Cuando haces una pregunta a Copilot en Microsoft 365 sobre un documento almacenado en SharePoint, devuelve una respuesta genérica o dice que no puede encontrar la información. Esto sucede aunque sabes que el archivo existe y tienes acceso a él. La causa más común es una configuración incorrecta en los permisos de búsqueda de SharePoint o en la configuración de la fuente de datos de Copilot. Este artículo explica por qué falla la búsqueda restringida de SharePoint y proporciona soluciones paso a paso para restaurar las respuestas fundamentadas del contenido de tu inquilino.
Puntos clave: Restaurar el acceso de Copilot al contenido restringido de SharePoint
- Centro de administración de Microsoft 365 > Configuración > Copilot > Fuentes de datos: Controla qué datos de Microsoft Graph puede leer Copilot para respuestas fundamentadas.
- Permisos del sitio de SharePoint > Administradores de la colección de sitios: Asegura que Copilot pueda rastrear el sitio a través de su cuenta de servicio.
- Esquema de búsqueda > Propiedades administradas: Verifica que las propiedades personalizadas estén asignadas correctamente para la indexación de Copilot.
Por qué Copilot no puede buscar en sitios restringidos de SharePoint
Copilot se basa en Microsoft Graph y la búsqueda de SharePoint Online para indexar el contenido de tu inquilino. Cuando un sitio de SharePoint está configurado con acceso restringido — es decir, solo usuarios o grupos específicos pueden ver su contenido — es posible que Copilot no pueda rastrear ese sitio en absoluto. La causa raíz es casi siempre una de tres cosas:
La configuración de la fuente de datos de Copilot excluye el sitio
La configuración de Copilot en el centro de administración de Microsoft 365 incluye una lista de fuentes de datos que Copilot puede consultar. Si el sitio restringido de SharePoint no está incluido en esta lista, Copilot no devolverá contenido de él. Esta configuración anula los permisos individuales de los usuarios. Incluso si un usuario tiene acceso directo al archivo, Copilot no puede mostrarlo a menos que el sitio esté listado como fuente de datos.
Los permisos del sitio de SharePoint bloquean la cuenta de servicio
Copilot utiliza una entidad de servicio para rastrear el contenido de SharePoint. Esa entidad debe agregarse como administrador de la colección de sitios en cualquier sitio restringido. Si el sitio utiliza permisos únicos o forma parte de un canal privado, es posible que se deniegue el acceso a la cuenta de servicio. El resultado es una búsqueda que no devuelve resultados o solo resultados parciales.
El índice de búsqueda o las propiedades personalizadas están mal configurados
La búsqueda de SharePoint Online indexa todo el contenido de forma predeterminada, pero las propiedades administradas personalizadas requieren una asignación manual. Si tu organización utiliza columnas personalizadas o metadatos para restringir contenido, esas propiedades deben asignarse en el esquema de búsqueda. Sin una asignación adecuada, Copilot no puede filtrar ni encontrar el contenido restringido.
Pasos para solucionar la búsqueda restringida de SharePoint para Copilot
- Verificar la inclusión de la fuente de datos de Copilot en el centro de administración
Ve al centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Navega a Configuración > Copilot > Fuentes de datos. En SharePoint, confirma que la URL del sitio restringido esté listada. Si falta, haz clic en Agregar una fuente de datos, pega la URL del sitio y guarda. Espera 15 minutos para que el cambio se propague. - Agregar la cuenta de servicio de Copilot como administrador de la colección de sitios
Abre el sitio restringido de SharePoint. Haz clic en el icono de engranaje y selecciona Permisos del sitio. Haz clic en Administradores de la colección de sitios. Agrega la cuenta de servicio llamada Microsoft Copilot Service (o la cuenta listada en tu inquilino como entidad de Copilot). Haz clic en Aceptar y guarda. Esto otorga acceso de rastreo sin conceder permisos adicionales a los usuarios. - Reindexar la colección de sitios
En el mismo sitio, ve a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión > Reindexar sitio. Haz clic en Reindexar. Esto obliga a SharePoint a volver a examinar todo el contenido y actualizar el índice de búsqueda. La indexación puede tardar varias horas según el tamaño del sitio. - Verificar las propiedades administradas personalizadas en el esquema de búsqueda
Ve al centro de administración de SharePoint en admin.microsoft.com > SharePoint > Búsqueda > Administrar esquema de búsqueda. Busca las propiedades administradas personalizadas que coincidan con los metadatos que utilizas para restringir contenido. Para cada propiedad, asegúrate de que Searchable esté establecido en Sí y Queryable esté establecido en Sí. Haz clic en Aceptar y luego haz clic en Ejecutar rastreo completo en la página de administración de búsqueda. - Probar con un mensaje simple de Copilot
Abre Copilot en Teams o en la web. Escribe un mensaje que incluya un nombre de archivo o frase específica del sitio restringido. Ejemplo: Busca la propuesta de presupuesto del sitio restringido de Finanzas. Si Copilot devuelve el archivo, la solución está completa. Si no, espera una hora y vuelve a probar, ya que los cambios de indexación pueden tardar hasta 60 minutos en reflejarse.
