Cuando comparte una biblioteca de SharePoint directamente con usuarios específicos, esos permisos pueden anular la configuración de acceso más amplia a nivel de sitio. Esto crea confusión cuando los usuarios obtienen acceso a documentos que no deberían ver o cuando los cambios en un grupo de Microsoft 365 no revocan el acceso como se esperaba. Los permisos directos también dificultan las auditorías y la administración de permisos porque cada entrada de permiso única debe rastrearse individualmente. Este artículo explica por qué los permisos directos causan problemas, le muestra cómo eliminarlos de una biblioteca y proporciona las mejores configuraciones para evitar que se agreguen de nuevo.
Puntos clave: Eliminar permisos directos de una biblioteca de SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos: Enumera todos los usuarios y grupos con acceso directo a la biblioteca, independientemente de los permisos a nivel de sitio.
- Dejar de heredar permisos > Quitar permisos de usuario: Interrumpe la herencia de permisos para que pueda eliminar selectivamente las entradas directas de usuario sin afectar al sitio.
- Centro de administración de SharePoint > Uso compartido > Uso compartido externo: Deshabilita el uso compartido externo a nivel de inquilino para evitar que se creen nuevos vínculos de uso compartido directo.
Por qué los permisos directos en una biblioteca causan problemas de administración
Las bibliotecas de SharePoint heredan permisos del sitio primario de forma predeterminada. Cuando agrega un usuario o grupo directamente a una biblioteca, interrumpe esa herencia. La biblioteca ahora tiene su propio conjunto de permisos único. Esto significa que un usuario que no tiene acceso al sitio aún puede abrir archivos en esa biblioteca si se agregó directamente. Por el contrario, eliminar a un usuario del grupo de Microsoft 365 no elimina su acceso directo a la biblioteca. Debe rastrear y administrar estas entradas directas por separado.
Los permisos directos a menudo se crean involuntariamente. Un usuario comparte un archivo o carpeta usando el botón Compartir en la biblioteca de documentos. SharePoint crea un vínculo de uso compartido que otorga acceso a personas específicas. Esto agrega una entrada de permiso directo en la biblioteca. Con el tiempo, una biblioteca puede acumular docenas de entradas de permisos únicas. Cada entrada debe revisarse durante las auditorías. Si alguien deja la organización, sus permisos directos permanecen a menos que se eliminen manualmente.
La mejor práctica para Microsoft 365 es administrar el acceso a través de grupos de Microsoft 365 o grupos de SharePoint a nivel de sitio. Las bibliotecas deben heredar permisos del sitio. Esto mantiene la administración de permisos centralizada y reduce el riesgo de acceso huérfano. Si debe otorgar acceso único a una biblioteca, límítelo a un pequeño número de grupos de SharePoint, nunca a usuarios individuales.
Pasos para eliminar permisos de usuario directos de una biblioteca
Siga estos pasos para identificar y eliminar cualquier entrada de permiso directo en una biblioteca de SharePoint. Debe tener permiso de Control total o Administrar permisos en el sitio.
- Abra la biblioteca en SharePoint
Vaya al sitio que contiene la biblioteca. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o vaya a Contenido del sitio y haga clic en la biblioteca. - Acceda a la configuración de la biblioteca
Haga clic en el icono de engranaje (Configuración) en la esquina superior derecha. Seleccione Configuración de la biblioteca en el menú. Si no ve Configuración de la biblioteca, es posible que deba hacer clic primero en el nombre de la biblioteca y luego en el icono de engranaje. - Abra los permisos de la biblioteca
En la página Configuración de la biblioteca, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos en la sección Permisos y administración. Esto muestra el estado actual de la herencia de permisos. - Verifique el estado de la herencia
Mire la cinta de opciones en la parte superior de la página. Si ve un botón etiquetado Heredar permisos, la biblioteca actualmente es única (herencia interrumpida). Si ve Dejar de heredar permisos, la biblioteca todavía usa los permisos del sitio. Si la herencia está interrumpida, continúe con el siguiente paso. Si no, no hay permisos directos que eliminar. - Elimine las entradas directas de usuario
Seleccione la casilla de verificación junto a cada usuario o grupo que se agregó directamente a la biblioteca. Estas son entradas que no coinciden con los grupos a nivel de sitio. Haga clic en Quitar permisos de usuario en la cinta de opciones. Confirme la eliminación. - Restaure la herencia (opcional pero recomendado)
Si desea que la biblioteca use los permisos del sitio nuevamente, haga clic en Eliminar permisos únicos en la cinta de opciones. Esto elimina todas las entradas directas y restaura la herencia. Confirme la acción.
