Necesita una lista completa de archivos en una biblioteca de documentos de SharePoint, incluidos metadatos como nombre de archivo, tamaño, fecha de modificación y autor. Copiar manualmente los nombres de archivo desde un navegador es lento y propenso a errores. SharePoint proporciona herramientas de exportación integradas que permiten descargar estos datos como un archivo CSV. Este artículo explica cómo exportar un inventario de archivos de biblioteca a CSV mediante la característica Export to Excel y PowerShell para inventarios más grandes o detallados.
Puntos clave: Exportar el inventario de archivos de biblioteca de SharePoint a CSV
- Biblioteca > Export to Excel: Descarga un archivo .iqy que se abre en Excel, el cual se puede guardar como CSV. Método más rápido para columnas de metadatos estándar.
- PowerShell con PnP.PowerShell: Exporta todos los archivos y metadatos personalizados a CSV. Ideal para bibliotecas con miles de archivos o requisitos de columnas avanzados.
- Crear una vista antes de exportar: Filtrar y ordenar la vista de la biblioteca garantiza que los datos exportados incluyan solo los archivos y columnas que necesita.
Cómo funciona la característica Export to Excel en las bibliotecas de SharePoint
Las bibliotecas de SharePoint incluyen un comando integrado Export to Excel que exporta la vista actual a un archivo .iqy. Un archivo .iqy es una consulta web que se abre en Excel y carga los datos de la biblioteca como una conexión activa. Desde Excel, puede guardar los datos como un archivo CSV. Este método funciona para bibliotecas con hasta 5000 elementos debido a los umbrales de vista de lista de SharePoint. Debe tener al menos permisos de lectura en la biblioteca. Los datos exportados incluyen todas las columnas visibles en la vista actual de la biblioteca, incluidas las columnas de metadatos personalizadas.
Pasos para exportar un inventario de archivos de biblioteca a CSV con Export to Excel
- Abra la biblioteca de documentos en SharePoint
Vaya al sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos que contiene los archivos que desea exportar. - Cree o seleccione una vista con las columnas que necesita
Haga clic en el menú desplegable de vistas de la biblioteca cerca de la esquina superior derecha y elija una vista existente o seleccione Editar vista actual para agregar o quitar columnas. Incluya columnas como Nombre, Modificado, Modificado por, Tamaño de archivo y cualquier columna de metadatos personalizada. - Aplique filtros si es necesario
Use los filtros de columna para limitar los datos exportados a tipos de archivo específicos, rangos de fechas u otros criterios. Solo se exportarán los archivos visibles. - Haga clic en Export to Excel
En la barra de comandos en la parte superior de la biblioteca, haga clic en Export y luego seleccione Export to Excel. Si no ve el botón Export, haga clic en los puntos suspensivos (…) en la barra de comandos. - Abra el archivo .iqy en Excel
Su navegador descargará un archivo .iqy. Ábralo en Excel. Si se le solicita, haga clic en Habilitar para permitir la conexión de datos. - Guarde los datos de Excel como CSV
En Excel, revise los datos importados. Haga clic en Archivo > Guardar como y elija CSV UTF-8 (delimitado por comas) o CSV (delimitado por comas) como tipo de archivo. Haga clic en Guardar.
Pasos para exportar un inventario de archivos de biblioteca a CSV con PowerShell
Para bibliotecas con más de 5000 elementos o cuando necesite exportar datos de varias bibliotecas, use PowerShell con el módulo PnP.PowerShell. Este método omite el umbral de vista de lista y admite todas las columnas.
- Instale el módulo PnP.PowerShell
Abra PowerShell como administrador y ejecute:Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Si se le solicita, presione Y para instalar desde PSGallery. - Conéctese a SharePoint
Ejecute:Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -Interactive. Reemplace la URL con la URL de su sitio. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft 365. - Exporte los elementos de la biblioteca a CSV
Ejecute el siguiente script, reemplazando el nombre de la biblioteca y la ruta de salida:$items = Get-PnPListItem -List "Shared Documents" -PageSize 500$items | Export-Csv -Path "C:\export\library-inventory.csv" -NoTypeInformation
Esto exporta todos los elementos de la biblioteca, incluidas las columnas predeterminadas como Título, Modificado, Creado e Id. - Incluya columnas específicas en la exportación
Para incluir columnas personalizadas, use:$items = Get-PnPListItem -List "Shared Documents" -Fields "FileLeafRef","FileSizeDisplay","Editor","Modified","CustomColumn1"$items | Select-Object -Property FileLeafRef, FileSizeDisplay, Editor, Modified, CustomColumn1 | Export-Csv -Path "C:\export\library-inventory.csv" -NoTypeInformation
Problemas comunes al exportar inventarios de bibliotecas
El botón Export to Excel falta o está atenuado
El comando Export to Excel no está disponible en todas las vistas de biblioteca de SharePoint. Si falta el botón, cambie a una vista estándar como Todos los documentos. El comando también requiere que la biblioteca no tenga la creación de scripts personalizados deshabilitada en el nivel de inquilino. Póngase en contacto con su administrador de SharePoint para verificar la configuración del inquilino.
El CSV exportado muestra solo nombres de archivo y ningún metadato
Esto ocurre cuando la vista actual de la biblioteca no incluye las columnas de metadatos que espera. Antes de exportar, edite la vista y agregue las columnas que necesita. El comando Export to Excel exporta exactamente lo que es visible en la vista.
La exportación de PowerShell falla con un error de permisos
La cuenta utilizada para conectarse a SharePoint debe tener al menos permisos de lectura en el sitio y la biblioteca. Si recibe un error de acceso denegado, verifique sus permisos o use una cuenta diferente que tenga derechos de administrador de la colección de sitios.
El archivo CSV contiene columnas adicionales o celdas en blanco
Al usar PowerShell, la exportación predeterminada incluye todos los campos internos. Use el cmdlet Select-Object para especificar solo las columnas que desea. Para las celdas en blanco, verifique si la columna tiene un valor predeterminado en SharePoint o si el elemento simplemente no tiene valor para ese campo.
| Elemento | Export to Excel | PowerShell con PnP.PowerShell |
|---|---|---|
| Máximo de elementos | 5000 elementos (umbral de vista de lista) | Sin límite práctico (usa paginación del lado del servidor) |
| Permisos necesarios | Lectura en la biblioteca | Lectura en el sitio o la biblioteca |
| Columnas de metadatos personalizadas | Solo si se incluyen en la vista | Todas las columnas, incluidos los campos ocultos |
| Formato de salida | .iqy y luego guardar como CSV en Excel | Archivo CSV directo |
| Automatización posible | No, se requieren pasos manuales | Sí, el script se puede programar |
Ahora puede exportar un inventario completo de archivos desde cualquier biblioteca de SharePoint usando la característica integrada Export to Excel o PowerShell. Para una exportación única de una biblioteca pequeña, el método Export to Excel funciona rápidamente. Para exportaciones recurrentes o bibliotecas con muchos elementos, use el script de PowerShell y guárdelo para reutilizarlo. Para refinar aún más su exportación, explore los parámetros de Get-PnPListItem para filtrar por carpeta o tipo de contenido.