Si Copilot sigue teniendo problemas después de la solución principal
Copilot devuelve resultados genéricos en lugar de datos específicos del inquilino
Si Copilot responde con resultados web generales o dice que no puede acceder a los datos del inquilino, es posible que la configuración de la fuente de datos siga siendo incorrecta. Vuelve a Configuración > Copilot > Fuentes de datos y verifica que el interruptor de Microsoft Graph esté activado. Sin este interruptor, Copilot no puede leer ningún contenido de SharePoint o OneDrive. También verifica que el sitio restringido no esté bloqueado por una directiva de sitio de SharePoint que deshabilite el uso compartido externo o la indexación de búsqueda.
Los resultados de búsqueda solo muestran archivos que el usuario ya tiene abiertos
Copilot a menudo muestra documentos que ya están en los archivos recientes o pestañas abiertas del usuario. Para probar si la búsqueda funciona realmente, utiliza un mensaje que haga referencia a un archivo que el usuario nunca haya abierto. Si Copilot sigue sin encontrarlo, es probable que el problema esté en el índice de búsqueda. Ejecuta un rastreo completo nuevamente desde el centro de administración de SharePoint y supervisa el registro de rastreo en busca de errores. Los errores comunes incluyen Acceso denegado para la cuenta de servicio o Asignación de propiedad no encontrada para metadatos personalizados.
Los cambios en los permisos no surten efecto
Los cambios de permisos de SharePoint pueden tardar hasta 24 horas en propagarse en el índice de búsqueda. Si agregaste la cuenta de servicio de Copilot como administrador de la colección de sitios pero la búsqueda sigue fallando, espera al menos 4 horas. Luego, activa una reindexación desde la configuración del sitio. También puedes usar SharePoint Online Management Shell para forzar un rastreo: ejecuta Request-SPOPersonalSiteReindex -Url "site URL". Este comando fuerza una reindexación de todo el sitio.
| Elemento | Configuración correcta | Configuración incorrecta común |
|---|---|---|
| Lista de fuentes de datos de Copilot | La URL del sitio restringido está incluida en las fuentes de datos de SharePoint | Falta la URL del sitio o el interruptor de Microsoft Graph está desactivado |
| Administrador de la colección de sitios | La cuenta de servicio de Copilot se agrega como administrador de la colección de sitios | La cuenta de servicio solo tiene permisos de visitante o miembro |
| Propiedades administradas del esquema de búsqueda | Las propiedades personalizadas están configuradas como Searchable y Queryable | Las propiedades están configuradas solo como Searchable o no están asignadas |
| Estado de reindexación del sitio | Se activó la reindexación después de los cambios de permisos | No se realizó ninguna reindexación después de agregar la cuenta de servicio |
Ahora puedes diagnosticar y solucionar los fallos de búsqueda restringida de SharePoint en Copilot. Comienza verificando la lista de fuentes de datos en el centro de administración, luego agrega la cuenta de servicio de Copilot como administrador de la colección de sitios en el sitio restringido. Después de reindexar, prueba con un mensaje que incluya un nombre de archivo específico. Para la supervisión continua, utiliza los registros de rastreo del centro de administración de SharePoint para detectar errores de permisos antes de que afecten a los usuarios. Un rastreo completo programado regularmente una vez al mes mantiene el índice sincronizado con los cambios de permisos.