Las cuotas de almacenamiento de OneDrive for Business muestran usuarios faltantes en los flujos de trabajo de baja: guía de corrección

Cuando ejecuta flujos de trabajo de baja en el centro de administración de Microsoft 365, la página de cuotas de almacenamiento de OneDrive for Business a veces no muestra todos los usuarios esperados. Esto imposibilita transferir archivos, asignar un nuevo propietario o eliminar el sitio de OneDrive de los empleados que se van. La causa raíz suele ser un retraso en la sincronización del directorio entre Azure Active Directory y el servicio OneDrive, o una cuenta de usuario que se convirtió en un buzón compartido sin una licencia de OneDrive adecuada. Este artículo explica por qué los usuarios desaparecen de la vista de cuotas de almacenamiento y proporciona los pasos exactos para restaurar la visibilidad y así poder completar las tareas de baja.

Por qué las cuotas de almacenamiento de OneDrive ocultan usuarios durante las bajas

La página de cuotas de almacenamiento de OneDrive en el centro de administración de Microsoft 365 solo muestra los usuarios que tienen un sitio de OneDrive activo y una licencia asignada que incluye el plan de servicio de OneDrive. Cuando una cuenta de usuario se deshabilita, se convierte en un buzón compartido o se elimina de un grupo de seguridad sincronizado, el sitio de OneDrive puede permanecer activo, pero la entrada del usuario desaparece de la lista de cuotas. Esto ocurre porque el servicio OneDrive comprueba el objeto de usuario en Azure Active Directory, no el sitio en sí. Si el objeto de usuario se elimina o pierde su licencia, la página de cuotas de almacenamiento ya no muestra a ese usuario, aunque el sitio de OneDrive todavía exista y consuma almacenamiento.

Una segunda causa común es un retraso en el ciclo de sincronización del directorio. Después de deshabilitar un usuario en Active Directory local, el cambio debe propagarse a través de Azure AD Connect a Azure AD y luego al servicio OneDrive. Si comprueba la página de cuotas de almacenamiento antes de que finalice esa sincronización, el usuario parece faltar. El mismo retraso ocurre cuando reasigna una licencia: el usuario puede desaparecer temporalmente mientras el sistema vuelve a aprovisionar el sitio de OneDrive.

Pasos para localizar usuarios faltantes y corregir el flujo de trabajo de baja

Siga estos pasos en orden. Cada paso se basa en el anterior para identificar y restaurar la entrada de usuario faltante.

1. Compruebe el objeto de usuario en Azure Active Directory
   Abra el centro de administración de Microsoft 365 y vaya a Usuarios > Usuarios activos. Busque al usuario que se va por nombre. Si el usuario no aparece en la lista, haga clic en Usuarios eliminados para ver si la cuenta se eliminó. Si el usuario aparece en la lista pero muestra No en Licencias, haga clic en el nombre del usuario, seleccione Licencias y aplicaciones y asigne una licencia que incluya OneDrive for Business, como Microsoft 365 E3 u Office 365 E1. Espere 15 minutos para que se propague la licencia.
2. Verifique que el sitio de OneDrive existe en el centro de administración de SharePoint
   Vaya al centro de administración de SharePoint y seleccione Sitios > Sitios activos. En el cuadro de búsqueda, escriba la dirección de correo electrónico completa del usuario. Si el sitio aparece, anote su URL. Si el sitio no aparece, haga clic en Sitios eliminados para comprobar si se eliminó. Si el sitio está en la papelera de reciclaje, restáurelo seleccionando el sitio y haciendo clic en Restaurar. Esta acción devuelve al usuario a la lista de cuotas de almacenamiento.
3. Fuerce una sincronización de directorios desde Active Directory local
   Si su organización usa Azure AD Connect, abra Windows PowerShell como administrador en el servidor de sincronización y ejecute Start-ADSyncSyncCycle -PolicyType Delta. Espere a que finalice la sincronización y luego actualice la página de cuotas de almacenamiento de OneDrive. Este paso resuelve los retrasos causados por el intervalo de sincronización predeterminado de 30 minutos.
4. Use SharePoint Online Management Shell para enumerar todos los sitios de OneDrive
   Instale SharePoint Online Management Shell si no lo tiene. Conéctese a su inquilino ejecutando Connect-SPOService -Url https://-admin.sharepoint.com. Luego ejecute Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'" | Select Url, Owner, StorageUsageCurrent. Este comando muestra todos los sitios de OneDrive del inquilino, incluidos los que faltan en la página de cuotas del centro de administración. Copie la URL del sitio del usuario faltante.
5. Reasigne al usuario como propietario del sitio si es necesario
   Si el sitio de OneDrive del usuario existe pero muestra un propietario diferente, ejecute Set-SPOSite -Identity -Owner en SharePoint Online Management Shell. Este paso garantiza que el objeto de usuario se vincule nuevamente al sitio. Después de ejecutar el comando, actualice la página de cuotas de almacenamiento en el centro de administración. El usuario ahora debería aparecer.
6. Complete el flujo de trabajo de baja
   Con el usuario visible en la lista de cuotas de almacenamiento, seleccione el usuario y haga clic en Transferir archivos o Eliminar sitio según lo requiera su política de baja. Para transferir archivos, introduzca la dirección de correo electrónico del nuevo propietario y haga clic en Iniciar transferencia. El proceso de transferencia se ejecuta en segundo plano y envía un correo electrónico de confirmación al nuevo propietario.

