huérfanos después de una limpieza de Teams. Este artículo explica por qué ocurren los sitios huérfanos y proporciona una lista de verificación paso a paso para encontrarlos y administrarlos.
Puntos clave: Lista de verificación para la detección de sitios de SharePoint huérfanos
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos: Filtre por tipo de sitio “Sitio de grupo” para enumerar todos los sitios conectados a Grupos de Microsoft 365.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Grupos > Grupos eliminados: Vea los grupos eliminados recientemente para identificar sitios huérfanos que aún existen.
- Cmdlet de PowerShell Get-SPOSite: Use el parámetro -Filter para encontrar sitios sin un grupo asociado en el inquilino.
Por qué aparecen sitios de SharePoint huérfanos después de la limpieza de Teams
Cada equipo de Microsoft Teams respalda un grupo de Microsoft 365. Ese grupo posee un sitio de grupo de SharePoint. Cuando elimina un equipo desde la aplicación Teams, el grupo de Microsoft 365 se elimina de forma reversible y se mueve a la papelera de reciclaje de Azure AD. El grupo y su sitio de SharePoint no se eliminan permanentemente hasta que el grupo se elimina de forma definitiva de la papelera de reciclaje o después de 30 días. Si el grupo se elimina de forma definitiva, el sitio de SharePoint también se elimina. Sin embargo, si el grupo solo se elimina de forma reversible y lo restaura, el sitio vuelve. El escenario de sitio huérfano ocurre cuando el grupo se elimina permanentemente pero el sitio de SharePoint permanece debido a una política de retención, un bloqueo de sitio o una acción de administrador que desconecta el sitio del grupo. En otros casos, un administrador puede eliminar el grupo directamente desde Azure AD sin eliminar el sitio de SharePoint. El resultado es un sitio de SharePoint que no tiene un propietario de grupo de Microsoft 365 activo, ni conexión a Teams, ni una forma clara de administrarlo a través de la administración estándar de Teams.
Lista de verificación para encontrar sitios de SharePoint huérfanos
Use esta lista de verificación para identificar sitios huérfanos en su inquilino de SharePoint. Realice cada paso en orden. Registre las direcciones URL y los nombres de los sitios para acciones posteriores.
- Abra el centro de administración de SharePoint
Inicie sesión con su cuenta de administrador de Microsoft 365. Vaya al centro de administración de SharePoint escribiendo admin.microsoft.com/SharePoint en su navegador. Seleccione Sitios activos en el menú de navegación izquierdo. - Filtre por tipo de sitio
En la parte superior de la lista de Sitios activos, haga clic en el botón Filtrar. Elija Sitio de grupo en la lista desplegable. Esto muestra todos los sitios de grupo, incluidos los conectados a grupos de Microsoft 365 y Teams. Tenga en cuenta que los sitios de comunicación no se ven afectados por la limpieza de Teams. - Exporte la lista de sitios
Haga clic en el botón Exportar en la parte superior de la lista de sitios. La exportación descarga un archivo CSV que contiene todos los sitios filtrados. Guarde el archivo en su unidad local. Abra el CSV en Excel o en un editor de texto. - Revise la columna GroupId
En el archivo CSV, localice la columna llamada GroupId. Esta columna contiene el identificador único del grupo de Microsoft 365 conectado a cada sitio. Una celda GroupId en blanco indica que el sitio no está vinculado a ningún grupo. Estos sitios son posibles huérfanos. Anote la URL y el nombre del sitio para cada fila con GroupId en blanco. - Verifique el estado del grupo en el centro de administración de Microsoft 365
Abra el centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Vaya a Equipos y grupos > Grupos eliminados. Busque el nombre del grupo que coincida con el sitio que identificó. Si el grupo aparece como eliminado, el sitio está huérfano. Si el grupo no aparece, el grupo se eliminó de forma definitiva y el sitio permanece huérfano. - Use PowerShell para confirmar los sitios huérfanos
Instale el Shell de administración de SharePoint Online si aún no lo ha hecho. Ejecute el siguiente comando para conectarse a SharePoint:Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Luego ejecute:Get-SPOSite -IncludePersonalSite $false -Filter "GroupId -eq '00000000-0000-0000-0000-000000000000'". Esto devuelve todos los sitios sin asociación de grupo. Compare los resultados con su lista CSV. - Revise el sitio en busca de contenido restante
Visite cada URL de sitio huérfano. Revise las bibliotecas de documentos, las listas y los permisos. Documente el tamaño de almacenamiento y cualquier dato confidencial. Este paso le ayuda a decidir si eliminar el sitio o conservarlo.
