Necesita almacenar los recibos de gastos digitalmente para poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo y compartirlos con su equipo de finanzas. OneDrive for Business incluye un escáner integrado en su aplicación móvil que captura recibos y los guarda directamente en su almacenamiento en la nube. Este artículo explica cómo usar el escáner móvil de OneDrive en iOS y Android, cómo organizar los recibos escaneados automáticamente y qué hacer cuando la calidad del escaneo es deficiente.
Puntos clave: Escanear recibos con OneDrive for Business
- Aplicación móvil de OneDrive > Icono de cámara > Escanear: El escáner integrado captura recibos, recorta los bordes y mejora el contraste automáticamente.
- Configuración de OneDrive > Carga de cámara > Escaneo automático: Activa el escaneo automático cuando toma una foto de un recibo con la cámara de OneDrive.
- Salida en PDF o JPG: Cada escaneo se guarda como PDF de forma predeterminada; puede cambiar a JPG en la configuración del escáner antes de guardar.
Cómo funciona el escaneo de OneDrive para recibos
La aplicación móvil de OneDrive para iOS y Android incluye un escáner de documentos que detecta los bordes de un recibo, endereza la imagen y aumenta el contraste para que el texto sea legible. El escáner no utiliza reconocimiento óptico de caracteres para extraer texto del recibo; solo crea un archivo de imagen limpio. Después de escanear, el archivo se guarda en una carpeta que usted elige dentro de OneDrive. Debe tener la aplicación OneDrive for Business instalada en su teléfono y haber iniciado sesión con su cuenta de trabajo o escuela. No se requiere software adicional ni hardware de escáner.
Pasos para escanear un recibo con OneDrive for Business
Siga estos pasos para escanear un recibo físico y guardarlo directamente en OneDrive for Business.
- Abra la aplicación móvil de OneDrive
Toque el icono de OneDrive en su teléfono. Asegúrese de haber iniciado sesión con su cuenta de trabajo o escuela. Si ve una cuenta personal de Microsoft, cambie a la cuenta de empresa tocando su foto de perfil y seleccionando la cuenta correcta. - Toque el icono de la cámara
En la parte inferior de la pantalla, toque el icono de la cámara. En iOS está junto a la barra de búsqueda; en Android está en la barra de herramientas inferior. Esto abre el visor de la cámara de OneDrive. - Toque el botón Escanear
En la parte inferior del visor, toque Escanear. El visor cambia al modo de escaneo de documentos. Aparece un borde amarillo alrededor del recibo cuando la aplicación detecta sus bordes. - Coloque el recibo dentro del marco
Coloque el recibo sobre una superficie plana y oscura con buena iluminación. Sostenga el teléfono directamente sobre el recibo. La aplicación captura automáticamente cuando el recibo está enfocado. Si no captura automáticamente, toque el botón del obturador en la parte inferior central. - Ajuste los límites del escaneo
Después de la captura, la aplicación muestra la imagen escaneada con controladores de esquina azules. Arrastre cada controlador para incluir solo el área del recibo. Toque Listo en la esquina superior derecha. - Elija el formato de salida
Toque el botón de formato en la parte superior de la pantalla. El valor predeterminado es PDF. Para guardar como JPG, toque JPG. Se recomienda PDF para recibos porque conserva el diseño y es más fácil de adjuntar a informes de gastos. - Toque Guardar
Toque el botón Guardar en la esquina superior derecha. Se abre un selector de carpetas que muestra sus carpetas de OneDrive. - Seleccione una carpeta de destino
Navegue hasta la carpeta donde desea almacenar el recibo. Por ejemplo, toque Documentos > Gastos. Si la carpeta no existe, toque el icono de carpeta con un signo más para crear una nueva carpeta. - Cambie el nombre del archivo (opcional)
Antes de guardar definitivamente, la aplicación muestra un campo de nombre de archivo. Toque y escriba un nombre descriptivo como “Material de oficina 2025-03-15.pdf”. Toque Guardar para finalizar.
Cómo organizar automáticamente los recibos escaneados
Mover manualmente cada recibo a la carpeta correcta lleva tiempo. Utilice estos métodos para automatizar la organización.
