Necesita mover los cambios registrados de un documento de Word a otro sin usar copiar y pegar. El método estándar de cortar y pegar a menudo rompe las marcas de revisión, pierde los nombres de los autores o fusiona los cambios en una sola edición. Este artículo explica cómo usar las funciones Comparar y Combinar de Word para transferir Control de cambios limpiamente entre documentos. Aprenderá dos métodos confiables que conservan cada inserción, eliminación y cambio de formato exactamente como los hizo el autor original.
Puntos clave: Cómo mover los cambios registrados sin romper las revisiones
- Revisar > Comparar > Comparar: Fusiona los cambios de dos documentos en un único archivo nuevo con todas las revisiones intactas.
- Revisar > Comparar > Combinar: Une varios conjuntos de cambios registrados de diferentes autores en un solo documento.
- Revisar > Mostrar marcado > Revisores > Personas específicas: Filtra qué cambios de autores aparecen antes de realizar la combinación.
Cómo almacena Word los cambios registrados y por qué falla cortar y pegar
Control de cambios en Word almacena cada revisión como un objeto de datos independiente vinculado a un autor, una marca de tiempo y una ubicación específicos. Cuando corta y pega texto que contiene cambios registrados, Word a menudo colapsa varias revisiones en una, elimina los metadatos del autor o convierte las inserciones y eliminaciones en texto sin formato. Los marcadores de revisión internos se rompen porque la operación de pegado renumera las referencias de posición internas del documento. Las funciones Comparar y Combinar evitan este problema al analizar la diferencia XML subyacente entre dos versiones del documento. No dependen de operaciones del portapapeles, por lo que cada revisión conserva su nombre de autor, fecha y tipo originales.
Requisitos previos para usar Comparar y Combinar
Antes de comenzar, asegúrese de que ambos documentos estén guardados en formato .docx. Las herramientas Comparar y Combinar no funcionan con archivos .doc o .rtf. Además, asegúrese de que el documento que contiene los cambios que desea migrar tenga Control de cambios activado y muestre todo el marcado. Si ya aceptó o rechazó cambios, esas ediciones son permanentes y no aparecerán como revisiones en el documento combinado.
Método 1: Usar Comparar para fusionar revisiones de una copia modificada en el original
Este método es mejor cuando tiene el documento original y una segunda copia que alguien editó con Control de cambios. Word compara los dos archivos y produce un nuevo documento que muestra todas las diferencias como cambios registrados.
- Abra el documento original
Inicie Word y abra el documento que representa la versión base antes de que se realizaran cambios. - Vaya a Revisar > Comparar
Haga clic en la pestaña Revisar de la cinta de opciones. En el grupo Comparar, haga clic en el botón Comparar y seleccione Comparar en el menú desplegable. - Seleccione los documentos original y revisado
En el cuadro de diálogo Comparar documentos, haga clic en el botón Examinar junto a Documento original y seleccione su archivo base. Luego haga clic en el botón Examinar junto a Documento revisado y seleccione la copia editada que contiene los cambios registrados que desea migrar. - Configure las opciones de comparación
Haga clic en el botón Más para expandir el cuadro de diálogo. En Configuración de comparación, marque o desmarque elementos como Inserciones y eliminaciones, Movimientos, Comentarios, Formato y Tablas. Deje marcado Inserciones y eliminaciones para conservar los cambios de texto. En Mostrar cambios en, seleccione Documento nuevo para crear un archivo nuevo que contenga las revisiones fusionadas. - Ejecute la comparación
Haga clic en Aceptar. Word crea un nuevo documento titulado “Resultado de comparación 1” que muestra todas las diferencias como cambios registrados. Cada revisión conserva su nombre de autor y marca de tiempo originales. - Guarde el resultado
Presione Ctrl+S y asigne al nuevo documento un nombre descriptivo como “Cambios_fusionados.docx”. No sobrescriba sus archivos originales.
Variación del método 1: Comparar en el documento original o revisado
En el cuadro de diálogo Comparar documentos, puede elegir mostrar los cambios en el Documento original o en el Documento revisado en lugar de en un documento nuevo. Seleccionar Documento original aplica las diferencias como cambios registrados directamente en su archivo base. Esta opción es útil cuando desea conservar el nombre y los metadatos del archivo original pero aún ver las ediciones entrantes como revisiones. Tenga cuidado: si elige Documento revisado, el contenido original del archivo base se reemplaza.
