Su archivo de datos de Outlook está creciendo y ocupando demasiado espacio en el disco duro. Esto sucede porque Outlook no recupera automáticamente el espacio de los elementos eliminados. Este artículo explica cómo compactar manualmente su archivo PST para reducir su tamaño y liberar almacenamiento.
Puntos clave: Compactar un archivo PST de Outlook
- Archivo > Configuración de la cuenta > Archivos de datos > Configuración > Compactar ahora: Reduce manualmente el tamaño físico de su archivo PST al eliminar permanentemente el espacio reservado para elementos eliminados.
- Configuración de AutoArchivar: Mueve automáticamente los elementos antiguos a un archivo de almacenamiento independiente, lo que ayuda a mantener manejable el tamaño de su archivo PST principal.
- Herramienta Limpiar buzón: Le ayuda a encontrar y eliminar elementos grandes o correos electrónicos antiguos antes de ejecutar el proceso de compactación para recuperar el máximo espacio.
Cómo crecen los archivos PST y por qué es necesaria la compactación
Outlook almacena sus correos electrónicos, eventos de calendario y contactos en un Archivo de carpetas personales, conocido como archivo PST. Cuando elimina un elemento, Outlook no elimina inmediatamente sus datos del archivo. Simplemente marca el espacio como disponible para reutilizarlo. Con el tiempo, esto hace que un archivo PST sea mucho más grande en el disco que los datos reales que contiene. El proceso de compactación elimina permanentemente este espacio no utilizado, reduciendo el tamaño del archivo. Debe hacerlo manualmente, ya que Outlook solo realiza una limpieza menor en segundo plano.
Pasos para compactar manualmente su archivo PST
El método principal es usar la herramienta de compactación integrada en la configuración de la cuenta de Outlook. Asegúrese de que Outlook esté cerrado en todas las demás aplicaciones antes de comenzar.
- Abrir Configuración de la cuenta
En Outlook, haga clic en la pestaña Archivo de la cinta de opciones. Seleccione Configuración de la cuenta y, a continuación, elija de nuevo Configuración de la cuenta en el menú desplegable. - Seleccionar su archivo de datos
En la ventana Configuración de la cuenta, vaya a la pestaña Archivos de datos. Haga clic para seleccionar el archivo PST que desea compactar y, a continuación, haga clic en el botón Configuración situado encima de la lista. - Iniciar el proceso de compactación
En el cuadro de diálogo Configuración, haga clic en el botón Compactar ahora. Aparecerá una barra de progreso. No utilice Outlook para otras tareas hasta que finalice el proceso. - Finalizar y reiniciar
Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo abiertos. Es posible que deba cerrar y reiniciar Outlook para que los cambios surtan efecto por completo.
Usar AutoArchivar para gestionar el tamaño del archivo
Para gestionar el tamaño de forma continua, configure AutoArchivar para mover los elementos antiguos fuera de su archivo PST principal.
- Acceder a la configuración de Archivar
Vaya a Archivo > Opciones > Avanzado. Haga clic en el botón Configuración de AutoArchivar. - Configurar reglas
Marque la casilla Ejecutar AutoArchivar cada X días. Establezca un período como 14 días. Elija mover los elementos antiguos a un archivo de almacenamiento especificado. - Aplicar a carpetas
Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta de correo, seleccione Propiedades y, a continuación, la pestaña AutoArchivar. Elija usar la configuración predeterminada o personalizar la antigüedad de archivado para esa carpeta.
Errores comunes y limitaciones de la compactación
La compactación no libera espacio después de grandes eliminaciones
Si recientemente eliminó miles de correos electrónicos pero el tamaño del archivo no cambió, es posible que la operación de compactación no se haya ejecutado. Outlook solo compacta cuando un porcentaje significativo del archivo es espacio vacío. Use el botón manual Compactar ahora para forzar la operación inmediatamente después de una limpieza importante.
Outlook está lento o no responde durante la compactación
Compactar un archivo PST muy grande puede tardar mucho tiempo y hacer que Outlook parezca congelado. Evite hacer clic o realizar otras tareas. Asegúrese de que su computadora esté conectada a la corriente. El proceso finalizará más rápido si cierra otras aplicaciones grandes.
No se puede compactar un archivo en uso por otro programa
Si recibe un error de que el archivo está en uso, es posible que otra instancia de Outlook se esté ejecutando en segundo plano. Compruebe la bandeja del sistema para ver el icono de Outlook y ciérrelo por completo. Además, desactive cualquier complemento que pueda estar accediendo al archivo de datos y vuelva a intentarlo.
Compactación manual vs AutoArchivar vs Limpiar buzón
| Elemento | Compactar ahora | AutoArchivar | Limpiar buzón |
|---|---|---|---|
| Función principal | Reduce el tamaño físico del archivo en el disco | Mueve elementos antiguos a un archivo independiente | Encuentra y elimina elementos grandes o antiguos |
| Automatización | Solo activación manual | Se puede programar automáticamente | Herramienta de búsqueda manual |
| Mejor uso | Recuperar espacio después de grandes eliminaciones | Gestión y organización continuas del tamaño | Identificar qué eliminar antes de compactar |
| Riesgo de pérdida de datos | Ninguno, solo elimina espacio vacío | Bajo, los elementos se mueven, no se eliminan | Alto, los elementos se eliminan permanentemente |
| Ubicación | Archivo > Configuración de la cuenta > Archivos de datos | Archivo > Opciones > Avanzado | Archivo > Herramientas > Limpiar buzón |
Ahora puede reducir el tamaño de su archivo de datos de Outlook con la herramienta Compactar ahora. Para una gestión continua, configure AutoArchivar para que se ejecute cada mes. Un consejo avanzado es usar el cuadro de búsqueda de Windows para encontrar “Liberador de espacio en disco” y ejecutarlo para eliminar archivos temporales de Windows Update, lo que puede liberar varios gigabytes antes de compactar su PST.