Cree una estructura de carpetas para recibos
En OneDrive, cree una carpeta de nivel superior llamada Recibos. Dentro de ella, cree subcarpetas por año o por mes. Ejemplo: Recibos > 2025 > Marzo. Cuando escanee un recibo, guárdelo directamente en la carpeta del mes. Esto mantiene los archivos ordenados sin necesidad de cambiarles el nombre.
Use la carga de cámara de OneDrive con escaneo automático
Active el escaneo automático para que cada foto de recibo tomada con la cámara de OneDrive se escanee automáticamente. Vaya a Configuración de OneDrive > Carga de cámara > Escaneo automático y actívelo. Después de eso, cuando toque el icono de la cámara y tome una foto de un recibo, la aplicación lo escanea sin necesidad de tocar el botón Escanear. El archivo se guarda en la carpeta Camera Roll (Rollo de cámara) en OneDrive. Debe moverlo a su carpeta Recibos después.
Cambie el nombre de los archivos con un patrón consistente
Use un patrón de nombres que incluya el nombre del proveedor, la fecha y el importe. Ejemplo: Staples_2025-03-15_42.99.pdf. Esto hace que los recibos se puedan buscar por nombre de archivo en OneDrive. No use caracteres especiales como / o : en los nombres de archivo porque Windows y OneDrive los rechazan.
Problemas comunes al escanear recibos
El escaneo está borroso o ilegible
Un escaneo borroso ocurre cuando el recibo se mueve durante la captura o la iluminación es baja. Coloque el recibo sobre una superficie plana y sostenga el teléfono firme. Use una lámpara de escritorio para iluminar el área. Si el recibo está arrugado, aplánelo bajo un libro durante 30 segundos antes de escanear.
OneDrive no detecta los bordes del recibo
La detección de bordes funciona mejor cuando el recibo está sobre un fondo oscuro. Coloque el recibo sobre una alfombrilla de escritorio negra o una carpeta oscura. Si la aplicación aún no detecta los bordes, toque el botón de captura manual y ajuste las esquinas arrastrando los controladores azules después de la captura.
El escaneo se guarda en la cuenta incorrecta
Si tiene tanto una cuenta personal de OneDrive como una cuenta de OneDrive for Business en el mismo teléfono, el escáner guarda en la cuenta que está activa actualmente. Antes de escanear, toque su foto de perfil y verifique el nombre de la cuenta. Si muestra su correo electrónico personal, toque Agregar cuenta e inicie sesión con sus credenciales de trabajo o escuela.
El archivo escaneado es demasiado grande para enviar por correo electrónico
Un solo PDF de recibo generalmente pesa menos de 1 MB. Si el archivo es mayor de 5 MB, es posible que la resolución de escaneo esté configurada demasiado alta. En la configuración del escáner, toque el icono de engranaje y establezca Resolución en Estándar (200 DPI). Esto reduce el tamaño del archivo manteniendo el texto legible.
Escaneo de OneDrive vs aplicaciones de escaneo de recibos de terceros
| Elemento | Escaneo de OneDrive for Business | Aplicaciones de escaneo de terceros |
|---|---|---|
| Costo | Gratis con la suscripción a OneDrive for Business | Gratis con anuncios o suscripción de pago |
| Extracción de texto OCR | No disponible | Disponible en aplicaciones como Adobe Scan y Microsoft Lens |
| Guardado automático en la nube | Guarda directamente en OneDrive | Guarda en el dispositivo; requiere carga manual |
| Opciones de formato de archivo | PDF o JPG | PDF, JPG, TIFF y archivos de texto |
| Integración con informes de gastos | Carga manual en el sistema de gastos | Exportación directa a algunas aplicaciones de gastos |
Use el escaneo de OneDrive cuando necesite una forma rápida y sin costo de almacenar recibos en su almacenamiento en la nube de trabajo. Use una aplicación de terceros si necesita búsqueda de texto dentro de los recibos o exportación directa a software de informes de gastos.
Conclusión
Ahora puede escanear recibos en papel directamente en OneDrive for Business usando el escáner integrado de la aplicación móvil. El proceso toma menos de 30 segundos por recibo y guarda el archivo como PDF o JPG en la carpeta que elija. Para mantener los recibos organizados, cree una estructura de carpetas por año y mes y cambie el nombre de cada archivo con el proveedor y la fecha. Para un flujo de trabajo avanzado, active el escaneo automático en Configuración de OneDrive > Carga de cámara > Escaneo automático para que las fotos de recibos se escaneen sin toques adicionales.