Usted administra un sitio de SharePoint que usa flujos de Power Automate. Cuando la persona que creó un flujo deja su equipo, el flujo puede dejar de funcionar porque sus conexiones están vinculadas a la cuenta de esa persona. Mover las conexiones de un flujo a una cuenta de servicio evita estas fallas y mantiene sus automatizaciones en ejecución.
Una cuenta de servicio es una identidad de usuario dedicada que se usa solo para procesos automatizados. Power Automate le permite reasignar conexiones a un propietario diferente sin reconstruir el flujo desde cero.
Este artículo le ofrece una lista de verificación práctica para mover una conexión de flujo a una cuenta de servicio. Cada paso cubre las acciones exactas que debe realizar en la interfaz de Power Automate y en el centro de administración de SharePoint.
Puntos clave: mover conexiones de flujo a una cuenta de servicio
- Power Automate > Mis flujos > Detalles del flujo > Editar conexiones: Cambie el propietario de las conexiones existentes de una cuenta de usuario a la cuenta de servicio.
- La cuenta de servicio debe tener una licencia de Power Automate: Sin una licencia, la cuenta de servicio no puede ser propietaria ni ejecutar el flujo.
- Permisos del sitio de SharePoint para la cuenta de servicio: La cuenta de servicio necesita al menos acceso de Colaboración (Contribute) a cualquier sitio de SharePoint con el que interactúe el flujo.
Por qué necesita una cuenta de servicio para los flujos
Cuando un usuario crea un flujo, Power Automate almacena las conexiones bajo la identidad de ese usuario. Las conexiones incluyen SharePoint, Outlook, Teams y cualquier servicio de terceros que llame el flujo. Si la cuenta del usuario se deshabilita o se elimina, las conexiones se rompen y el flujo falla.
Una cuenta de servicio resuelve este problema porque no está vinculada a un solo empleado. La cuenta permanece activa mientras exista su organización. Los flujos que pertenecen a la cuenta de servicio siguen ejecutándose incluso cuando el creador original se va.
Las cuentas de servicio también simplifican la auditoría. Puede rastrear todas las acciones automatizadas a una sola identidad en lugar de revisar varias cuentas de usuario.
Requisitos previos antes de comenzar
Antes de mover cualquier conexión de flujo, confirme que se cumplan estos tres requisitos.
La cuenta de servicio debe tener una licencia de Power Automate
Power Automate requiere una licencia para cada usuario que posee un flujo. En el centro de administración de Microsoft 365, asigne un plan de Power Automate a la cuenta de servicio. La licencia gratuita de Microsoft 365 no incluye Power Automate. Use un plan por usuario de Power Automate o un plan por flujo según sus necesidades.
La cuenta de servicio necesita acceso a SharePoint
Si su flujo lee o escribe datos en una lista o biblioteca de SharePoint, la cuenta de servicio debe tener acceso a ese sitio. Agregue la cuenta de servicio a los permisos del sitio con al menos el nivel Colaboración (Contribute). No use Control total (Full Control) a menos que el flujo lo requiera.
La cuenta de servicio debe ser miembro del entorno del flujo
Power Automate organiza los flujos en entornos. La cuenta de servicio debe agregarse como miembro del entorno donde reside el flujo. Vaya al centro de administración de Power Platform, seleccione Entornos, elija su entorno y agregue la cuenta de servicio como miembro con el rol Creador de entorno (Environment Maker) o Personalizador del sistema (System Customizer).
Lista de verificación: mover una conexión de flujo a una cuenta de servicio
Siga estos pasos en orden. No omita ningún paso o el flujo podría romperse.
- Inicie sesión en Power Automate como propietario del flujo
Abra https://make.powerautomate.com e inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de copropietario o propietario en el flujo. Si solo tiene permisos de solo ejecución, no puede cambiar las conexiones. - Localice el flujo que necesita mover
Seleccione Mis flujos en la navegación izquierda. Use el cuadro de búsqueda para encontrar el flujo por nombre. Haga clic en el nombre del flujo para abrir su página de detalles. - Abra la lista de conexiones
En la página de detalles del flujo, seleccione Editar en la sección Conexiones. Se abre un panel que muestra todas las conexiones que usa el flujo, como SharePoint, Outlook o SQL Server. - Cambie el propietario de cada conexión
Para cada conexión listada, seleccione los tres puntos (Más comandos) y elija Cambiar propietario. Ingrese la dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio. La cuenta de servicio ya debe tener una conexión coincidente creada en su propia cuenta de Power Automate. Si no la tiene, cree esa conexión primero iniciando sesión como la cuenta de servicio y agregando la conexión manualmente. - Vuelva a autenticar cada conexión
Después de cambiar el propietario, Power Automate le pide que inicie sesión de nuevo. Use las credenciales de la cuenta de servicio para autenticarse. Este paso confirma que la cuenta de servicio puede acceder al recurso. - Guarde el flujo
Cierre el panel de conexiones y seleccione Guardar en la parte superior de la página de detalles del flujo. El flujo ahora usa la identidad de la cuenta de servicio para todas sus conexiones. - Pruebe el flujo
Seleccione Probar en la página de detalles del flujo. Elija Manualmente y ejecute el flujo con un desencadenador de ejemplo. Verifique que cada acción se ejecute sin errores. Si algún paso falla, revise los permisos de conexión para ese servicio específico.
