Cuando comparte su calendario de Outlook con un colega, debe asignar un nivel de permiso que controle lo que puede ver y hacer. Los tres niveles más comunes son Revisor, Autor y Editor. Cada uno otorga una combinación diferente de acceso de lectura, escritura y eliminación a los elementos del calendario. Este artículo explica exactamente qué permite cada nivel de permiso, cómo asignarlos y cómo evitar errores comunes al compartir su calendario.
Puntos clave: niveles de permiso del calendario de Outlook
- Permiso Revisor: Acceso de solo lectura a disponibilidad, título, ubicación y detalles. No puede crear, editar ni eliminar elementos.
- Permiso Autor: Lectura y creación de elementos. Puede editar y eliminar solo sus propios elementos. No puede modificar elementos creados por el propietario del calendario.
- Permiso Editor: Acceso completo de lectura, creación, edición y eliminación a todos los elementos del calendario. Mismos derechos que el propietario excepto cambiar permisos.
Qué hace cada nivel de permiso del calendario de Outlook
El uso compartido del calendario de Outlook utiliza un sistema de permisos heredado de Exchange Server y Microsoft 365. Cada nivel de permiso es un conjunto predefinido de derechos que controla cómo un delegado o un usuario de calendario compartido puede interactuar con los elementos del calendario. Los tres niveles más comunes son Revisor, Autor y Editor. Existe un cuarto nivel, Colaborador, pero rara vez se usa para calendarios porque solo permite la creación de elementos sin acceso de lectura.
El modelo de permisos se aplica tanto a los buzones de Exchange local como a los buzones en la nube de Microsoft 365. El comportamiento es idéntico en Outlook para Windows, Outlook para Mac, Outlook en la web y la aplicación móvil de Outlook. El propietario del calendario asigna estos permisos a través del cuadro de diálogo Propiedades del calendario o mediante el Centro de administración de Exchange para asignaciones masivas.
Permiso Revisor
Revisor es el nivel de uso compartido más restrictivo. Un usuario con permiso Revisor puede ver todos los elementos del calendario, incluidos el asunto, la ubicación, las horas de inicio y finalización, y cualquier nota o archivo adjunto en el cuerpo. No puede crear nuevas citas o reuniones, editar elementos existentes ni eliminar nada. Este nivel es ideal para asistentes que solo necesitan conocer su agenda sin realizar cambios.
Permiso Autor
El permiso Autor agrega capacidades de creación y autoedición. Un usuario con derechos de Autor puede crear nuevas citas y reuniones en el calendario. Puede editar y eliminar solo los elementos que creó. No puede modificar ni eliminar elementos creados por el propietario del calendario o por otros delegados. Este nivel es adecuado para miembros del equipo que programan reuniones en nombre de un recurso compartido o un gerente, pero que no deben alterar las entradas existentes.
Permiso Editor
El permiso Editor otorga control total sobre el contenido del calendario. Un Editor puede crear, leer, editar y eliminar cualquier elemento del calendario, independientemente de quién lo creó. La única acción que un Editor no puede realizar es cambiar la configuración de permisos del calendario en sí. Este nivel es apropiado para asistentes ejecutivos que administran todo el calendario y necesitan actualizar o eliminar cualquier cita.
Cómo asignar permisos de calendario en Outlook
Puede establecer permisos desde Outlook o a través del Centro de administración de Exchange. Los siguientes pasos funcionan para Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, 2019 y 2016. El proceso es el mismo para las versiones de Windows y Mac con ligeras diferencias en los menús.
