Los usuarios no técnicos suelen encontrar confusos los vínculos para compartir de SharePoint. Ven opciones como “Cualquier persona”, “Personas de su organización” y “Personas específicas” sin comprender el impacto en la seguridad. Esta confusión puede provocar que se compartan archivos confidenciales por error. La lista de verificación de gobernanza de este artículo le ayuda a explicar cada tipo de vínculo en lenguaje sencillo. Aprenderá a establecer reglas claras para que los usuarios compartan archivos de forma correcta y segura.
Puntos clave: Lista de verificación de gobernanza de vínculos para compartir de SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir: Controla los tipos de vínculo predeterminados y la configuración de expiración para SharePoint y OneDrive.
- Tipo de vínculo “Personas específicas”: La opción más segura porque solo los destinatarios nombrados pueden acceder al archivo.
- Tipo de vínculo “Cualquier persona”: Otorga acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, incluidas las personas ajenas a su organización.
- Expiración del vínculo y contraseña: Agrega límites de tiempo y autenticación a los vínculos “Cualquier persona” para reducir el riesgo.
- Configuración de uso compartido a nivel de sitio: Anula los valores predeterminados del inquilino para sitios de SharePoint específicos que contienen datos confidenciales.
Entender los vínculos para compartir de SharePoint para usuarios no técnicos
Los vínculos para compartir de SharePoint son direcciones URL que otorgan acceso a archivos o carpetas. Cuando un usuario crea un vínculo, SharePoint asigna un nivel de permiso a ese vínculo. El nivel de permiso depende del tipo de vínculo elegido. Es posible que los usuarios no técnicos no se den cuenta de que un vínculo puede permitir la edición o incluso el acceso externo. La lista de verificación de gobernanza le ayuda a capacitar a los usuarios para elegir el tipo de vínculo correcto en cada situación.
Hay cuatro tipos principales de vínculos en SharePoint. Cada tipo tiene un perfil de seguridad diferente. El tipo de vínculo predeterminado para su organización se establece en el centro de administración de SharePoint. Los usuarios pueden cambiar el tipo de vínculo al compartir un archivo, pero es posible que no comprendan las consecuencias. Su tarea es explicar estos tipos en términos sencillos y aplicar reglas mediante la configuración.
Los cuatro tipos de vínculos explicados
Vínculo “Cualquier persona”. Este vínculo no requiere que el destinatario inicie sesión. Cualquier persona que tenga el vínculo puede ver o editar el archivo, según el permiso que establezca. El vínculo funciona para personas dentro y fuera de su organización. Esta es la opción menos segura. Úsela solo para contenido público como boletines de la empresa o formularios que no contengan datos personales.
Vínculo “Personas de su organización”. Este vínculo requiere que el destinatario inicie sesión con una cuenta profesional o educativa de su inquilino. Los usuarios externos no pueden usarlo. Es un buen valor predeterminado para la colaboración interna. Evita compartir por error con personas ajenas a la empresa.
Vínculo “Personas con acceso existente”. Este vínculo no cambia los permisos. Genera un vínculo que funciona solo para las personas que ya tienen acceso al archivo. Úselo cuando desee enviar un vínculo de conveniencia a alguien que ya tiene permiso. No otorga acceso nuevo.
Vínculo “Personas específicas”. Este vínculo otorga acceso solo a las personas que usted nombre. Los destinatarios deben iniciar sesión con su cuenta de Microsoft o cuenta profesional. Puede agregar usuarios internos y externos. Esta es la opción más segura porque usted controla exactamente quién obtiene acceso.
Lista de verificación de gobernanza para los vínculos para compartir de SharePoint
Use esta lista de verificación para establecer reglas y capacitar a los usuarios. Cada elemento incluye una explicación en lenguaje sencillo para usuarios no técnicos.
