Usar tipos de contenido en varias bibliotecas: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita metadatos de documentos coherentes en distintas bibliotecas. Sin una estructura estándar, los usuarios ingresan valores diferentes en cada biblioteca. Esto hace que la búsqueda y los informes no sean confiables. Los tipos de contenido resuelven esto al definir un conjunto reutilizable de columnas y plantillas. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para planificar, implementar y administrar tipos de contenido en varias bibliotecas de un sitio de SharePoint.

Qué son los tipos de contenido y por qué debería usarlos en varias bibliotecas

Un tipo de contenido es un grupo reutilizable de columnas, configuraciones y plantillas que se asocia a un documento o elemento de lista. Por ejemplo, un tipo de contenido Contract podría incluir columnas para Contract ID, Vendor Name, Start Date y Expiration Date. En lugar de crear estas columnas manualmente en cada biblioteca, defina el tipo de contenido una vez en la galería de tipos de contenido del sitio.

Cuando agrega el mismo tipo de contenido a varias bibliotecas, cada biblioteca hereda las mismas columnas y reglas de metadatos. Esto garantiza una entrada de datos coherente en todo el sitio. Los usuarios no necesitan recordar qué columnas existen en cada biblioteca. La búsqueda y los flujos de Power Automate pueden confiar en nombres y tipos de columnas idénticos en todas partes.

Antes de comenzar, confirme que tiene al menos permisos de Owner en la colección de sitios o el sitio concentrador. Los tipos de contenido se administran en el nivel del sitio y luego se agregan a bibliotecas individuales. Si planea usar tipos de contenido en varias colecciones de sitios, considere usar un concentrador de tipos de contenido en SharePoint Server o el Centro de administración de SharePoint para la configuración del sitio concentrador. Para la mayoría de los sitios de SharePoint Online, la galería de tipos de contenido del sitio es suficiente.

Lista de verificación: implementar tipos de contenido en varias bibliotecas

Siga esta lista de verificación en orden. Cada paso se basa en el anterior.

1. Planifique la estructura de su tipo de contenido
   Enumere los tipos de documentos que usa su equipo. Para cada tipo, defina las columnas requeridas y sus tipos de datos (texto, opción, fecha, persona, etc.). Decida si desea una plantilla de documento. Por ejemplo, un tipo de contenido Project Proposal podría necesitar columnas para Project Name, Budget y Status. Mantenga el número de columnas por debajo de 20 para evitar la fatiga de desplazamiento.
2. Abra la galería de tipos de contenido del sitio
   Vaya a Configuración del sitio > Tipos de contenido del sitio. Si está en un sitio de equipo moderno o un sitio de comunicación, vaya a Contenido del sitio > Configuración del sitio > Tipos de contenido del sitio. Como alternativa, use el icono de engranaje y seleccione Información del sitio > Ver toda la configuración del sitio > Tipos de contenido del sitio.
3. Cree un nuevo tipo de contenido
   Haga clic en Crear. Ingrese un nombre, una descripción y seleccione un tipo de contenido principal. Para la mayoría de los documentos empresariales, seleccione Document como principal. Haga clic en Aceptar. El nuevo tipo de contenido aparece en la galería.
4. Agregue columnas al tipo de contenido
   En la página de detalles del tipo de contenido, haga clic en Agregar desde columnas de sitio existentes o Agregar una nueva columna. Para cada columna, configure los valores requeridos, el valor predeterminado y la validación si es necesario. Haga clic en Aceptar. Repita para todas las columnas que definió en el paso 1.
5. Habilite la administración de tipos de contenido en cada biblioteca
   Vaya a la primera biblioteca. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada. Establezca ¿Permitir la administración de tipos de contenido? en Sí. Haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada biblioteca que usará el tipo de contenido.
6. Agregue el tipo de contenido a cada biblioteca
   En la misma página de configuración de la biblioteca, en Tipos de contenido, haga clic en Agregar desde tipos de contenido de sitio existentes. Seleccione el tipo de contenido que creó y haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar. El tipo de contenido ahora aparece en la biblioteca. Repita para cada una de las demás bibliotecas.
7. Elimine los tipos de contenido predeterminados no deseados (opcional)
   Si una biblioteca debe usar solo su tipo de contenido personalizado, elimine el tipo de contenido Document. En la configuración de la biblioteca, haga clic en el nombre del tipo de contenido y luego en Eliminar este tipo de contenido. Confirme la eliminación. Esto evita que los usuarios creen documentos sin sus columnas personalizadas.
8. Pruebe el tipo de contenido en cada biblioteca
   En cada biblioteca, haga clic en Nuevo y seleccione su tipo de contenido. Complete los metadatos y guarde. Verifique que aparezcan todas las columnas y que la plantilla (si la hay) se abra correctamente. Compruebe que la búsqueda encuentre los documentos por las columnas personalizadas.

