Revisar la configuración de uso compartido externo en todos los sitios: lista de comprobación práctica para propietarios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita saber quién fuera de su organización puede acceder a su contenido. La configuración de uso compartido externo puede variar según el sitio y el inquilino. Esto puede provocar accesos no deseados si no se revisa periódicamente. Este artículo proporciona una lista de comprobación práctica para revisar y actualizar la configuración de uso compartido externo en todos sus sitios de SharePoint. Aprenderá los ajustes clave que debe comprobar, cómo auditarlos a escala y qué acciones tomar para un uso compartido seguro.

Descripción de la configuración de uso compartido externo de SharePoint

SharePoint permite compartir contenido con personas ajenas a su organización. La configuración a nivel de inquilino define el nivel de uso compartido más permisivo permitido. Cada sitio se puede establecer en un nivel menos permisivo, pero no más permisivo que la configuración del inquilino. Hay cuatro niveles de uso compartido para los sitios de SharePoint: Cualquier persona (vínculos anónimos), Invitados nuevos y existentes, Solo invitados existentes y Solo personas de su organización. El valor predeterminado para los sitios nuevos depende de la configuración del inquilino. Los propietarios del sitio pueden cambiar la configuración de uso compartido a nivel de sitio si el inquilino lo permite. Comprender esta jerarquía es esencial antes de comenzar la auditoría.

Explicación de los niveles de uso compartido

La configuración Cualquier persona permite a los usuarios compartir archivos y carpetas mediante vínculos anónimos. Cualquier persona con el vínculo puede acceder al contenido sin iniciar sesión. La configuración Invitados nuevos y existentes requiere que los destinatarios externos se autentiquen con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa. La configuración Solo invitados existentes solo permite compartir con personas que ya tienen una cuenta de invitado en su Microsoft Entra ID. La configuración Solo personas de su organización deshabilita todo uso compartido externo. Cada nivel tiene implicaciones de seguridad. Los vínculos anónimos son convenientes pero no ofrecen control sobre quién usa el vínculo. Los vínculos de invitado autenticados proporcionan mejores opciones de seguimiento y revocación.

Dónde se aplican las configuraciones

La configuración de uso compartido a nivel de inquilino se aplica a todos los sitios de forma predeterminada. Los propietarios del sitio pueden reemplazar esta configuración para sus sitios si el inquilino lo permite. Los cambios a nivel de inquilino no modifican automáticamente las invalidaciones existentes a nivel de sitio. Esto significa que un sitio podría estar configurado en un nivel más permisivo que el valor predeterminado actual del inquilino. Debe comprobar cada sitio individualmente o usar PowerShell para enumerar toda la configuración de uso compartido de los sitios. El centro de administración de SharePoint proporciona un informe de Uso compartido en Informes > Uso del sitio para ver la actividad de uso compartido, pero no muestra la configuración de uso compartido real de cada sitio.

Lista de comprobación para revisar la configuración de uso compartido externo

Utilice esta lista de comprobación para revisar y ajustar sistemáticamente la configuración de uso compartido externo de todos los sitios de SharePoint que posee. Realice cada paso en orden. Documente la configuración actual y la configuración deseada para cada sitio. Luego aplique los cambios según sea necesario.