Qué hacer cuando el creador original ya no está disponible
Si el creador del flujo ya dejó la empresa, es posible que no pueda iniciar sesión como ese usuario. En este caso, debe exportar el flujo e importarlo bajo la cuenta de servicio.
Exporte el flujo
Abra la página de detalles del flujo. Seleccione Exportar > Paquete (.zip). Elija el tipo de paquete que coincida con su entorno. Descargue el archivo a su equipo.
Importe el flujo bajo la cuenta de servicio
Inicie sesión en Power Automate como la cuenta de servicio. Seleccione Mis flujos > Importar. Cargue el archivo del paquete. Durante la importación, Power Automate le pide que asigne nuevas conexiones. Cree nuevas conexiones con las credenciales de la cuenta de servicio para cada recurso. Complete la importación y pruebe el flujo.
Problemas comunes al mover conexiones de flujo
El flujo falla después de cambiar el propietario de la conexión
Esto suele ocurrir porque la cuenta de servicio carece de permisos para el sitio de SharePoint u otro recurso. Vaya al sitio de SharePoint, agregue la cuenta de servicio y otorgue al menos acceso de Colaboración (Contribute). Luego pruebe el flujo de nuevo.
La cuenta de servicio no puede iniciar sesión en Power Automate
Verifique que la cuenta de servicio tenga asignada una licencia de Power Automate válida. También confirme que la cuenta no esté bloqueada por políticas de acceso condicional. Trabaje con su equipo de identidad para permitir que la cuenta de servicio acceda a Power Automate.
La conexión aparece como no válida después del traslado
Es posible que la cuenta de servicio se haya eliminado del entorno. Vaya al centro de administración de Power Platform, seleccione Entornos, elija el entorno y verifique que la cuenta de servicio figure como miembro. Si no es así, agréguela de nuevo con el rol Creador de entorno (Environment Maker).
Cuenta de servicio vs cuenta de usuario: comparación de propiedad de flujos
| Elemento | Cuenta de servicio | Cuenta de usuario |
|---|---|---|
| Estabilidad de la propiedad | Persiste independientemente de la rotación de empleados | Deja de funcionar cuando el usuario se va |
| Requisito de licencia | Requiere una licencia de Power Automate | Requiere una licencia de Power Automate |
| Permisos de SharePoint | Debe agregarse a cada sitio que use el flujo | Hereda permisos de las pertenencias a grupos del usuario |
| Registro de auditoría | Todas las acciones se atribuyen a una sola identidad | Las acciones se distribuyen entre varios usuarios |
| Esfuerzo de configuración | Requiere configuración inicial | Automático cuando el usuario crea el flujo |
Mejores prácticas después de mover la conexión
Documente qué flujos son propiedad de la cuenta de servicio. Guarde esta lista en una lista de SharePoint o en un libro compartido. Incluya el nombre del flujo, el correo electrónico de la cuenta de servicio y la fecha en que se movió la conexión.
Configure un recordatorio recurrente para revisar los permisos de la cuenta de servicio cada trimestre. Elimine el acceso a los sitios que el flujo ya no use. Esto reduce el riesgo de seguridad.
Supervise el uso de Power Automate de la cuenta de servicio en el centro de administración de Microsoft 365 en Informes > Uso > Power Automate. Busque ejecuciones fallidas o actividad inusual.
Ahora puede mover cualquier conexión de flujo a una cuenta de servicio con la lista de verificación anterior. Comience con un flujo crítico para confirmar que el proceso funciona en su entorno. Después de eso, mueva todos los flujos de equipo a la cuenta de servicio para eliminar las interrupciones por salidas de empleados. Para los flujos que usan conectores premium, verifique que la cuenta de servicio también tenga asignado el plan por flujo de Power Automate correcto.