Necesita una forma de enviar documentos a su equipo para su aprobación sin enviar correos de ida y vuelta. Las bibliotecas de documentos de SharePoint se pueden combinar con Microsoft Power Automate para crear flujos de trabajo de aprobación automatizados. Este artículo explica cómo crear un flujo de aprobación básico que se activa cuando se agrega o modifica un documento. Aprenderá los pasos exactos para configurar el flujo, configurar los aprobadores y gestionar resultados como la aprobación y el rechazo.
Puntos clave: Cómo crear un flujo de aprobación de documentos en SharePoint
- Plantilla de Power Automate “Approval for SharePoint”: Flujo predefinido que se inicia cuando se agrega o modifica un documento en una biblioteca.
- Acción del conector de SharePoint “Get file metadata”: Recupera el nombre del archivo, la URL y el tipo de contenido necesarios para la solicitud de aprobación.
- Acción del conector de aprobación “Start and wait for an approval”: Envía la solicitud de aprobación y pausa el flujo hasta que se toma una decisión.
Cómo funciona el flujo de aprobación de SharePoint
Un flujo de aprobación automatiza el proceso de revisión de documentos almacenados en una biblioteca de SharePoint. Cuando un usuario carga o edita un documento, Power Automate activa un flujo que envía una solicitud de aprobación a uno o más aprobadores designados. El aprobador puede aprobar, rechazar o solicitar cambios directamente desde el correo electrónico o el centro de aprobaciones de Power Automate. Después de la decisión, el flujo actualiza el documento con un campo de estado, lo mueve a una carpeta diferente o envía una notificación. No se requiere enrutamiento manual.
Antes de comenzar, necesita los siguientes requisitos previos:
- Un sitio de SharePoint Online con una biblioteca de documentos que contenga los documentos que desea aprobar.
- Acceso a Power Automate (incluido con la mayoría de las suscripciones de Microsoft 365 que incluyen SharePoint).
- Permiso para crear flujos en el sitio de SharePoint (al menos nivel Editar o Colaborar).
- Una lista de aprobadores: pueden ser usuarios individuales, un grupo o un valor dinámico de los metadatos del documento.
Pasos para crear el flujo de aprobación
Siga estos pasos para crear un flujo de aprobación desde una biblioteca de documentos de SharePoint. El flujo se inicia automáticamente cuando se agrega un documento a la biblioteca.
- Abra la biblioteca de documentos de SharePoint
Vaya a su sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos donde desea que se ejecute el flujo de aprobación. En la barra de herramientas, seleccione Automate y luego Power Automate. Elija Create a flow en el menú. - Seleccione la plantilla de aprobación
En el panel de Power Automate, haga clic en See more flow templates. Busque “approval” y seleccione la plantilla llamada Approval for SharePoint. Esta plantilla se activa cuando se crea o modifica un archivo en la biblioteca. - Conecte su sitio de SharePoint
Power Automate le pide que inicie sesión en SharePoint si aún no está conectado. Seleccione el sitio y la biblioteca en las listas desplegables. La plantilla rellena automáticamente estos campos con la biblioteca desde la que comenzó. - Configure la solicitud de aprobación
En el editor de flujos, busque la acción Start and wait for an approval. Establezca Approval type en Approve/Reject – First to respond o Approve/Reject – Everyone must approve. En Assigned to, introduzca las direcciones de correo electrónico o los nombres de los aprobadores. También puede usar un valor dinámico de los metadatos del documento, como un campo de administrador. - Personalice el contenido del correo electrónico
Desplácese hasta la sección Details de la acción de aprobación. Reemplace el título predeterminado por algo como “Document Approval Request” y agregue un mensaje que incluya el nombre del documento y un vínculo. Use el selector de contenido dinámico para insertar File name y File link desde el desencadenador de SharePoint. - Agregue una condición para los resultados de aprobación
Después de la acción de aprobación, agregue un control Condition. Configure la condición para comprobar el valor dinámico Outcome de la acción de aprobación. Si el resultado es igual a Approve, agregue una acción para actualizar el estado del documento. Use la acción Update file properties para establecer una columna personalizada, por ejemplo, una columna llamada “Approval Status” en “Approved”. Si el resultado es igual a Reject, establezca el estado en “Rejected” y, opcionalmente, envíe una notificación por correo electrónico al autor del documento. - Guarde y pruebe el flujo
Haga clic en Save en la parte superior del editor de Power Automate. Para probar, cargue un nuevo documento en la biblioteca de SharePoint. En unos minutos, el aprobador debería recibir un correo electrónico de solicitud de aprobación. Apruebe o rechace la solicitud y verifique que el estado del documento se actualice correctamente en SharePoint.
Errores comunes y cosas que debe evitar
Los aprobadores no reciben el correo electrónico de aprobación
Esto suele ocurrir si la dirección de correo electrónico del aprobador es incorrecta o si la acción de aprobación no está conectada al desencadenador. Compruebe el campo Assigned to en la acción de aprobación. Asegúrese de que contenga direcciones de correo electrónico válidas o un valor dinámico que se resuelva en un usuario. También verifique que el flujo esté activado y que el desencadenador esté configurado en When a file is created or modified.
El estado del documento no se actualiza después de la aprobación
Es posible que la acción de condición no esté configurada correctamente. Abra el flujo y compruebe la condición. El valor Outcome debe compararse exactamente con el texto “Approve”. Si usó un tipo de aprobación diferente, el texto del resultado podría ser “Approved” o “Accepted”. Ejecute el flujo con un documento de prueba y examine el historial de ejecución para ver el valor exacto del resultado.
El flujo se ejecuta en cada edición de documento en lugar de solo en documentos nuevos
El desencadenador predeterminado se ejecuta tanto para archivos nuevos como modificados. Para limitar el flujo solo a documentos nuevos, cambie la condición del desencadenador. En la configuración del desencadenador, agregue una condición que compruebe si Modification time es igual a Creation time. Como alternativa, use el desencadenador When a file is created (properties only) del conector de SharePoint.
Flujo de aprobación de Power Automate frente a proceso de aprobación manual
| Elemento | Flujo de aprobación de Power Automate | Proceso de aprobación manual |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | 15–30 minutos una vez configurado | No requiere configuración |
| Consistencia | El mismo proceso cada vez | Varía según la persona y el documento |
| Seguimiento | Historial de ejecución y estado automáticos | Hilos de correo electrónico o registros manuales |
| Notificación | Correo electrónico automático con vínculo al documento | Correo electrónico o mensaje de chat manual |
| Escalabilidad | Funciona para cientos de documentos | Se vuelve inmanejable a escala |
Ahora puede crear un flujo de aprobación que enrute automáticamente los documentos a las personas adecuadas y actualice su estado. Comience seleccionando la biblioteca de documentos de SharePoint que usa con más frecuencia y siga los pasos anteriores. Para flujos de trabajo más complejos, considere agregar ramas paralelas para varios aprobadores o usar una lista de SharePoint para almacenar el historial de aprobaciones. La aplicación móvil de Power Automate también permite a los aprobadores revisar solicitudes desde su teléfono.