Errores comunes y limitaciones al usar tipos de contenido en varias bibliotecas

Las columnas del tipo de contenido no aparecen en la biblioteca

Esto suele ocurrir cuando la administración de tipos de contenido no está habilitada en la biblioteca. Vuelva a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y confirme que ¿Permitir la administración de tipos de contenido? esté establecido en Sí. También verifique que la vista de la biblioteca incluya las columnas. Edite la vista y agregue las columnas faltantes.

Los usuarios aún pueden cargar archivos sin el tipo de contenido

De forma predeterminada, los usuarios pueden arrastrar y soltar archivos o usar el botón Cargar. Estos archivos obtienen el tipo de contenido predeterminado (normalmente Document). Para forzar a los usuarios a seleccionar un tipo de contenido, elimine el tipo de contenido Document predeterminado de la biblioteca como se describe en el paso 7. Como alternativa, establezca el tipo de contenido predeterminado en el personalizado en Configuración de la biblioteca > Orden de tipos de contenido.

Los cambios en un tipo de contenido no se propagan a las bibliotecas

Cuando edita un tipo de contenido en la galería de tipos de contenido del sitio, los cambios se aplican automáticamente a todas las bibliotecas que usan ese tipo de contenido. Sin embargo, si cambia una columna que ya tiene datos, los datos existentes permanecen, pero el comportamiento de la columna se actualiza. Para forzar una actualización completa, use PowerShell o el Centro de administración de SharePoint. En la mayoría de los casos, la propagación ocurre en minutos.

Los tipos de contenido no se pueden compartir entre colecciones de sitios sin un concentrador de tipos de contenido

Si necesita el mismo tipo de contenido en varias colecciones de sitios, debe usar un concentrador de tipos de contenido en SharePoint Server o publicar tipos de contenido a través del Centro de administración de SharePoint en SharePoint Online. Para los sitios de equipo y sitios de comunicación estándar, los tipos de contenido tienen como ámbito una sola colección de sitios. Planifique en consecuencia.

Tipo de contenido del sitio vs tipo de contenido de biblioteca: diferencias clave

Elemento	Tipo de contenido del sitio	Tipo de contenido de biblioteca
Dónde se define	Galería de tipos de contenido del sitio en Configuración del sitio	Dentro de la configuración de una biblioteca de documentos específica
Reutilización	Se puede agregar a varias bibliotecas del mismo sitio	Solo existe en esa biblioteca
Actualizaciones	Los cambios se propagan a todas las bibliotecas que lo usan	Los cambios afectan solo a esa biblioteca
Procedimiento recomendado	Úselo para metadatos coherentes entre equipos	Úselo para columnas únicas que solo se necesitan en una biblioteca

Siempre cree tipos de contenido en el nivel del sitio si los necesita en más de una biblioteca. Los tipos de contenido de nivel de biblioteca son más difíciles de administrar y no admiten la reutilización.

Ahora tiene una lista de verificación estructurada para implementar tipos de contenido en varias bibliotecas de SharePoint. Comience planificando sus columnas en papel, luego cree el tipo de contenido del sitio, habilite la administración de tipos de contenido en cada biblioteca y agregue el tipo de contenido. Elimine los tipos de contenido predeterminados para aplicar su esquema de metadatos. Para escenarios avanzados, explore el Content Type Hub en el Centro de administración de SharePoint para publicar tipos de contenido en las colecciones de sitios. Use Power Automate para enviar alertas cuando se agregue un documento con un tipo de contenido específico.