Cuando comparte un documento de Word con alguien que no tiene instaladas las fuentes que utilizó, Word sustituye automáticamente las fuentes faltantes por otras disponibles. Esta sustitución puede cambiar el diseño del documento, los saltos de línea y la apariencia general. La función se llama sustitución de fuentes y puede provocar cambios inesperados en el formato. Este artículo explica cómo funciona la sustitución de fuentes, cómo ver qué fuentes se están sustituyendo y cómo ajustar la configuración de sustitución para que el documento compartido se vea como se pretende.
Puntos clave: Cómo administrar la sustitución de fuentes en Word
- Archivo > Opciones > Avanzadas > Mostrar contenido del documento > botón Sustitución de fuentes: Abre el cuadro de diálogo que enumera todas las sustituciones de fuentes aplicadas actualmente en el documento
- Cuadro de diálogo Sustitución de fuentes > lista desplegable Fuente sustituida: Permite cambiar la fuente que se utiliza en lugar de una fuente faltante
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo: Evita por completo la sustitución al almacenar las fuentes originales dentro del documento
Cómo funciona la sustitución de fuentes en Word
La sustitución de fuentes se produce automáticamente cuando Word abre un documento que contiene fuentes no instaladas en el sistema actual. Word utiliza una tabla de asignación integrada para reemplazar cada fuente faltante por una fuente similar que esté disponible. El objetivo es preservar la estructura del documento, pero la fuente sustituida puede tener métricas diferentes, como el ancho, la altura y el espaciado de los caracteres. Esta diferencia puede provocar que el texto se redistribuya, que las tablas se desalineen y que los saltos de página cambien.
Word no le notifica sobre las sustituciones a menos que consulte el cuadro de diálogo de sustitución de fuentes. Las sustituciones se aplican solo para la sesión actual en esa máquina. Al guardar el documento, los nombres de las fuentes originales se conservan en el archivo, por lo que la siguiente persona que lo abra verá las sustituciones de nuevo si tampoco tiene las fuentes.
Qué desencadena la sustitución de fuentes
La sustitución de fuentes se activa cuando usted o un colaborador abre un archivo de Word en un dispositivo que carece de la familia de fuentes específica utilizada en el documento. Los escenarios comunes incluyen:
- Compartir un documento creado con una fuente premium o personalizada que no se incluye con Windows o Microsoft 365
- Abrir un documento en un dispositivo móvil o en Word para la web, que tiene un conjunto limitado de fuentes
- Usar un documento con fuentes de una versión anterior de Word que ya no se incluyen con las versiones más recientes
Pasos para ver y ajustar la sustitución de fuentes
Siga estos pasos para ver qué fuentes se están sustituyendo y cambiar la fuente de reemplazo si es necesario. Debe tener el documento abierto en Word para Windows o Word para Mac.
- Abrir el cuadro de diálogo Sustitución de fuentes
Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas. Desplácese hacia abajo hasta la sección Mostrar contenido del documento. Haga clic en el botón Sustitución de fuentes. Aparece un cuadro de diálogo que enumera cada fuente faltante y la fuente que Word utiliza como sustituto. - Revisar la lista de fuentes sustituidas
El cuadro de diálogo muestra dos columnas: Fuente del documento faltante y Fuente sustituida. Cada fila representa una fuente que no está instalada en su sistema. La fuente sustituida es la que Word eligió automáticamente. - Cambiar una sustitución específica
Seleccione una fuente de la lista Fuente del documento faltante. En la lista desplegable Fuente sustituida, elija una fuente instalada diferente. Word actualiza inmediatamente la vista previa en el documento. Haga clic en Aceptar para aplicar el cambio. - Convertir todas las sustituciones de forma permanente
Si desea eliminar por completo la dependencia de las fuentes faltantes, seleccione una fuente faltante, haga clic en Convertir y luego en Sí. Word reemplaza cada aparición de esa fuente faltante por la fuente sustituida y actualiza el nombre de la fuente en el documento. Después de la conversión, la fuente ya no aparece como faltante.
