Lista de comprobación del administrador de OneDrive: las cuotas de almacenamiento muestran usuarios faltantes para los administradores de Microsoft 365

Como administrador de Microsoft 365, es posible que abras el centro de administración de OneDrive para comprobar las cuotas de almacenamiento y descubras que algunos usuarios faltan en la lista. Esto ocurre porque el informe de cuota de almacenamiento solo muestra los usuarios que alguna vez iniciaron sesión en OneDrive o que tienen una licencia que incluye SharePoint Online. Si un usuario nunca ha accedido a OneDrive, su cuenta no aparece en la vista de cuota. Este artículo explica por qué los usuarios desaparecen de la lista de cuotas de almacenamiento y proporciona una lista de comprobación paso a paso para identificar, verificar y resolver los datos de usuarios faltantes.

La causa raíz es que las cuotas de almacenamiento de OneDrive están vinculadas al sitio personal del usuario en SharePoint Online. Un sitio personal se aprovisiona solo cuando el usuario inicia sesión en OneDrive o cuando un administrador desencadena la creación del sitio mediante PowerShell. Los usuarios que no han realizado ninguna de estas acciones no tendrán un sitio personal, por lo que no aparecerán en el informe de cuota de almacenamiento. Además, los usuarios sin una licencia adecuada o con un estado de inicio de sesión bloqueado se excluyen por completo del informe.

Este artículo cubre los pasos exactos para auditar tu inquilino en busca de usuarios faltantes, crear sitios personales para ellos y verificar que las cuotas de almacenamiento se apliquen correctamente. También aprenderás a generar una lista completa de usuarios mediante los informes del centro de administración de Microsoft 365 y PowerShell. Si sigues esta lista de comprobación, podrás asegurarte de que todos los usuarios con licencia estén contabilizados en la gestión de tus cuotas de almacenamiento.

Por qué faltan usuarios en el informe de cuota de almacenamiento de OneDrive

El informe de cuota de almacenamiento de OneDrive en el centro de administración de Microsoft 365 enumera los usuarios que tienen un sitio personal aprovisionado en SharePoint Online. Un sitio personal se crea automáticamente la primera vez que un usuario inicia sesión en OneDrive o cuando un administrador lo aprovisiona explícitamente mediante PowerShell. Los usuarios que nunca han iniciado sesión en OneDrive y cuyo sitio no se ha aprovisionado previamente no aparecerán en el informe.

El informe también filtra a los usuarios que no tienen una licencia válida de SharePoint Online. Por ejemplo, un usuario solo con Exchange Online o un usuario sin licencia no aparecerá. Además, se excluyen los usuarios cuyas cuentas están bloqueadas para iniciar sesión o que se han eliminado de Azure Active Directory. Comprender estos filtros es el primer paso para identificar a los usuarios faltantes.

Requisitos previos para el aprovisionamiento del sitio personal

Un sitio personal requiere que se cumplan las siguientes condiciones:

• El usuario debe tener asignada una licencia de SharePoint Online (parte de Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o equivalente).
• El usuario debe haber iniciado sesión en OneDrive al menos una vez, o un administrador debe haber ejecutado el cmdlet Request-SPOPersonalSite para ese usuario.
• El usuario no debe estar bloqueado para iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365.
• El usuario debe tener una dirección de correo electrónico y un nombre principal de usuario válidos.

Si no se cumple alguna de estas condiciones, el usuario no tendrá un sitio personal y no aparecerá en el informe de cuota de almacenamiento.

Lista de comprobación para encontrar y corregir usuarios faltantes en las cuotas de almacenamiento

Sigue estos pasos en orden para auditar tu inquilino en busca de usuarios faltantes y asegurarte de que todos los usuarios con licencia tengan un sitio personal con la cuota de almacenamiento correcta.

1. Exporta la lista completa de usuarios con licencia desde el centro de administración
   Ve al centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Selecciona Usuarios > Usuarios activos. Haz clic en Exportar usuarios para descargar un archivo CSV que contenga todos los usuarios activos. Abre el CSV en Excel y filtra la columna Licencias para mostrar solo los usuarios con una licencia de SharePoint Online. Esta es tu lista maestra de usuarios que deberían tener un sitio personal de OneDrive.
2. Compara con el informe de cuota de almacenamiento de OneDrive
   En el centro de administración de OneDrive en admin.onedrive.com, ve a Almacenamiento. El informe de cuota enumera todos los usuarios con un sitio personal existente. Exporta este informe con el botón Exportar en la parte superior de la página. Compara las dos listas en paralelo. Cualquier usuario que esté en el CSV de usuarios con licencia pero no en el informe de cuota de OneDrive es un usuario faltante.
3. Identifica a los usuarios que nunca han iniciado sesión en OneDrive
   En el centro de administración de Microsoft 365, ve a Informes > Uso > Uso de OneDrive. Este informe muestra los usuarios activos por día. Para obtener una vista completa, usa el Registro de auditoría en el portal de Microsoft 365 Defender. Busca las actividades Archivo al que se accedió en OneDrive. Los usuarios sin actividad nunca han iniciado sesión.
4. Aprovisiona previamente los sitios personales de los usuarios faltantes con PowerShell
   Instala SharePoint Online Management Shell si aún no lo has hecho. Conéctate a SharePoint Online con Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Ejecuta el siguiente comando para aprovisionar previamente los sitios personales de todos los usuarios faltantes: Request-SPOPersonalSite -UserEmails "user1@domain.com","user2@domain.com". Puedes pasar una matriz de direcciones de correo electrónico desde tu lista de usuarios faltantes. Este cmdlet crea un sitio personal para cada usuario sin requerir que inicie sesión.
5. Verifica el informe de cuota de almacenamiento después del aprovisionamiento
   Espera hasta 24 horas para que los sitios personales se aprovisionen por completo. Vuelve al centro de administración de OneDrive y actualiza el informe de cuota de almacenamiento. Los usuarios que antes faltaban deberían aparecer ahora. Comprueba que su cuota de almacenamiento asignada coincida con el valor predeterminado de tu inquilino o con cualquier cuota personalizada que hayas establecido.
6. Establece o actualiza las cuotas de almacenamiento para los nuevos usuarios
   Si necesitas aplicar una cuota de almacenamiento personalizada a los usuarios recién aprovisionados, usa el cmdlet Set-SPOSite. Por ejemplo: Set-SPOSite -Identity https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user1_domain_com -StorageQuota 10485760 establece una cuota de 10 GB. Ejecútalo para cada usuario o automatízalo con un script sobre tu lista.

