Las métricas de almacenamiento muestran números diferentes al centro de administración: causa raíz y solución

Abres el Centro de administración de SharePoint y ves que el almacenamiento total usado es de 2,5 TB. Pero cuando ejecutas las métricas de almacenamiento en una colección de sitios, los números suman solo 1,8 TB. Esta discrepancia causa confusión al planificar la capacidad o solucionar problemas de facturación. La causa raíz es que el Centro de administración cuenta el almacenamiento de forma diferente a las métricas a nivel de sitio. Este artículo explica por qué los números difieren y cómo obtener una vista coherente.

Por qué el Centro de administración y las métricas de almacenamiento muestran números diferentes

El Centro de administración de SharePoint calcula el almacenamiento a nivel de inquilino. Incluye todos los datos almacenados en todas las colecciones de sitios, incluidas las papeleras de reciclaje de primera y segunda etapa, el historial de versiones y los metadatos. Las métricas de almacenamiento a nivel de sitio solo cuentan los archivos activos, los elementos de lista y las versiones actuales. La papelera de reciclaje no se incluye en el informe de métricas del sitio.

Otro factor es que el Centro de administración actualiza los datos de almacenamiento cada 24 a 48 horas. Las métricas a nivel de sitio se calculan en tiempo real cuando ejecutas el informe. Si consultas las métricas de almacenamiento justo después de eliminar un archivo grande, el sitio muestra menos espacio usado, pero el Centro de administración sigue mostrando el número antiguo hasta el siguiente ciclo de actualización.

El historial de versiones también contribuye a la diferencia. Cada vez que un usuario edita un documento, SharePoint guarda una nueva versión. El Centro de administración cuenta todas las versiones como almacenamiento. Las métricas de almacenamiento del sitio solo cuentan la versión actual a menos que habilites específicamente el historial de versiones en el informe.

Papelera de reciclaje de primera etapa vs. segunda etapa

Cuando un usuario elimina un archivo, este va a la papelera de reciclaje de primera etapa. Ese archivo todavía cuenta para el almacenamiento del inquilino en el Centro de administración. Si un administrador elimina de la papelera de primera etapa, el archivo pasa a la papelera de reciclaje de segunda etapa. Eso también cuenta. Las métricas de almacenamiento a nivel de sitio ignoran por completo ambas papeleras de reciclaje.

Metadatos y miniaturas

SharePoint almacena metadatos de cada archivo, como título, autor y columnas personalizadas. También genera imágenes en miniatura para documentos e imágenes. El Centro de administración incluye estos datos ocultos en el total. Las métricas de almacenamiento de un sitio no muestran estos archivos ocultos.

Pasos para obtener números de almacenamiento coincidentes

1. Consultar el número de almacenamiento del Centro de administración
   Ve al Centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Mira la columna Almacenamiento. Este es el número a nivel de inquilino que incluye papeleras de reciclaje, versiones, metadatos y miniaturas.
2. Ejecutar métricas de almacenamiento en un sitio específico
   Navega al sitio. Haz clic en Configuración (icono de engranaje) > Contenido del sitio > Métricas de almacenamiento del sitio. Esto muestra solo los archivos activos y los elementos de lista. Compara esto con el número del Centro de administración para el mismo sitio.
3. Vaciar las papeleras de reciclaje
   En el sitio, ve a Papelera de reciclaje. Selecciona todos los elementos y haz clic en Eliminar. Luego ve a la papelera de reciclaje de segunda etapa y elimina todos los elementos allí. Esto elimina los archivos que cuentan en el Centro de administración pero no en las métricas del sitio.
4. Eliminar versiones antiguas
   Ve a la biblioteca donde los archivos tienen muchas versiones. Haz clic en los puntos suspensivos (…) junto a un archivo, selecciona Historial de versiones y elimina las versiones anteriores. O usa PowerShell para eliminar versiones en masa. Esto reduce el número del Centro de administración.
5. Usar PowerShell para obtener el almacenamiento exacto por sitio
   Ejecuta Get-PnPSiteStorage -Connection $conn para recuperar el número exacto de almacenamiento que el Centro de administración usa para ese sitio. Esto incluye papeleras de reciclaje y versiones. Compara esto con el informe de métricas del sitio.

Qué hacer cuando los números siguen sin coincidir

Las métricas de almacenamiento muestran más espacio que el Centro de administración

Esto puede ocurrir si el Centro de administración no se ha actualizado. Espera 48 horas y vuelve a comprobar. Si el problema continúa, ejecuta un informe de almacenamiento del inquilino con el Shell de administración de SharePoint Online. El comando Get-SPOSite -Limit all | Select Url, StorageUsageCurrent te da el almacenamiento por sitio que coincide con el Centro de administración.

El Centro de administración muestra un sitio con almacenamiento cero pero existen archivos

Esto sucede cuando un sitio está en modo de solo lectura o tiene una cuota de almacenamiento establecida en cero. Ve al Centro de administración > Sitios activos > selecciona el sitio > Configuración > Límite de almacenamiento. Establece un valor mayor que cero. El Centro de administración se actualizará en un plazo de 24 horas.

El informe de métricas de almacenamiento no incluye algunas bibliotecas

Las métricas de almacenamiento solo muestran los 20 elementos más grandes. Si una biblioteca no aparece en la lista, está por debajo del umbral. Usa PowerShell para obtener una lista completa: Get-PnPFolder -FolderRelativeUrl "Shared Documents" | Get-PnFProperty -Key StorageMetrics. Esto devuelve el almacenamiento exacto de esa biblioteca.

Elemento	Centro de administración	Métricas de almacenamiento del sitio
Papelera de reciclaje (primera etapa)	Contado	No contado
Papelera de reciclaje (segunda etapa)	Contado	No contado
Historial de versiones	Contado	No contado
Metadatos y miniaturas	Contado	No contado
Frecuencia de actualización	Cada 24-48 horas	Tiempo real

Ahora puedes conciliar los números de almacenamiento vaciando las papeleras de reciclaje, eliminando versiones antiguas y usando PowerShell para obtener datos precisos por sitio. A continuación, configura un informe de almacenamiento mensual usando Centro de administración de SharePoint > Informes > Almacenamiento para realizar un seguimiento de las tendencias. Un consejo avanzado: usa el comando Set-SPOSite -Identity -StorageQuotaWarningLevel para recibir alertas antes de que un sitio alcance su límite.