Método alternativo: Incrustar fuentes para evitar la sustitución
En lugar de ajustar las sustituciones después de los hechos, puede incrustar las fuentes originales dentro del archivo de Word. La incrustación garantiza que el documento se vea igual en cualquier sistema que admita fuentes incrustadas.
- Abrir las opciones de guardado
Haga clic en Archivo > Opciones > Guardar. - Habilitar la incrustación de fuentes
Marque la casilla Incrustar fuentes en el archivo. Para reducir el tamaño del archivo, marque también No incrustar fuentes del sistema comunes. Fuentes comunes como Calibri y Arial ya están presentes en la mayoría de los sistemas, por lo que no es necesario incrustarlas. - Guardar el documento
Haga clic en Aceptar y luego guarde el documento. El tamaño del archivo aumenta según el tamaño de las fuentes incrustadas. Los destinatarios que abran el archivo verán las fuentes originales y ninguna sustitución.
Problemas comunes al ajustar la sustitución de fuentes
El botón Sustitución de fuentes está atenuado
El botón Sustitución de fuentes en Archivo > Opciones > Avanzadas > Mostrar contenido del documento solo está activo cuando el documento actual contiene al menos una fuente faltante. Si todas las fuentes del documento están instaladas en su sistema, el botón permanece deshabilitado. Abra un documento creado con fuentes que no tenga instaladas para acceder al cuadro de diálogo.
La fuente sustituida cambia el diseño
Incluso cuando selecciona manualmente una fuente sustituta, los saltos de línea y de página pueden seguir siendo diferentes de los originales. Esto se debe a que cada fuente tiene anchos de caracteres únicos. Para restaurar el diseño exacto, instale la fuente original o incruste las fuentes antes de compartir.
Las fuentes incrustadas aumentan el tamaño del archivo
La incrustación de fuentes puede aumentar significativamente el tamaño del archivo, especialmente en fuentes con muchos glifos o varios pesos. Un solo archivo de fuente puede ocupar de 1 MB a 10 MB. Si comparte documentos grandes con frecuencia, considere usar fuentes estándar como Calibri, Arial, Times New Roman o Aptos, que están preinstaladas en la mayoría de los sistemas Windows y Microsoft 365.
La incrustación de fuentes no está disponible en Word para la web
Word para la web no admite la incrustación de fuentes. Si edita un documento que tiene fuentes incrustadas en el navegador, las fuentes incrustadas se conservan pero no se utilizan durante la edición. La sustitución puede ocurrir temporalmente. Para obtener resultados consistentes, edite documentos con muchas fuentes en la versión de escritorio de Word.
| Elemento | Sustitución de fuentes | Incrustación de fuentes |
|---|---|---|
| Cómo funciona | Reemplaza las fuentes faltantes por fuentes disponibles en el sistema del destinatario | Almacena los archivos de fuentes originales dentro del documento |
| Impacto en el tamaño del archivo | Sin cambios en el tamaño del archivo | Aumenta el tamaño del archivo según el tamaño de los archivos de fuentes |
| Preservación del diseño | Puede alterar los saltos de línea, los saltos de página y el espaciado | Preserva el diseño exacto siempre que el sistema del destinatario admita fuentes incrustadas |
| Acción necesaria del destinatario | Ninguna | Ninguna |
| Compatibilidad | Funciona en todas las versiones de Word y Word para la web | Funciona en las aplicaciones de escritorio de Word; limitado en Word para la web |
Ahora puede ver las sustituciones de fuentes en cualquier documento de Word compartido y cambiar la fuente de reemplazo por una que preserve mejor su diseño. Si comparte archivos con frecuencia con colaboradores que quizás no tengan sus fuentes, habilite la incrustación de fuentes en Archivo > Opciones > Guardar antes de enviar el documento. Para los documentos que deben permanecer pequeños, use fuentes del sistema comunes como Calibri o Aptos y evite por completo las tipografías personalizadas.