Nivel de permiso ‘ninguno’ en el calendario de Outlook pero el elemento es visible: conflicto de delegado

Establece el permiso de calendario de un usuario en None en Outlook, pero esa persona sigue viendo tus citas y reuniones privadas. Este problema ocurre porque los delegados de Outlook anulan los permisos explícitos de carpeta. Cuando alguien es delegado en tu buzón, hereda la visibilidad de los elementos de tu calendario independientemente del nivel de permiso que asignes. Este artículo explica por qué el acceso de delegado omite los permisos estándar de calendario y proporciona los pasos exactos para revocar la visibilidad de un delegado sin eliminar todo su acceso.

Por qué el nivel de permiso de calendario Ninguno sigue mostrando elementos

Outlook utiliza dos sistemas de permisos separados para un calendario compartido: permisos de carpeta y permisos de delegado. Los permisos de carpeta, establecidos mediante Propiedades del calendario > Permisos, controlan lo que un usuario puede ver y hacer en esa carpeta específica. Los permisos de delegado, establecidos mediante Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado, otorgan al delegado la capacidad de enviar y responder a solicitudes de reunión en tu nombre.

Cuando un usuario se agrega como delegado, Outlook automáticamente le otorga acceso de Editor o Autor a tu carpeta de calendario, según las opciones de delegado que elijas. Cambiar el permiso de carpeta a None no elimina el acceso a nivel de delegado. La capa de permiso de delegado se sitúa por encima de la capa de permiso de carpeta. El delegado sigue viendo los elementos del calendario porque el acceso de delegado sigue activo.

Este diseño existe para que los delegados puedan gestionar tu calendario sin interrupciones. Si cambias un permiso de carpeta a None mientras el usuario sigue siendo delegado, Outlook ignora el permiso de carpeta para ese usuario. El usuario sigue viendo todos los elementos del calendario, incluidos los marcados como Private.

Cómo funciona el acceso de delegado

Cuando agregas un delegado en Outlook, le otorgas permiso para ver y gestionar tu calendario. El delegado recibe una copia de tus solicitudes de reunión y puede aceptarlas o rechazarlas. Outlook asigna automáticamente al delegado un nivel de permiso de carpeta de Editor o Autor. Esta asignación automática no se puede eliminar cambiando solo el permiso de carpeta. Primero debes eliminar al usuario de la lista de Acceso de delegado.

Cómo funcionan los permisos de carpeta

Los permisos de carpeta en un calendario controlan lo que un usuario puede hacer cuando abre ese calendario específico. Los niveles de permiso van desde None hasta Owner. Establecer None debería bloquear al usuario para que no vea ningún elemento. Pero si el usuario es un delegado, el permiso de delegado anula el permiso de carpeta. El usuario ve los elementos del calendario porque el acceso de delegado sigue activo.

Pasos para eliminar el acceso de delegado y aplicar el permiso Ninguno

Sigue estos pasos para evitar que un delegado vea los elementos de tu calendario mientras mantienes disponibles otras opciones de acceso.

1. Abrir la configuración de Acceso de delegado
   En Outlook, ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado. Se abre un cuadro de diálogo que muestra todos los delegados actuales y sus permisos.
2. Seleccionar el delegado
   Haz clic en el nombre del delegado que ya no debería ver tu calendario.
3. Eliminar el delegado
   Haz clic en el botón Remove. Aparece un mensaje de confirmación. Haz clic en OK. El usuario ya no es un delegado.
4. Establecer permiso de carpeta en Ninguno
   Haga clic derecho en su carpeta de calendario en el panel de carpetas. Seleccione Propiedades > Permisos. En la lista de usuarios, seleccione el mismo usuario. En el menú desplegable Nivel de permiso, elija Ninguno. Haga clic en Aplicar > Aceptar.
5. Verificar el cambio
   Pida al usuario que abra su calendario. No debería ver ningún elemento o recibir un mensaje de que no tiene permiso para ver el calendario.

Alternativa: Mantener el delegado pero limitar los elementos privados

Si desea mantener un delegado pero ocultar los elementos privados, puede configurar Outlook para ocultar las citas privadas a los delegados.

1. Abrir la configuración de acceso de delegado
   Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado.
2. Cambiar los permisos del delegado
   Seleccione el nombre del delegado y haga clic en Permisos. En la sección Calendario, marque la casilla etiquetada como El delegado puede ver mis elementos privados. Desmarque esta casilla. Haga clic en Aceptar.
3. Marcar elementos como privados
   Para cada cita o reunión que desee ocultar, abra el elemento y haga clic en el botón Privado en el grupo Etiquetas de la pestaña Cita o Reunión.

Si Outlook sigue mostrando elementos del calendario después de eliminar el delegado

El modo Caché de Exchange de Outlook retrasa los cambios de permisos

Cuando cambia los permisos, Outlook puede tardar hasta 15 minutos en sincronizar el cambio si el modo Caché de Exchange está habilitado. Fuerce una sincronización presionando F9 o reiniciando Outlook. El usuario también debe reiniciar Outlook o presionar F9 para actualizar su lista de carpetas.

Permisos heredados de carpetas principales

Si el usuario todavía ve elementos después de eliminar el delegado, verifique si tiene permiso para la carpeta principal del buzón. En Outlook, haga clic derecho en la raíz del buzón (su nombre en la parte superior del panel de carpetas) y seleccione Propiedades > Permisos. Si el usuario aparece allí, establezca su nivel de permiso en Ninguno. Esto evita la herencia de permisos a nivel de buzón hasta la carpeta de calendario.

Permisos de Outlook Web App no sincronizados

Si administra permisos en Outlook Web App y en el cliente de escritorio, los dos pueden entrar en conflicto. Use solo un método para establecer permisos. Para verificar los permisos de OWA, inicie sesión en Outlook Web App, vaya a Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > Calendario > Calendarios compartidos. Elimine cualquier entrada de delegado o permiso para el usuario de esta página.

Acceso de delegado vs permisos de carpeta: diferencias clave

Elemento	Acceso de delegado	Permisos de carpeta
Propósito	Administrar solicitudes de reunión y enviar en nombre del propietario del buzón	Controlar el acceso de lectura y escritura a una carpeta específica
Niveles de permiso	Editor, Autor, Revisor	Ninguno, Revisor, Colaborador, Editor, Editor de publicación, Propietario
Anula el permiso de carpeta	Sí, el permiso de delegado anula el permiso de carpeta para el mismo usuario	No, el permiso de carpeta se ignora para los delegados
Visibilidad de elementos privados	Se puede activar o desactivar para cada delegado	Los elementos privados siempre están ocultos a menos que el nivel de permiso sea Propietario
Dónde configurar	Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso delegado	Clic derecho en la carpeta > Propiedades > Permisos

El acceso delegado está diseñado para usuarios que necesitan administrar su calendario en su nombre. Los permisos de carpeta están diseñados para usuarios que solo necesitan ver o editar carpetas específicas. Si un usuario necesita ambos, use el acceso delegado y ajuste la configuración de visibilidad de elementos privados en lugar de mezclar ambos sistemas de permisos.

Después de eliminar al delegado y establecer el permiso de carpeta en Ninguno, el usuario ya no verá los elementos de su calendario. Si posteriormente necesita otorgarle acceso nuevamente, agréguelo como delegado o establezca permisos de carpeta, pero no ambos. Para los usuarios que solo necesitan ver información de disponible u ocupado, use permisos de carpeta con el nivel de permiso Disponible/Ocupado en la configuración de Outlook Web App en lugar del acceso delegado.