Si encuentra sitios huérfanos: qué hacer a continuación
Después de identificar sitios huérfanos, tiene tres opciones. Elija según los requisitos de retención de datos y las políticas de seguridad de su organización.
El sitio huérfano aún tiene un grupo activo en eliminación reversible
Si el grupo de Microsoft 365 está en estado de eliminación reversible, restaure el grupo para volver a conectar el sitio. En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Equipos y grupos > Grupos eliminados. Seleccione el grupo y haga clic en Restaurar grupo. El sitio recupera su propietario de grupo. Luego puede decidir conservar el equipo o eliminarlo correctamente.
El sitio huérfano no tiene grupo y contiene datos importantes
Si el grupo se eliminó permanentemente pero el sitio contiene datos empresariales, convierta el sitio en un sitio de comunicación o asigne un nuevo propietario. En el centro de administración de SharePoint, seleccione el sitio. Haga clic en Permisos y agregue un propietario del sitio. Luego vaya a Configuración y cambie el tipo de sitio si es necesario. Esto mantiene el contenido accesible.
El sitio huérfano no tiene grupo ni contenido valioso
Si el sitio está vacío o contiene solo datos de prueba, elimínelo para liberar almacenamiento. En el centro de administración de SharePoint, seleccione el sitio. Haga clic en Eliminar en la parte superior de la página. Confirme la eliminación. El sitio se mueve a la papelera de reciclaje de SharePoint. Vacíe la papelera de reciclaje después de 30 días para eliminar el sitio permanentemente.
Prevención de sitios huérfanos en futuras limpiezas
Para evitar sitios huérfanos, elimine siempre los equipos a través del centro de administración de Microsoft 365 o Azure AD. Esto garantiza que el grupo y el sitio de SharePoint se eliminen juntos. Capacite a los propietarios de equipos para que usen la ruta de eliminación correcta: vaya a la aplicación Teams, seleccione el equipo, haga clic en los tres puntos, elija Eliminar el equipo y confirme. Como alternativa, use el centro de administración de Microsoft 365 para eliminar el grupo. Nunca elimine un grupo directamente desde Azure AD sin antes verificar si hay sitios de SharePoint conectados. Establezca una política de retención para sitios de SharePoint que elimine automáticamente los sitios después de que se elimine un grupo. Use el centro de administración de SharePoint Directivas > Retención para crear una política que elimine los sitios huérfanos después de 90 días.
Sitio de grupo vs sitio huérfano: diferencias clave
| Elemento | Sitio de grupo (conectado) | Sitio huérfano |
|---|---|---|
| Asociación de grupo | Vinculado a un grupo de Microsoft 365 activo | Sin grupo o grupo eliminado |
| Administración de propietarios | Administrado a través de los propietarios del grupo | Sin propietario; debe asignarse manualmente |
| Consumo de almacenamiento | Cuenta para el almacenamiento del grupo | Cuenta para el almacenamiento del inquilino |
| Comportamiento de eliminación | Eliminar el grupo elimina el sitio | Debe eliminarse por separado |
| Visibilidad en Teams | Aparece en la aplicación Teams | No visible en Teams |
Ahora puede encontrar sistemáticamente sitios de SharePoint huérfanos después de una limpieza de Teams. Ejecute la lista de verificación mensualmente para detectar nuevos sitios huérfanos a tiempo. Use la exportación del centro de administración de SharePoint y los comandos de PowerShell para automatizar la detección. Para la administración a largo plazo, configure una política de retención que elimine automáticamente los sitios sin grupo después de 90 días.