Necesita llevar los datos de una lista de SharePoint a Power BI para generar informes, pero la conexión falla o los datos se ven incorrectos. El problema es que Power BI utiliza un conector específico que requiere el formato correcto de URL de la lista y los permisos adecuados. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para que los propietarios de SharePoint exporten datos de listas de forma confiable a Power BI.
Puntos clave: Exportar datos de listas de SharePoint a Power BI
- Conector de lista de SharePoint en Power BI Desktop: Utilice el conector integrado para listas modernas; admite la mayoría de los tipos de columna y gestiona la autenticación.
- URL completa del sitio (no la URL de la lista): Pegue la URL del sitio (que termina con el nombre del sitio) en Power BI y luego seleccione la lista en el panel del navegador para evitar errores de conexión.
- Versión de la lista y límites de columnas: Las listas modernas (no las clásicas) y menos de 5000 elementos por vista evitan la limitación y el truncamiento de datos.
Cómo se conecta Power BI a las listas de SharePoint
Power BI Desktop incluye un conector nativo de lista de SharePoint. Este conector consulta la API REST de SharePoint para recuperar los elementos de la lista. El conector funciona con sitios y listas modernos de SharePoint. Los sitios y listas clásicos pueden requerir el conector de lista de SharePoint Online u otro enfoque.
Antes de comenzar, verifique que tiene al menos acceso de lectura al sitio de SharePoint. También necesita Power BI Desktop instalado en una máquina que esté unida a la misma red o que tenga acceso a Internet al inquilino de SharePoint. El conector utiliza sus credenciales actuales de Windows o un inicio de sesión basado en el navegador si elige la opción de cuenta organizativa.
Qué admite el conector
El conector de lista de SharePoint puede leer líneas de texto de una sola línea, varias líneas de texto, columnas de opción, columnas de número, columnas de moneda, columnas de fecha y hora, columnas de sí/no, columnas de persona o grupo y columnas de búsqueda. No admite columnas de metadatos administrados, columnas de datos externos ni columnas calculadas que hagan referencia a otras listas. Los archivos adjuntos no se incluyen en la exportación de datos.
Lista de verificación para exportar datos de listas de SharePoint a Power BI
Siga estos pasos en orden para garantizar una exportación exitosa. Cada paso incluye la ruta de menú o el nombre del botón exactos.
- Abra Power BI Desktop y seleccione Obtener datos
Inicie Power BI Desktop. En la pestaña Inicio, haga clic en Obtener datos. En el menú desplegable, elija Más. En el cuadro de diálogo Obtener datos, busque SharePoint. Seleccione Lista de SharePoint y haga clic en Conectar. - Introduzca la URL del sitio de SharePoint
En el cuadro de diálogo Lista de SharePoint, pegue la URL completa del sitio en el campo URL del sitio. La URL debe terminar con el nombre del sitio, por ejemplohttps://contoso.sharepoint.com/sites/Marketing. No incluya el nombre de la lista ni la ruta "/Lists/". Haga clic en Aceptar. - Inicie sesión con la cuenta correcta
Si se le solicita, seleccione Cuenta organizativa e inicie sesión con la misma cuenta que tiene acceso al sitio de SharePoint. El conector recuerda sus credenciales para la sesión actual. Si recibe un error 401, es posible que su cuenta no tenga permisos de lectura en el sitio. - Seleccione la lista en el panel Navegador
Después de la autenticación, el panel Navegador muestra todas las listas y bibliotecas del sitio. Localice su lista de destino. Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre de la lista. Puede obtener una vista previa de las primeras 200 filas en el panel derecho. Haga clic en Cargar para importar todos los datos o en Transformar datos para editar columnas y filtros. - Verifique la asignación de columnas en el Editor de Power Query
Si hizo clic en Transformar datos, se abre el Editor de Power Query. Compruebe que cada columna tenga el tipo de datos correcto. Las columnas de persona o grupo aparecen como registros; expándalas haciendo clic en el icono de expansión (dos flechas) en el encabezado de la columna. Elimine las columnas que no necesite haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccionando Quitar. - Aplique los cambios de tipo de datos y cargue
Después de limpiar los datos, haga clic en Cerrar y aplicar en la pestaña Inicio. Power BI carga los datos en el modelo de datos. Ahora puede crear visualizaciones, medidas e informes utilizando los datos de la lista de SharePoint.
Fallos comunes de exportación y cómo evitarlos
El conector de lista de SharePoint devuelve "No pudimos autenticar"
Este error generalmente significa que la URL es incorrecta o que la cuenta no tiene permisos. Verifique de nuevo la URL del sitio. Debe ser la raíz del sitio, no un subsitio ni una ruta de lista. También confirme que su cuenta tenga al menos acceso de lectura al sitio. Si su organización utiliza autenticación multifactor, use la opción de cuenta organizativa y complete la solicitud de inicio de sesión del navegador.
Los datos están truncados o faltan filas
SharePoint tiene un umbral de vista de lista de 5000 elementos. Si su lista contiene más de 5000 elementos, el conector puede devolver solo los primeros 5000. Para solucionarlo, cree una nueva vista en SharePoint que filtre la lista a menos de 5000 elementos. En el Editor de Power Query, también puede aplicar un filtro antes de cargar para reducir el número de filas.
La columna Persona o grupo muestra identificadores en lugar de nombres
El conector devuelve las columnas de persona como registros que contienen el identificador de usuario y el correo electrónico. Para ver los nombres para mostrar, expanda la columna en el Editor de Power Query. Haga clic en el icono de expansión y luego seleccione los campos que desee, como DisplayName y Email. Desactive la casilla Usar el nombre de columna original como prefijo para mantener los nombres de columna limpios.
Los datos de la columna de búsqueda no aparecen
Las columnas de búsqueda hacen referencia a otra lista. El conector devuelve el identificador de búsqueda, no el valor para mostrar. Para incorporar el valor para mostrar, use la función Combinar consultas en el Editor de Power Query para unir la lista de búsqueda. Como alternativa, cree una columna calculada en SharePoint que extraiga el valor de búsqueda y luego exporte esa columna.
| Elemento | Conector de lista de SharePoint | Conector de lista de SharePoint Online (heredado) |
|---|---|---|
| Descripción | Conector nativo para listas modernas | Conector anterior para listas clásicas |
| Autenticación | Cuenta organizativa o Windows | Solo credenciales de Windows |
| Tipos de sitio admitidos | Sitios de equipo y comunicación modernos | Sitios clásicos y algunos sitios modernos |
| Compatibilidad de columnas | Compatibilidad total con la mayoría de los tipos de columna | Compatibilidad limitada; las columnas de metadatos administrados pueden fallar |
| Rendimiento | Más rápido para listas de menos de 5000 elementos | Más lento; a menudo alcanza los límites de limitación |
Ahora puede exportar datos de listas de SharePoint a Power BI utilizando el conector y el formato de URL correctos. Comience con una lista pequeña para verificar que la conexión funciona. Luego aplique filtros y expansiones de columnas para dar forma a los datos antes de crear informes. Como sugerencia avanzada, programe una actualización de datos de Power BI mediante una puerta de enlace para mantener sus informes actualizados automáticamente.