La herencia de permisos de SharePoint no se rompe en una subcarpeta: qué debe revisar el propietario del sitio

Intentas romper la herencia de permisos en una subcarpeta de SharePoint, pero la opción para dejar de heredar permisos aparece atenuada o no aparece. Este problema ocurre cuando la configuración de la biblioteca o lista principal restringe la administración de permisos en el nivel de elemento o carpeta. En este artículo, conocerás las causas exactas de este comportamiento y los pasos que puede seguir un propietario del sitio para habilitar la ruptura de la herencia de permisos en subcarpetas.

Por qué las subcarpetas de SharePoint no pueden romper la herencia de permisos

Las bibliotecas de documentos y listas de SharePoint tienen una configuración que controla si los miembros del sitio pueden administrar permisos únicos en elementos y carpetas individuales. Cuando esta configuración está desactivada, la opción para dejar de heredar permisos se oculta o se deshabilita. La configuración se denomina “Conceder acceso a elementos individuales” en la configuración avanzada de permisos de la biblioteca. De forma predeterminada, esta configuración está habilitada para las bibliotecas nuevas, pero un propietario del sitio o una directiva de la colección de sitios puede deshabilitarla.

Dos capas controlan este comportamiento. En primer lugar, debe estar activa una característica de la colección de sitios denominada “Permitir que los usuarios concedan acceso a elementos individuales”. En segundo lugar, la biblioteca o lista debe tener habilitada la misma configuración. Si cualquiera de las dos capas lo bloquea, la opción de romper la herencia no aparece. Los propietarios del sitio pueden revisar ambas capas sin necesidad de ayuda de un administrador de SharePoint.

Cmo controla la característica de la colección de sitios los permisos en el nivel de elemento

La característica de la colección de sitios “Permitir que los usuarios concedan acceso a elementos individuales” se activa de forma predeterminada en los sitios modernos de SharePoint. Sin embargo, si un sitio se creó a partir de una plantilla anterior o si un administrador de SharePoint deshabilitó esta característica globalmente, puede estar desactivada. Cuando esta característica está inactiva, la configuración de nivel de biblioteca se oculta por completo.

Cmo controla la configuración de la biblioteca los permisos en el nivel de elemento

Incluso cuando la característica de la colección de sitios está activa, cada biblioteca y lista tiene su propia configuración. Un propietario del sitio puede deshabilitar “Conceder acceso a elementos individuales” para una biblioteca específica a fin de impedir que cualquier usuario rompa la herencia de permisos en carpetas o documentos dentro de ella. Esta configuración se encuentra en Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada.

Pasos para habilitar la ruptura de la herencia de permisos en una subcarpeta

Sigue estos pasos para revisar y habilitar la configuración necesaria. Debes ser propietario del sitio o administrador de la colección de sitios para realizar estos pasos.

1. Verificar que la característica de la colección de sitios esté activa
   Ve al sitio donde reside la biblioteca. Selecciona el icono de engranaje y elige Configuración del sitio. En Administración de la colección de sitios, haz clic en Características de la colección de sitios. Desplázate hacia abajo hasta Permitir que los usuarios concedan acceso a elementos individuales. Si muestra Desactivar, la característica ya está activa. Si muestra Activar, haz clic en Activar.
2. Abrir la biblioteca donde existe la subcarpeta
   Ve a la biblioteca de documentos o lista que contiene la subcarpeta. Haz clic en el icono de engranaje y selecciona Configuración de la biblioteca (o Configuración de la lista). Si la biblioteca es una biblioteca moderna, es posible que debas hacer clic en Biblioteca en el menú superior y luego en Configuración de la biblioteca en la cinta de opciones.
3. Revisar la configuración avanzada de permisos
   En Configuración de la biblioteca, haz clic en Configuración avanzada. Desplázate hasta la sección Administración de permisos. Busca la opción Conceder acceso a elementos individuales. Asegúrate de que esté establecida en Sí. Si está establecida en No, cámbiala a Sí y haz clic en Aceptar.
4. Ir a la subcarpeta y romper la herencia
   Vuelve a la biblioteca. Pasa el cursor sobre la subcarpeta, haz clic en los tres puntos (puntos suspensivos) y selecciona Administrar acceso. En el panel que se abre, haz clic en Configuración avanzada de permisos. En la página Permisos, haz clic en Dejar de heredar permisos. Confirma la acción cuando se te solicite.
5. Asignar permisos únicos a la subcarpeta
   Después de romper la herencia, usa la página Permisos para quitar los grupos no deseados y agregar usuarios o grupos específicos. Haz clic en Conceder permisos para agregar nuevas entradas. Haz clic en Quitar permisos de usuario para quitar las existentes.

Si SharePoint sigue teniendo problemas después de la solución principal

La opción “Dejar de heredar permisos” sigue atenuada

Si habilitaste ambas configuraciones pero la opción sigue atenuada, revisa si la biblioteca está configurada para usar un nivel de permiso personalizado que restrinja la administración de permisos. Ve a Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Haz clic en Niveles de permiso. Busca un nivel de permiso denominado Administar permisos. Cualquier grupo o usuario asignado a la biblioteca debe tener este permiso para romper la herencia. Si la biblioteca usa un nivel de permiso personalizado que carece de “Administar permisos”, debes editar ese nivel de permiso para incluirlo.

La subcarpeta está en una biblioteca de solo lectura o restringida

Si toda la biblioteca tiene una directiva que bloquea la edición de permisos, como una directiva de sitio o una etiqueta de retención, la opción de romper la herencia puede no estar disponible. Revisa si la biblioteca tiene aplicada una etiqueta de retención. Ve a Configuración de la biblioteca > Configuración de directivas de administración de información. Si hay una directiva activa, es posible que debas quitarla o ajustar su configuración antes de poder romper la herencia.

No eres propietario del sitio ni administrador de la colección de sitios

Solo los propietarios del sitio y los administradores de la colección de sitios pueden cambiar la configuración de administración de permisos de nivel de biblioteca. Si eres miembro o visitante, la opción para romper la herencia no aparecerá. Ponte en contacto con el propietario de tu sitio para solicitar el cambio. El propietario del sitio también puede concederte el nivel de permiso “Administar permisos” en la biblioteca específica para permitirte romper la herencia sin ser propietario completo.

Característica de la colección de sitios frente a configuración de la biblioteca: diferencias clave

Elemento	Característica de la colección de sitios	Configuración de la biblioteca
Ubicación	Configuración del sitio > Características de la colección de sitios	Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada
Ámbito	Todas las bibliotecas y listas de la colección de sitios	Una sola biblioteca o lista
Estado predeterminado	Activa en sitios modernos	Sí (habilitada)
Quién puede cambiarla	Administrador de la colección de sitios	Propietario del sitio
Efecto cuando se deshabilita	Oculta por completo la configuración de nivel de biblioteca	Deshabilita la ruptura de la herencia para esa biblioteca

Si tanto la característica de la colección de sitios como la configuración de la biblioteca están habilitadas, cualquier propietario del sitio o usuario con Administar permisos puede romper la herencia en las subcarpetas. Si cualquiera de las dos configuraciones está deshabilitada, la opción no está disponible.

Ahora puedes revisar y habilitar la configuración “Conceder acceso a elementos individuales” en tu biblioteca y la característica correspondiente de la colección de sitios. A continuación, revisa las directivas de retención o los niveles de permiso personalizados que podrían bloquear la acción. Un consejo avanzado es usar SharePoint Manager Plus o el módulo PnP PowerShell para auditar todas las bibliotecas de una colección de sitios en busca de la configuración de administración de permisos de forma masiva.