1. Compruebe la configuración de uso compartido predeterminada a nivel de inquilino
   Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint en https://admin.microsoft.com/SharePoint. En el panel de navegación izquierdo, seleccione Directivas y luego Uso compartido. En Uso compartido externo, revise la configuración de SharePoint. El valor predeterminado suele ser Invitados nuevos y existentes. Si desea restringir todo uso compartido, seleccione Solo personas de su organización. Cambiar el valor predeterminado del inquilino no afecta a los sitios que tienen una configuración de uso compartido personalizada. Registre la configuración actual del inquilino.
2. Identifique todos los sitios que posee o administra
   En el centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios activos para ver una lista de todos los sitios. Filtre por propietario si es necesario. Anote la dirección URL y el estado actual de uso compartido externo que se muestra en la columna Uso compartido externo. Esta columna muestra la configuración de uso compartido a nivel de sitio. Si la columna no está visible, haga clic en Agregar columnas y seleccione Uso compartido externo.
3. Revise la configuración de uso compartido a nivel de sitio para cada sitio
   Haga clic en la dirección URL de un sitio para abrir el panel de detalles del sitio. En Uso compartido externo, anote la configuración actual. Compárela con el valor predeterminado del inquilino. Si la configuración del sitio es más permisiva que el valor predeterminado del inquilino, prevalece la configuración del inquilino. Sin embargo, si la configuración del inquilino se vuelve más restrictiva más adelante, la configuración del sitio permanece. Cambie la configuración del sitio haciendo clic en Cambiar y seleccionando el nivel adecuado. Haga clic en Guardar.
4. Use PowerShell para exportar toda la configuración de uso compartido de los sitios
   Abra SharePoint Online Management Shell como administrador. Ejecute Connect-SPOService -Url https://admin.sharepoint.com e inicie sesión con credenciales de administrador global o administrador de SharePoint. Ejecute Get-SPOSite | Select Url, SharingCapability para obtener una lista de todos los sitios y su configuración de uso compartido. Exporte a CSV para revisarlo sin conexión. Este método muestra la configuración de uso compartido efectiva para cada sitio.
5. Establezca una directiva para vínculos anónimos
   Si su inquilino permite vínculos de Cualquier persona, decida si desea permitirlos en sitios específicos. En el centro de administración de SharePoint, en Directivas > Uso compartido, desplácese hasta Configuración avanzada para vínculos de Cualquier persona. Establezca la expiración y los permisos para los vínculos anónimos. Por ejemplo, configure los vínculos para que expiren después de 30 días y establézcalos como solo lectura de forma predeterminada. Aplique la directiva a todos los sitios o a sitios específicos.
6. Habilite la expiración de vínculos de invitado
   En Directivas > Uso compartido, busque Expiración del uso compartido externo. Establezca un período de expiración predeterminado para los vínculos de invitado. Por ejemplo, configure los vínculos para que expiren después de 90 días. Esto revoca automáticamente el acceso después del período de expiración. Los usuarios pueden solicitar extensiones si es necesario.
7. Revise y limpie los usuarios externos existentes
   En el centro de administración de Microsoft Entra, vaya a Identidad > Usuarios > Todos los usuarios. Filtre por Tipo de usuario y seleccione Invitado. Revise la lista de usuarios invitados. Elimine los invitados que ya no necesiten acceso. También puede usar las revisiones de acceso de Microsoft Entra para automatizar este proceso.
8. Programe revisiones de acceso periódicas
   En el centro de administración de Microsoft Entra, vaya a Identidad > Gobernanza > Revisiones de acceso. Cree una nueva revisión de acceso para usuarios invitados de sitios de SharePoint específicos. Configure la revisión para que se repita cada 90 días. Asigne revisores que sean propietarios del sitio. Esto garantiza el cumplimiento continuo de su directiva de uso compartido.

Problemas comunes al revisar la configuración de uso compartido externo

La configuración de uso compartido del sitio se muestra como heredada pero es diferente

En el centro de administración de SharePoint, la columna Uso compartido externo a veces muestra Heredado incluso cuando el sitio tiene una configuración personalizada. Esto ocurre cuando el sitio se creó con una plantilla que establecía un nivel de uso compartido específico. Para verificar la configuración real, use PowerShell o abra el panel de detalles del sitio. El panel siempre muestra la configuración efectiva. Si necesita cambiarla, haga clic en Cambiar y seleccione el nivel correcto.

Los cambios en el valor predeterminado del inquilino no se aplican a los sitios existentes

La configuración de uso compartido a nivel de inquilino solo se aplica a los sitios nuevos. Los sitios existentes conservan su configuración individual. Para aplicar un nuevo valor predeterminado en todos los sitios, debe actualizar cada sitio manualmente o usar PowerShell. Ejecute Set-SPOSite -Identity -SharingCapability para cada sitio. Use una exportación CSV para automatizar esto en varios sitios.

Los usuarios externos no pueden acceder al sitio después de cambiar la configuración

Si cambia un sitio de Cualquier persona a Invitados nuevos y existentes o Solo invitados existentes, los vínculos anónimos dejan de funcionar. Los usuarios que tenían vínculos anónimos pierden el acceso. Los usuarios invitados que ya fueron invitados siguen teniendo acceso. Para evitar interrupciones, comunique el cambio a los usuarios del sitio antes de aplicarlo. Considere volver a invitar a los usuarios externos con vínculos de invitado autenticados.

Configuración	Valor predeterminado del inquilino	Reemplazo del sitio
Cualquier persona	Permitido para sitios nuevos	Se puede establecer por sitio
Invitados nuevos y existentes	Valor predeterminado común	Se puede establecer por sitio
Solo invitados existentes	Menos común	Se puede establecer por sitio
Solo personas de la organización	Restringido	Se puede establecer por sitio

Use esta lista de comprobación trimestralmente para revisar la configuración de uso compartido externo. Comience con el valor predeterminado del inquilino, luego revise cada sitio. Use PowerShell para entornos grandes. Establezca directivas de expiración para vínculos de invitado y vínculos anónimos. Programe revisiones de acceso para eliminar cuentas de invitado no utilizadas. Si sigue estos pasos, mantendrá el control sobre quién puede acceder a su contenido de SharePoint desde fuera de su organización. Para seguridad avanzada, considere bloquear las descargas para dispositivos no administrados mediante directivas de acceso condicional en Microsoft Entra ID.