Tiene un documento de Word con Control de cambios activado y varios revisores han hecho ediciones. Desea aceptar todos los cambios de una persona a la vez sin revisar cada marca individualmente. Word ofrece una función de filtrado que le permite ver los cambios por nombre de revisor y un comando que acepta solo los cambios visibles. Este artículo explica cómo encontrar el filtro de revisores y aceptar cambios de un solo revisor en unos pocos clics.
Puntos clave: Aceptar cambios de un solo revisor
- Revisar > Mostrar marcado > Personas específicas > marque solo un nombre: Filtra el documento para mostrar solo los cambios controlados de ese revisor.
- Revisar > Aceptar > Aceptar todos los cambios mostrados: Acepta todos los cambios visibles y deja intactos los cambios de los demás revisores.
- Repita para cada revisor: Debe filtrar y aceptar un revisor a la vez porque Word no tiene un comando de “aceptar por autor” con un solo clic.
Cómo funciona el filtro de revisores en el Control de cambios de Word
Word almacena el nombre del autor original de cada cambio controlado. Cuando abre la pestaña Revisar y usa el menú Mostrar marcado, puede marcar o desmarcar nombres de revisores individuales. El documento oculta entonces los cambios de los revisores desmarcados. Este filtro es solo visual: no elimina ni modifica los cambios ocultos.
El comando Aceptar incluye una opción llamada Aceptar todos los cambios mostrados. Este comando procesa solo los cambios que están visibles actualmente en pantalla. Los cambios de los revisores cuyos nombres están desmarcados se ignoran. Esta es la única forma integrada de aceptar cambios de un solo revisor en Word.
No hay ningún elemento de menú que diga “Aceptar solo los cambios de Juan Pérez”. Debe combinar el filtro con el comando Aceptar. Los pasos a continuación suponen que tiene un documento con Control de cambios ya activado y al menos dos revisores.
Pasos para aceptar cambios controlados de un revisor específico
- Abra la pestaña Revisar
Haga clic en la pestaña Revisar en la cinta de opciones en la parte superior de Word. Esta pestaña contiene todos los comandos de Control de cambios, incluidas las opciones de filtrado. - Abra el menú Mostrar marcado
En el grupo Seguimiento, haga clic en Mostrar marcado. Aparece un menú desplegable con varias categorías: Comentarios, Inserciones y eliminaciones, Formato, Globos y Personas específicas. - Seleccione Personas específicas
Pase el cursor sobre Personas específicas. Un submenú enumera todos los revisores que han hecho cambios en el documento actual. Cada revisor tiene una casilla de verificación junto a su nombre. También hay una opción Todos los revisores en la parte superior. - Desmarque Todos los revisores
Haga clic en Todos los revisores para desmarcar todos los nombres. Esto oculta todos los cambios controlados en el documento. Verá el documento como si no existieran cambios, pero los cambios siguen almacenados. - Marque solo el revisor deseado
Haga clic en la casilla de verificación junto al revisor cuyos cambios desea aceptar. Solo se vuelven visibles los cambios controlados de esa persona. Todos los demás cambios permanecen ocultos. - Abra el menú Aceptar
En el grupo Seguimiento, haga clic en la mitad inferior del botón Aceptar (la flecha pequeña). Se abre un menú desplegable con opciones como Aceptar y pasar al siguiente, Aceptar este cambio, Aceptar todos los cambios y Aceptar todos los cambios mostrados. - Elija Aceptar todos los cambios mostrados
Haga clic en Aceptar todos los cambios mostrados. Word acepta inmediatamente todos los cambios controlados que están visibles actualmente, que son solo los cambios del revisor que seleccionó. Los cambios ocultos de otros revisores permanecen intactos. - Repita para otros revisores si es necesario
Para aceptar cambios de un segundo revisor, vuelva a Mostrar marcado > Personas específicas, desmarque el primer revisor, marque el segundo revisor y use Aceptar todos los cambios mostrados nuevamente. Repita este proceso para cada revisor cuyos cambios desee aceptar.
Errores comunes y limitaciones al filtrar por revisor
“Aceptar todos los cambios mostrados” está atenuado
Esto ocurre cuando no hay cambios controlados visibles. Confirme que marcó al menos un nombre de revisor en Mostrar marcado > Personas específicas y que el revisor realmente tiene cambios en el documento. También verifique que Inserciones y eliminaciones esté marcado en Mostrar marcado; si está desmarcado, todos los cambios se ocultan independientemente del filtro de revisor.
Acepté accidentalmente todos los cambios de todos los revisores
Esto ocurre cuando hace clic en Aceptar todos los cambios en lugar de Aceptar todos los cambios mostrados. El primer comando acepta todos los cambios del documento independientemente del filtro. Para recuperarse, presione Ctrl+Z inmediatamente después del error. Si guardó y cerró el documento, use Archivo > Información > Historial de versiones para restaurar una versión anterior.
El nombre del revisor no aparece en la lista
Word muestra solo los nombres que existen en los metadatos de Control de cambios del documento. Si el nombre de un revisor no aparece, no existe ningún cambio controlado de esa persona. Esto también puede ocurrir si el documento fue editado por alguien cuyo nombre de usuario se cambió después. El nombre del autor original se almacena por cambio y no se actualiza cuando el usuario cambia su perfil de Word.
El filtro no funciona con comentarios
El filtro Personas específicas afecta tanto a los cambios controlados como a los comentarios. Si desea aceptar solo cambios pero no comentarios, desmarque Comentarios en Mostrar marcado. Los comentarios no se ven afectados por el comando Aceptar y deben eliminarse manualmente o con el botón Eliminar del grupo Comentarios.
Necesito aceptar cambios de varios revisores a la vez pero no todos
Word no admite seleccionar varios revisores en el submenú Personas específicas. Solo puede marcar un revisor a la vez. Para aceptar cambios de dos revisores específicos, debe ejecutar el proceso de filtrar y aceptar dos veces, una por cada revisor. No hay solución alternativa en la interfaz estándar de Word.
Aceptar todos los cambios mostrados vs Aceptar todos los cambios: diferencias de comportamiento
| Elemento | Aceptar todos los cambios mostrados | Aceptar todos los cambios |
|---|---|---|
| Cambios afectados | Solo los cambios visibles actualmente después del filtrado | Todos los cambios controlados en el documento |
| Respeta el filtro de revisor | Sí: los cambios ocultos se ignoran | No: se omite el filtro |
| Caso de uso | Aceptar cambios de un revisor específico | Aceptar todo a la vez |
| Riesgo de aceptación no intencionada | Bajo: solo se procesan los cambios visibles | Alto: acepta todos los cambios, incluidos los no deseados |
| Atajo de teclado | Sin atajo dedicado; requiere mouse o acceso a la cinta de opciones | Sin atajo dedicado; mismo menú de la cinta de opciones |
Ahora puede filtrar documentos de Word por revisor y aceptar solo los cambios que desee. Use Mostrar marcado > Personas específicas para aislar a un revisor, luego elija Aceptar todos los cambios mostrados. Repita para cada revisor cuyos cambios desee conservar. Como consejo avanzado, puede combinar este método con la función Bloquear seguimiento (Revisar > Restringir edición > Permitir solo este tipo de edición en el documento > Cambios controlados) para evitar cambios adicionales mientras procesa los existentes.