Si OneDrive sigue sin mostrar al usuario después de la corrección principal

El usuario se convirtió en un buzón compartido sin licencia

Cuando convierte un buzón de usuario en un buzón compartido, la licencia asociada se elimina automáticamente. El sitio de OneDrive permanece activo, pero el usuario desaparece de la página de cuotas de almacenamiento. Para solucionarlo, vaya a Centro de administración de Exchange > Destinatarios > Compartidos, seleccione el buzón compartido y haga clic en Editar. En Características del buzón, verifique que el servicio OneDrive no aparezca como deshabilitado. Si el buzón compartido no tiene licencia, asigne una licencia gratuita de Exchange Online Kiosk o una licencia de pago que incluya OneDrive. Después de reasignar la licencia, espere 30 minutos para que el usuario vuelva a aparecer en la lista de cuotas de almacenamiento.

El usuario se eliminó de Azure AD pero el sitio de OneDrive todavía existe

Si la cuenta de usuario se eliminó permanentemente de Azure AD, el sitio de OneDrive queda huérfano. El sitio sigue consumiendo almacenamiento, pero no se puede administrar a través de la página de cuotas. Para acceder al sitio, use SharePoint Online Management Shell y ejecute Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'" para encontrar el sitio huérfano. Luego ejecute Set-SPOSite -Identity -Owner para asignar un nuevo propietario. Después de esto, el sitio aparece bajo el nombre del nuevo propietario en la lista de cuotas de almacenamiento. A continuación, puede transferir archivos o eliminar el sitio.

El plan de servicio de OneDrive está deshabilitado en la licencia del usuario

Algunas organizaciones deshabilitan el plan de servicio de OneDrive dentro de una licencia para evitar el almacenamiento personal. Aunque el usuario tenga una licencia válida, el sitio de OneDrive no se aprovisiona y el usuario no aparece en la lista de cuotas de almacenamiento. Para comprobarlo, vaya a Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos, seleccione el usuario, haga clic en Licencias y aplicaciones y expanda la licencia. Asegúrese de que el conmutador OneDrive for Business esté establecido en Activado. Si está desactivado, actívelo y haga clic en Guardar cambios. El usuario debería aparecer en la página de cuotas de almacenamiento en 15 minutos.

Elemento	Usuario eliminado de Azure AD	Usuario convertido en buzón compartido
Objeto de usuario en Usuarios activos	No aparece ni siquiera en Usuarios eliminados	Aparece como buzón compartido sin licencia
Sitio de OneDrive en el administrador de SharePoint	Activo pero huérfano	Activo con el propietario original
Método de corrección	Reasignar propietario mediante PowerShell	Asignar licencia que incluya OneDrive
Tiempo para reaparecer en la página de cuotas	Inmediato después del comando de PowerShell	Hasta 30 minutos después de la asignación de la licencia

Ahora puede localizar cualquier usuario faltante en la página de cuotas de almacenamiento de OneDrive verificando la licencia, la existencia del sitio y el estado de sincronización del directorio. Para su próxima tarea de baja, ejecute primero el comando de PowerShell Get-SPOSite para confirmar que todos los sitios son visibles. Como sugerencia avanzada, cree un script de PowerShell programado que se ejecute diariamente y envíe por correo electrónico un informe de sitios de OneDrive huérfanos a su equipo de seguridad de TI. Esto evita que se pasen por alto datos durante futuros eventos de baja.