- Establecer el tipo de vínculo predeterminado en “Personas específicas”
Vaya al centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir. En “Vínculos a archivos y carpetas”, seleccione “Personas específicas” como valor predeterminado. Esto garantiza que cada nuevo vínculo para compartir requiera que el usuario nombre a los destinatarios. Explique a los usuarios: “El tipo de vínculo predeterminado le obliga a elegir quién obtiene acceso. Esto evita compartir por error con toda la empresa o con personas ajenas”. - Habilitar la expiración de vínculos para los vínculos “Cualquier persona”
En la misma configuración de uso compartido, active “Expiración” y establezca un número de días, por ejemplo 30. También exija una contraseña para los vínculos “Cualquier persona”. Diga a los usuarios: “Si debe usar un vínculo de Cualquier persona, el vínculo deja de funcionar después de 30 días. Los destinatarios también necesitan una contraseña que usted proporcione por separado. Esto limita el tiempo que el archivo está expuesto”. - Restringir los vínculos “Cualquier persona” a sitios específicos
Para los sitios que contienen datos confidenciales, vaya a Configuración del sitio > Permisos > Configuración de uso compartido. Establezca el tipo de vínculo en “Solo personas de su organización” o “Acceso existente”. Explique: “Este sitio tiene archivos confidenciales. No puede crear vínculos de Cualquier persona aquí. Comparta solo con personas nombradas”. - Capacitar a los usuarios para elegir “Personas específicas” para archivos internos
Cree una guía de una página que muestre el cuadro de diálogo para compartir. Resalte la opción “Personas específicas”. Escriba: “Cuando comparta un archivo con compañeros de trabajo, elija siempre ‘Personas específicas’. Escriba sus nombres. Esto garantiza que solo las personas correctas vean el archivo”. - Auditar los vínculos para compartir con regularidad
Use el centro de administración de SharePoint > Informes > Informe de vínculos para compartir. Revise los vínculos que se han creado en los últimos 30 días. Elimine los vínculos que compartan datos confidenciales con demasiadas personas. Explique: “Revisamos los vínculos para compartir mensualmente para detectar errores. Si ve un vínculo que no debería existir, infórmelo a TI”. - Usar etiquetas de confidencialidad para bloquear el uso compartido externo
En Microsoft Purview, cree una etiqueta de confidencialidad que impida el acceso externo. Aplique la etiqueta a los documentos que contengan datos personales. Diga a los usuarios: “Algunos archivos tienen una etiqueta que bloquea el uso compartido fuera de la empresa. La etiqueta es automática. No puede anularla”. - Eliminar los vínculos para compartir que no se usen
Anime a los usuarios a eliminar los vínculos cuando el archivo ya no sea necesario. En SharePoint, vaya al archivo, seleccione “Administrar acceso” y elimine el vínculo. Explique: “Cuando finalice un proyecto, elimine el vínculo para compartir. Esto impide que alguien use un vínculo antiguo para acceder al archivo”.
Errores comunes que cometen los usuarios y cómo evitarlos
Los usuarios comparten con “Cualquier persona” porque es rápido
Los usuarios suelen elegir “Cualquier persona” porque no quieren escribir direcciones de correo electrónico. Es posible que no se den cuenta de que el vínculo se puede reenviar a personas ajenas. Solucione esto estableciendo el tipo de vínculo predeterminado en “Personas específicas” como se describe en la lista de verificación. Además, muestre a los usuarios cómo copiar un vínculo a un archivo que ya tiene permisos establecidos, evitando la necesidad de crear un vínculo nuevo.
Los usuarios comparten una carpeta en lugar de archivos individuales
Cuando un usuario comparte una carpeta, el vínculo otorga acceso a todos los archivos de esa carpeta. Si la carpeta contiene subcarpetas confidenciales, esas también se vuelven accesibles. Capacite a los usuarios para compartir archivos individuales a menos que se pretenda compartir toda la carpeta. Use permisos a nivel de carpeta para equipos de proyecto en lugar de vínculos para compartir.
Los usuarios olvidan establecer la expiración en los vínculos “Cualquier persona”
Aunque la configuración del inquilino exija la expiración, a veces los usuarios pueden eludirla creando primero un vínculo con un tipo diferente y luego cambiándolo. Aplique la expiración a nivel de inquilino y bloquee la posibilidad de cambiar el tipo de vínculo después de crearlo. En el centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir, desactive “Permitir que los usuarios cambien el tipo de vínculo después de compartir”.
Los usuarios comparten vínculos con invitados externos sin revisar los permisos
Los invitados externos pueden reenviar el vínculo a otras personas. Use vínculos de “Personas específicas” para el uso compartido externo y exija que los invitados inicien sesión. En el centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir, seleccione “Solo personas que hayan iniciado sesión” en “Uso compartido externo”. Esto evita el acceso anónimo.
| Elemento | Vínculo de Cualquier persona | Vínculo de Personas específicas |
|---|---|---|
| Requiere inicio de sesión | No | Sí |
| Accesible para usuarios externos | Sí | Solo si se agregan |
| Se puede reenviar | Sí, a cualquier persona | Solo a personas nombradas |
| Mejor caso de uso | Contenido público | Archivos confidenciales |
| Riesgo de gobernanza | Alto | Bajo |
La tabla anterior compara los dos extremos. Para la mayoría del uso compartido interno, use “Personas de su organización” como punto intermedio.
Después de implementar esta lista de verificación, sus usuarios no técnicos comprenderán por qué existe cada tipo de vínculo y cuál usar. Revise la configuración de uso compartido trimestralmente para asegurarse de que coincida con las necesidades de seguridad de su organización. Para una protección avanzada, combine los vínculos para compartir con Microsoft Purview Information Protection para etiquetar y cifrar automáticamente los archivos confidenciales.