Método 2: Usar Combinar para fusionar revisiones de varias copias en un solo documento
La función Combinar está diseñada para escenarios en los que varias personas editaron copias separadas del mismo documento original. Fusiona todos los conjuntos de cambios registrados en un solo documento, conservando las revisiones de cada autor de forma independiente.
- Abra el documento original
Abra el documento base que se distribuyó a varios revisores. - Vaya a Revisar > Comparar > Combinar
Haga clic en la pestaña Revisar. En el grupo Comparar, haga clic en el botón Comparar y seleccione Combinar en el menú desplegable. - Seleccione el documento original y el primer documento revisado
En el cuadro de diálogo Combinar documentos, busque el Documento original y el primer Documento revisado que contiene los cambios registrados de un revisor. - Configure las opciones de combinación
Haga clic en Más para expandir la configuración. Marque Inserciones y eliminaciones, Formato y Comentarios para incluir todos los tipos de revisión. En Mostrar cambios en, seleccione Documento nuevo. - Ejecute la primera combinación
Haga clic en Aceptar. Word crea un documento combinado que fusiona el original con los cambios del primer revisor. Guarde este documento combinado como “Combinado_1.docx”. - Repita para cada revisor adicional
Abra “Combinado_1.docx” y use Combinar de nuevo con el siguiente documento revisado. Use el archivo combinado como Documento original y la copia del siguiente revisor como Documento revisado. Repita hasta que todos los cambios de los revisores se fusionen en un solo archivo. - Guardado final
Después de la última combinación, guarde el documento resultante con un nombre final como “Todas_las_revisiones_fusionadas.docx”.
Variación del método 2: Usar Combinar con el original como base cada vez
En lugar de encadenar combinaciones, puede iniciar la herramienta Combinar con el documento original cada vez y seleccionar una copia revisada diferente. Word producirá un nuevo documento cada vez. Luego deberá copiar manualmente las revisiones de cada resultado en un documento maestro usando de nuevo la herramienta Comparar. Este enfoque es más complejo y no se recomienda para más de dos revisores.
Errores comunes al migrar cambios registrados
Los cambios registrados no son visibles después de la combinación
Si el documento combinado no muestra cambios registrados, es posible que el documento original tuviera Control de cambios desactivado cuando se realizaron las revisiones. Word solo detecta diferencias entre los dos archivos, no el historial de revisiones. Para solucionarlo, asegúrese de que el documento revisado tenga Control de cambios activado y muestre todo el marcado antes de ejecutar Comparar o Combinar.
Los nombres de autor aparecen como “Autor” o están en blanco
Esto ocurre cuando el documento revisado se creó en un sistema sin un nombre de usuario configurado. Para asignar un nombre, vaya a Archivo > Opciones > General y escriba un nombre en el campo Nombre de usuario. Luego vuelva a ejecutar la operación Comparar o Combinar. Word usará el nuevo nombre para todas las revisiones futuras.
Faltan comentarios después de la combinación
En el cuadro de diálogo Comparar o Combinar, asegúrese de que la opción Comentarios esté marcada en Configuración de comparación. Word no incluye comentarios de forma predeterminada si la opción no está marcada. Vuelva a ejecutar la operación con Comentarios seleccionado para incluirlos en el documento combinado.
El documento combinado contiene contenido duplicado
El contenido duplicado ocurre cuando los documentos original y revisado comparten texto idéntico que Word trata como inserciones separadas. Para evitarlo, use el Documento original como base y asegúrese de que el Documento revisado sea una copia verdadera que fue editada. Si aparecen duplicados, revise manualmente y acepte o rechace los cambios redundantes.
Comparar vs Combinar: Cuándo usar cada herramienta
| Elemento | Comparar | Combinar |
|---|---|---|
| Ideal para | Fusionar cambios de una copia editada en el original | Fusionar cambios de varias copias del mismo original |
| Número de documentos | Dos documentos a la vez | Dos documentos a la vez, repetible para cada revisor |
| Resultado | Documento nuevo, documento original o documento revisado | Solo documento nuevo |
| Conserva los nombres de autor | Sí | Sí |
| Maneja cambios de formato | Sí, si Formato está marcado | Sí, si Formato está marcado |
| Requiere archivos .docx guardados | Sí | Sí |
Ahora puede transferir cambios registrados entre documentos de Word sin perder información del autor ni romper las revisiones. Use la herramienta Comparar cuando tenga una copia editada y la herramienta Combinar cuando varios revisores hayan enviado archivos separados. Guarde siempre el resultado combinado como un documento nuevo para proteger sus originales. Para proyectos complejos con varios revisores, considere usar la función Combinar integrada de Word repetidamente en lugar de copiar los cambios manualmente.