- Abrir Propiedades del calendario
En Outlook, vaya a la vista Calendario. En la pestaña Inicio, haga clic en Permisos del calendario en el grupo Compartir. Si no ve este botón, haga clic con el botón derecho en el nombre del calendario en el panel de carpetas y seleccione Propiedades. - Seleccionar la pestaña Permisos
En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Permisos. La sección superior enumera los usuarios que ya tienen acceso. La sección inferior muestra el nivel de permiso para el usuario seleccionado. - Agregar un usuario si es necesario
Haga clic en Agregar, escriba el nombre de la persona o grupo en el cuadro de diálogo Agregar usuarios, haga clic en Agregar y luego en Aceptar. El nuevo usuario aparece en la lista con un nivel de permiso predeterminado. - Elegir el nivel de permiso
Seleccione el usuario de la lista. En la lista desplegable Nivel de permiso, elija Revisor, Autor o Editor. Las casillas de verificación individuales a continuación se actualizan automáticamente para reflejar los derechos de ese nivel. - Aplicar y cerrar
Haga clic en Aplicar para guardar el cambio, luego haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades. El usuario recibe una notificación por correo electrónico de que el calendario se ha compartido. Ahora puede agregar su calendario a su Outlook haciendo clic en Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado o haciendo clic con el botón derecho en Calendario y eligiendo Agregar calendario > Desde libreta de direcciones.
Errores y limitaciones comunes de permisos
Incluso los usuarios experimentados de Outlook cometen errores al establecer permisos de calendario. Los siguientes problemas son las causas más frecuentes de confusión y problemas de acceso.
Permisos de delegado vs calendario compartido
Outlook distingue entre un delegado y un usuario con acceso a calendario compartido. Un delegado recibe permiso de enviar en nombre de y puede administrar solicitudes y respuestas de reuniones. Un usuario de calendario compartido solo ve el contenido del calendario. Si asigna el permiso Editor a través de Propiedades del calendario, el usuario puede editar elementos pero no puede enviar solicitudes de reunión en su nombre. Para otorgar derechos de delegado, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado. Los delegados reciben automáticamente acceso al calendario de nivel Editor más la administración de reuniones.
El Autor no puede ver elementos privados
De forma predeterminada, todos los niveles de permiso excepto Editor no pueden ver los elementos marcados como Privados. Si desea que un Autor vea citas privadas, debe marcar la casilla que dice El delegado puede ver mis elementos privados en el cuadro de diálogo Delegación. Esta configuración es independiente del nivel de permiso y no está disponible en el cuadro de diálogo Propiedades del calendario.
Los cambios de permisos no se aplican de inmediato
Cuando cambia un nivel de permiso, la actualización puede tardar hasta 15 minutos en sincronizarse con Exchange Online o su servidor Exchange local. Es posible que el usuario deba cerrar y volver a abrir el calendario compartido o reiniciar Outlook para ver los nuevos derechos. Para forzar una actualización, presione F9 para enviar y recibir todas las carpetas.
El Revisor aún puede ver los archivos adjuntos de reuniones
El permiso Revisor otorga acceso de lectura a todo el cuerpo del elemento, incluidos los archivos adjuntos. Si incorpora archivos confidenciales en un elemento del calendario, un Revisor puede abrirlos. Para evitarlo, no adjunte archivos a los elementos del calendario o utilice un método de uso compartido diferente para documentos confidenciales.
Revisor vs Autor vs Editor: comparación completa de características
| Característica | Revisor | Autor | Editor |
|---|---|---|---|
| Ver asunto y detalles del elemento | Sí | Sí | Sí |
| Ver solo disponibilidad | No (ve detalles completos) | No | No |
| Crear nuevos elementos | No | Sí | Sí |
| Editar elementos propios | No | Sí | Sí |
| Editar elementos creados por otros | No | No | Sí |
| Eliminar elementos propios | No | Sí | Sí |
| Eliminar elementos creados por otros | No | No | Sí |
| Ver elementos privados | No (a menos que la configuración de delegado lo permita) | No (a menos que la configuración de delegado lo permita) | No (a menos que la configuración de delegado lo permita) |
| Enviar solicitudes de reunión en su nombre | No | No | No (requiere asignación de delegado) |
| Cambiar permisos del calendario | No | No | No |
Ahora puede asignar el nivel de permiso correcto del calendario de Outlook según lo que cada usuario necesite hacer. Para un miembro del equipo que solo consulta su disponibilidad, use Revisor. Para alguien que programa reuniones pero no debe tocar las entradas existentes, use Autor. Para un administrador completo del calendario, use Editor. Recuerde que los elementos privados requieren una configuración adicional de delegado independientemente del nivel de permiso.