La etiqueta de retención bloquea la eliminación de archivos: solución

Cuando intenta eliminar un archivo en SharePoint o OneDrive, puede ver un error que indica que el archivo no se puede eliminar porque tiene una etiqueta de retención aplicada. Esto sucede porque la etiqueta de retención aplica una política que impide la eliminación permanente durante el período de retención. La etiqueta está vinculada a una política de retención en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, que anula los permisos de eliminación estándar. Este artículo explica por qué las etiquetas de retención bloquean la eliminación y proporciona los pasos exactos para quitar la etiqueta o ajustar la política para que pueda eliminar el archivo.

Por qué una etiqueta de retención impide la eliminación de archivos

Una etiqueta de retención es una marca que se aplica a un archivo o correo electrónico e indica a SharePoint o OneDrive cuánto tiempo debe conservar el elemento y qué acción debe realizar al final de ese período. Cuando una etiqueta está configurada para retener el archivo de forma permanente o durante un período específico, el sistema bloquea cualquier acción del usuario que elimine permanentemente el contenido. Esto incluye eliminar el archivo de una biblioteca de documentos, vaciar la papelera de reciclaje o usar un flujo de trabajo de SharePoint Designer que quite el elemento.

La causa raíz es que la etiqueta de retención aplica un bloqueo de conservación o una regla de retención definida en Microsoft Purview. Incluso si tiene permisos de Control total en el sitio, la política de la etiqueta tiene prioridad. El archivo permanece en un estado protegido hasta que se cumpla una de las siguientes condiciones:

• Un administrador de cumplimiento quita la etiqueta de retención del archivo.
• El período de retención expira y se activa la acción de eliminación de la etiqueta.
• La etiqueta forma parte de una política que permite la eliminación después de una revisión (adaptativa o estática).

Es importante comprender que las etiquetas de retención no son lo mismo que las etiquetas de confidencialidad. Las etiquetas de confidencialidad controlan el acceso y el cifrado, pero no bloquean la eliminación. Las etiquetas de retención están diseñadas específicamente para la gobernanza de la información y el cumplimiento legal.

Pasos para quitar una etiqueta de retención y eliminar el archivo

Siga estos pasos para quitar la etiqueta de retención del archivo. Necesita al menos permisos de Edición en el archivo y acceso al portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Si no es administrador de cumplimiento, solicite ayuda al equipo de cumplimiento de su organización.

1. Identifique la etiqueta de retención aplicada al archivo
   Abra la biblioteca de documentos de SharePoint o la carpeta de OneDrive donde está almacenado el archivo. Seleccione el archivo y observe el panel de detalles en el lado derecho. En Etiqueta de retención, anote el nombre de la etiqueta. Si el panel de detalles no está visible, haga clic en el icono i en la esquina superior derecha de la biblioteca.
2. Inicie sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol Administrador de cumplimiento o Administración de registros. Si no tiene estos roles, pida a su administrador global que se los asigne.
3. Vaya a la página de administración de etiquetas
   En el menú de navegación izquierdo, seleccione Administración del ciclo de vida de los datos > Etiquetas. Aparece una lista de todas las etiquetas de retención de su inquilino. Busque la etiqueta que anotó en el paso 1. Puede usar el cuadro de búsqueda en la parte superior para filtrar por nombre.
4. Verifique la configuración de la política de la etiqueta
   Haga clic en el nombre de la etiqueta para abrir sus detalles. En Configuración de la etiqueta, busque Período de retención y Revisión de eliminación. Si la etiqueta está configurada para Retener elementos permanentemente, bloqueará la eliminación de forma indefinida. Si tiene un período fijo, anote la fecha de finalización. También verifique si la etiqueta está bloqueada. Una etiqueta bloqueada no puede ser eliminada ni modificada por nadie excepto un administrador de cumplimiento con privilegios elevados.
5. Quite la etiqueta del archivo mediante Búsqueda de contenido
   En el portal de Purview, vaya a Búsqueda de contenido > Buscar. Cree una nueva búsqueda con el nombre o la URL del archivo. Una vez completada la búsqueda, seleccione el archivo y haga clic en Exportar resultados para verificar que el archivo esté indexado. Luego vaya a Administración de registros > Plan de archivos > Acciones de etiqueta. Elija Quitar etiqueta y siga el asistente para dirigirse al archivo específico. Esta acción quita la etiqueta de retención sin afectar el contenido del archivo.
6. Elimine el archivo de SharePoint
   Vuelva a la biblioteca de SharePoint. Seleccione el archivo y haga clic en Eliminar en la barra de herramientas. Si la etiqueta se quitó correctamente, el archivo se mueve a la papelera de reciclaje. Para eliminarlo permanentemente, vaya a la Papelera de reciclaje y elimínelo de nuevo. Si la eliminación sigue bloqueada, es posible que una política haya vuelto a aplicar la etiqueta. Verifique nuevamente las propiedades del archivo.