Método alternativo: Eliminar permisos usando SharePoint Designer
- Abra el sitio en SharePoint Designer
Inicie SharePoint Designer 2013. Haga clic en Abrir sitio e ingrese la URL del sitio. Inicie sesión con sus credenciales. - Navegue a la biblioteca
En la navegación izquierda, haga clic en Listas y bibliotecas. Busque su biblioteca en la lista y haga clic en su nombre. - Administre permisos
Haga clic en Permisos en la cinta de opciones. Verá la misma interfaz de permisos que en el navegador. Siga los mismos pasos para eliminar usuarios o restaurar la herencia.
Mejores configuraciones para evitar permisos directos en bibliotecas
Después de eliminar los permisos directos existentes, configure estas opciones para evitar que se agreguen nuevos en el futuro.
1. Deshabilitar el uso compartido externo a nivel de biblioteca
- Abra la configuración de la biblioteca
Vaya a Configuración de la biblioteca como se describió anteriormente. - Haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos
En la página de permisos, haga clic en Configuración de solicitudes de acceso en la cinta de opciones. - Deshabilitar el uso compartido externo
Desmarque Permitir solicitudes de acceso. Desmarque Permitir que los miembros compartan el sitio y documentos y carpetas individuales. Haga clic en Aceptar.
2. Restringir el uso compartido solo a miembros del sitio
- Vaya a la configuración del sitio
Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Permisos del sitio. - Haga clic en Configuración de uso compartido
En la sección Uso compartido, haga clic en Cambiar cómo pueden compartir los miembros. - Seleccione la opción más restrictiva
Elija Solo los propietarios del sitio pueden compartir archivos, carpetas y el sitio. Esto evita que los miembros creen vínculos de uso compartido directo.
3. Use un grupo de SharePoint para permisos únicos
Si una biblioteca realmente necesita permisos únicos, cree un grupo de SharePoint y agregue usuarios a ese grupo. Luego otorgue permisos al grupo en la biblioteca. Esto mantiene bajo el número de entradas directas. Cuando un usuario se va, lo elimina del grupo, no de 50 permisos de biblioteca individuales.
Problemas comunes al eliminar permisos directos
Los usuarios pierden acceso a archivos que aún necesitan
Si elimina permisos únicos y restaura la herencia, los usuarios que solo tenían acceso directo a la biblioteca perderán el acceso. Antes de hacer esto, verifique qué usuarios tienen permisos directos y confirme que tengan acceso a nivel de sitio a través de un grupo de Microsoft 365 o un grupo de SharePoint. Agréguelos al grupo adecuado primero si es necesario.
El botón Dejar de heredar permisos está atenuado
Esto significa que la biblioteca ya tiene permisos únicos. No puede dejar de heredar de nuevo porque ya está interrumpida. En su lugar, use el botón Quitar permisos de usuario para eliminar entradas individuales o haga clic en Eliminar permisos únicos para restaurar la herencia por completo.
El botón Compartir todavía aparece después de los cambios
El botón Compartir se controla mediante la configuración de uso compartido a nivel de sitio, no por los permisos de la biblioteca. Incluso después de eliminar los permisos directos, los usuarios con acceso de edición aún pueden compartir archivos usando el botón Compartir. Para deshabilitar esto, cambie la configuración de uso compartido del sitio a Solo los propietarios del sitio pueden compartir como se describe en la sección de mejores configuraciones anterior.
Permisos de sitio vs permisos de biblioteca: diferencias clave
| Elemento | Permisos de sitio | Permisos de biblioteca |
|---|---|---|
| Alcance | Se aplica a todo el contenido del sitio | Se aplica solo a la biblioteca específica |
| Herencia | Predeterminado para todos los objetos secundarios | Se puede interrumpir para que sea único |
| Administración | Centralizada mediante grupos de Microsoft 365 | Debe administrarse por biblioteca |
| Complejidad de auditoría | Baja: un grupo por rol | Alta: muchas entradas individuales |
| Mejor práctica | Usar para la mayoría del acceso | Solo para excepciones, usar grupos |
Al mantener los permisos a nivel de sitio y usar grupos de Microsoft 365, reduce la sobrecarga de administración y mejora la seguridad. Los permisos directos de biblioteca deben ser la excepción, no la predeterminada. Después de eliminar las entradas directas existentes y aplicar las mejores configuraciones, tendrá una estructura de permisos más limpia que es más fácil de auditar y mantener.