Cuando le hace una pregunta a Copilot sobre un proyecto, espera ver todos los documentos relevantes de sus sitios de SharePoint. En su lugar, es posible que vea solo unos pocos resultados o un mensaje que indica que Copilot no puede encontrar la información solicitada. Este problema suele ocurrir porque los permisos de búsqueda de SharePoint son demasiado restrictivos, lo que impide que Copilot lea contenido al que usted sí tiene acceso. Este artículo explica la causa raíz de una búsqueda de SharePoint demasiado restringida y proporciona soluciones paso a paso para restaurar los resultados completos de Copilot.
Puntos clave: Cómo corregir la búsqueda restringida de SharePoint para Copilot
- Centro de administración de SharePoint > Search > Search Schema > Result Sources: Verifique que el origen de resultados predeterminado “Local SharePoint Results” no esté filtrado para excluir contenido que Copilot necesita leer.
- Centro de administración de SharePoint > Search > Managed Properties: Compruebe que las propiedades administradas “Title” y “Content” estén configuradas como “Searchable” y “Queryable” para que Copilot pueda indexar y recuperar el texto de los documentos.
- Permisos de búsqueda a nivel de inquilino en el Centro de administración de Microsoft 365 > Settings > Org Settings > Search: Asegúrese de que el conmutador “Restrict SharePoint search to only the sites the user can access” esté desactivado para permitir que Copilot busque en todos los sitios donde el usuario tenga al menos acceso de lectura.
Por qué la búsqueda restringida de SharePoint bloquea los resultados de Copilot
Copilot usa Microsoft Graph para buscar en los sitios de SharePoint y devolver contenido relevante para su consulta. Cuando la búsqueda de SharePoint está restringida a nivel de inquilino, Copilot no puede consultar el índice completo del contenido que sus permisos permiten. En su lugar, devuelve solo resultados de un pequeño subconjunto de sitios o ningún resultado.
La causa más común es la configuración de búsqueda a nivel de inquilino denominada “Restrict SharePoint search to only the sites the user can access”. Cuando esta configuración está habilitada, la búsqueda de SharePoint limita la consulta a los sitios que el usuario ha visitado o a los que ha accedido explícitamente en el pasado. Copilot se basa en el índice de búsqueda más amplio de SharePoint, que incluye todos los sitios donde el usuario tiene acceso de lectura pero que quizás no haya visitado recientemente. Si la configuración está activada, Copilot omite esos sitios por completo.
Otra causa son las propiedades administradas mal configuradas en el esquema de búsqueda de SharePoint. Si propiedades críticas como “Title”, “Content” o propiedades de metadatos personalizadas no están marcadas como “Searchable” o “Queryable”, Copilot no puede extraer texto de los documentos. El índice de búsqueda todavía contiene los archivos, pero Copilot no puede leer su contenido para generar respuestas.
Cómo afecta la restricción de búsqueda a Copilot frente a la búsqueda nativa de SharePoint
En la búsqueda nativa de SharePoint, un usuario puede escribir una consulta y ver resultados de sitios que nunca ha visitado, siempre que tenga permisos de lectura. La restricción a nivel de inquilino cambia este comportamiento: filtra el índice de búsqueda para incluir solo los sitios a los que el usuario ha accedido explícitamente. Copilot usa el mismo índice de búsqueda, por lo que se aplica la misma restricción. Esto significa que, aunque tenga acceso de lectura a un sitio, Copilot no mostrará su contenido a menos que haya abierto ese sitio previamente en el explorador.
Pasos para corregir la búsqueda restringida de SharePoint para Copilot
Siga estos pasos en orden. Cada paso aborda una capa específica de restricción de búsqueda. Después de cada paso, pruebe Copilot haciendo una pregunta que debería devolver documentos de un sitio que no haya visitado recientemente.
Paso 1: Desactivar la restricción de búsqueda a nivel de inquilino
- Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
Abra un explorador, vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint. - Vaya a Configuración de la organización
En la navegación izquierda, haga clic en Settings y luego en Org settings. - Abra la página del servicio Search
Desplácese hacia abajo y haga clic en Search para abrir el panel de configuración de búsqueda. - Desactive el conmutador de restricción
Busque el conmutador etiquetado Restrict SharePoint search to only the sites the user can access. Establézcalo en Off. Este cambio surte efecto de inmediato para todos los usuarios del inquilino. - Pruebe Copilot
Abra Copilot en Microsoft Teams o en la web. Haga una pregunta que haga referencia a un documento de un sitio de SharePoint que no haya visitado en los últimos 30 días. Verifique que aparezca el resultado.