Si los usuarios siguen sin aparecer después del aprovisionamiento

Es posible que algunos usuarios sigan faltando incluso después de aprovisionar previamente sus sitios personales. Los siguientes problemas son las causas más comunes y sus soluciones.

El usuario no tiene asignada una licencia de SharePoint Online

Un usuario debe tener una licencia que incluya SharePoint Online. Comprueba la asignación de licencias del usuario en el centro de administración de Microsoft 365 en Usuarios > Usuarios activos > seleccionar usuario > Licencias y aplicaciones. Si SharePoint Online no está activado, actívalo. El sitio personal se creará la próxima vez que el usuario inicie sesión en OneDrive, o puedes ejecutar Request-SPOPersonalSite de nuevo después de que el cambio de licencia surta efecto.

El usuario está bloqueado para iniciar sesión

Si el estado de inicio de sesión de un usuario está bloqueado en el centro de administración de Microsoft 365, su sitio personal no se puede aprovisionar. Ve a Usuarios > Usuarios activos > seleccionar usuario y comprueba el Estado de inicio de sesión en la pestaña Cuenta. Si está bloqueado, desbloquea al usuario. Después de desbloquearlo, ejecuta Request-SPOPersonalSite de nuevo.

El usuario se ha eliminado de Azure Active Directory

Los usuarios eliminados se quitan permanentemente del informe de cuota de almacenamiento. Si necesitas restaurar un usuario eliminado, ve al centro de administración de Microsoft 365 y selecciona Usuarios > Usuarios eliminados. Busca el usuario y haz clic en Restaurar. Los usuarios restaurados volverán a aparecer en el informe de cuota después de que se vuelva a aprovisionar su sitio personal. Si el sitio ya se eliminó, debes ejecutar Request-SPOPersonalSite de nuevo.

El sitio personal del usuario se eliminó manualmente

Es posible que un administrador haya eliminado el sitio de OneDrive de un usuario desde el centro de administración de SharePoint. Para recuperarlo, ve al centro de administración de SharePoint en admin.sharepoint.com, selecciona Sitios > Sitios eliminados, busca la dirección URL del sitio personal del usuario y haz clic en Restaurar. Después de la restauración, el usuario volverá a aparecer en el informe de cuota de almacenamiento.

Centro de administración de OneDrive frente a PowerShell: comparación para la gestión de cuotas de almacenamiento

Elemento	Centro de administración de OneDrive	SharePoint Online PowerShell
Visibilidad de usuarios	Solo usuarios con sitios personales existentes	Todos los usuarios con una licencia de SharePoint Online
Capacidad de aprovisionamiento	No puede crear sitios personales	Puede aprovisionar previamente sitios con Request-SPOPersonalSite
Operaciones masivas	Limitado a exportar el informe	Admite scripting para cientos de usuarios
Cambios en la cuota de almacenamiento	Cuota por usuario en la configuración de Almacenamiento	Set-SPOSite -StorageQuota para actualizaciones masivas
Acceso al registro de auditoría	Solo informes de uso básicos	Search-UnifiedAuditLog para actividad detallada

El centro de administración de OneDrive es mejor para una comprobación visual rápida del uso actual del almacenamiento. PowerShell es necesario para aprovisionar a los usuarios faltantes y para cambios masivos de cuota. Usa ambas herramientas juntas para mantener un inventario preciso de cuotas de almacenamiento en todo tu inquilino.

Ahora puedes auditar tu inquilino en busca de usuarios faltantes en el informe de cuota de almacenamiento de OneDrive usando la lista exportada de usuarios con licencia y el aprovisionamiento con PowerShell. Empieza comparando el informe del centro de administración con tu CSV de usuarios con licencia y, luego, ejecuta Request-SPOPersonalSite para cualquier usuario que falte. Después del aprovisionamiento, verifica que el informe de cuota se actualice en un plazo de 24 horas. Para la gestión continua, programa un script de PowerShell mensual que compruebe si hay nuevos usuarios con licencia sin sitio personal y los aprovisione previamente de forma automática. Esto evita brechas de usuarios faltantes antes de que afecten a tus informes de almacenamiento.