Si SharePoint sigue bloqueando la eliminación después de quitar la etiqueta

“El archivo todavía está protegido por una política de retención”

Este error aparece cuando la etiqueta de retención forma parte de una política de etiqueta predeterminada que aplica automáticamente la etiqueta a todos los archivos de una biblioteca o sitio. Aunque quite la etiqueta de un archivo, la política la vuelve a aplicar en unos minutos. Para solucionarlo, debe hacer lo siguiente:

• Cambiar la política de etiqueta predeterminada para excluir la biblioteca o el sitio específico. Vaya a Purview > Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas, edite la política y modifique el ámbito.
• Esperar a que expire el período de retención si la etiqueta está bloqueada.

“No tiene permiso para quitar esta etiqueta”

Este error significa que su cuenta carece del rol Administración de registros o del rol Administrador de cumplimiento. Solo los usuarios con esos roles pueden quitar etiquetas de retención mediante Búsqueda de contenido. Comuníquese con su equipo de cumplimiento y pídales que realicen el paso 5 anterior. Como alternativa, pídales que le otorguen temporalmente el rol Administración de registros.

“La etiqueta de retención está bloqueada y no se puede quitar”

Una etiqueta de retención bloqueada se utiliza para requisitos regulatorios o legales. No puede ser eliminada, cambiada ni borrada por nadie, incluidos los administradores globales. La única forma de eliminar el archivo es esperar a que expire el período de retención. Si la etiqueta está configurada para retener elementos permanentemente, el archivo nunca se podrá eliminar. En ese caso, consulte a su departamento legal o de cumplimiento para determinar si existe un proceso de excepción.

Etiqueta de retención que bloquea la eliminación frente a etiqueta de confidencialidad: diferencias clave

Elemento	Etiqueta de retención	Etiqueta de confidencialidad
Propósito principal	Impedir la eliminación o modificación durante un período establecido	Cifrar y restringir el acceso a los archivos
Bloquea la eliminación de archivos	Sí, durante el período de retención	No, solo bloquea el acceso sin descifrado
Se aplica automáticamente	Mediante política de etiqueta predeterminada o reglas de etiquetado automático	Mediante política de confidencialidad o manualmente por el usuario
Puede ser eliminada por el usuario	Solo por administradores de cumplimiento mediante Búsqueda de contenido	Por el propietario del archivo o un usuario con derechos suficientes
Opción de bloqueo disponible	Sí, para cumplimiento normativo	No

Ahora puede identificar por qué una etiqueta de retención bloquea la eliminación y seguir los pasos para quitarla o eludir la política. Verifique el estado de bloqueo de la etiqueta antes de intentar quitarla. Si la etiqueta está bloqueada, planifique que el período de retención expire. Para los archivos que deben eliminarse de inmediato, comuníquese con su administrador de cumplimiento para verificar si es posible una exención o anulación manual según las reglas de gobernanza de datos de su organización.