Paso 2: Verificar que las propiedades administradas sean Searchable y Queryable
- Vaya al Centro de administración de SharePoint
En el Centro de administración de Microsoft 365, haga clic en Admin centers y luego en SharePoint. - Abra la sección Search
En la navegación izquierda del Centro de administración de SharePoint, haga clic en Search y luego en Managed Properties. - Compruebe la propiedad Title
En la lista de propiedades administradas, haga clic en Title. En el editor de propiedades, asegúrese de que Searchable y Queryable estén marcadas. Si no lo están, márquelas y haga clic en Save. - Compruebe la propiedad Content
Haga clic en Content en la lista. Verifique que Searchable y Queryable estén marcadas. Guarde si es necesario. - Compruebe las propiedades de metadatos personalizadas
Si su organización usa columnas de sitio o propiedades administradas personalizadas para la clasificación de contenido, haga clic en cada una y confirme que Searchable y Queryable estén habilitadas. Copilot usa estas propiedades para filtrar y recuperar contenido. - Inicie un rastreo completo para las propiedades modificadas
Después de guardar los cambios de propiedades, vaya a Search > Crawl Log y haga clic en Start full crawl para el origen de contenido que contiene sus bibliotecas de documentos. Los rastreos completos pueden tardar varias horas según el tamaño de su inquilino.
Paso 3: Confirmar que los orígenes de resultados no estén demasiado filtrados
- Vaya a Result Sources
En el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Search y luego en Result Sources. - Revise el origen predeterminado Local SharePoint Results
Haga clic en el origen predeterminado llamado Local SharePoint Results. En el campo de texto de consulta, busque cualquier filtro que restrinja los resultados por ruta de sitio, tipo de contenido o propiedad administrada. Una consulta predeterminada típica es:{searchTerms} (contentclass:STS_ListItem OR contentclass:STS_Site). Si ve filtros adicionales como-site:https://yourtenant.sharepoint.com/sites/restricted, elimínelos. - Guarde y pruebe
Haga clic en Save. Vuelva a Copilot y repita la consulta de prueba del Paso 1.
Si Copilot sigue teniendo problemas después de la solución principal
Copilot devuelve resultados genéricos en lugar de datos específicos del inquilino
Si Copilot responde con información general en lugar de contenido de sus sitios de SharePoint, el índice de búsqueda puede estar incompleto o desactualizado. Verifique que el origen de contenido de sus sitios de SharePoint esté configurado para rastrearse al menos una vez cada 24 horas. En el Centro de administración de SharePoint, vaya a Search > Content Sources, seleccione su origen de contenido de SharePoint y compruebe la programación de rastreo. Establézcala en Continuous Crawl si está disponible, lo que inicia un rastreo dentro de los 15 minutos posteriores a la adición o actualización de un documento.
Copilot muestra resultados solo para los sitios que he visitado
Este síntoma indica que la restricción a nivel de inquilino del Paso 1 sigue habilitada o que se aplica un ámbito de búsqueda personalizado. Vuelva a comprobar el conmutador en Centro de administración de Microsoft 365 > Settings > Org Settings > Search. Compruebe también si se aplica algún ámbito de búsqueda personalizado al origen de resultados predeterminado. En el Centro de administración de SharePoint, vaya a Search > Scopes y elimine cualquier ámbito que limite los resultados a colecciones de sitios específicas.
Copilot no puede leer archivos PDF u Office
Si Copilot devuelve nombres de archivos pero no puede resumir ni extraer texto, es posible que el formato de archivo no esté indexado. Asegúrese de que los tipos de archivo PDF y Office estén incluidos en la lista de tipos de archivo de su origen de contenido. En el Centro de administración de SharePoint, vaya a Search > Content Sources, haga clic en su origen de contenido de SharePoint y compruebe File Types. Agregue pdf, docx, xlsx, pptx si faltan.
| Elemento | Con la restricción activada | Con la restricción desactivada |
|---|---|---|
| Ámbito de búsqueda | Solo los sitios que el usuario ha visitado | Todos los sitios donde el usuario tiene acceso de lectura |
| Recuento de resultados de Copilot | Bajo o cero para sitios no visitados | Conjunto completo de documentos relevantes |
| Actualidad del índice | Igual que la programación de rastreo de todo el inquilino | Igual que la programación de rastreo de todo el inquilino |
| Impacto en el usuario | Los usuarios deben visitar cada sitio antes de que Copilot pueda encontrar su contenido | No se requiere visita previa |
| Esfuerzo del administrador para corregirlo | Desactivar el conmutador en una configuración | Desactivar el conmutador en una configuración más posibles comprobaciones de propiedades |
Después de desactivar la restricción a nivel de inquilino, espere hasta 24 horas para que el índice de búsqueda se reconstruya e incluya todos los sitios donde los usuarios tienen acceso de lectura. Pruebe Copilot con una consulta que incluya el título de un documento específico de un sitio que nunca haya visitado. Si aparece el resultado, la solución está completa. Para el mantenimiento continuo, supervise Search > Crawl Log semanalmente para confirmar que los rastreos completos finalizan sin errores.