Cómo solucionar que los archivos migrados pierdan los metadatos de creado por

Cuando migra archivos a SharePoint, el campo Creado por a menudo muestra la cuenta de migración en lugar del autor original. Esto ocurre porque SharePoint registra la cuenta que realizó la carga como el creador. Este artículo explica por qué se pierden los metadatos y proporciona dos métodos para restaurar los valores originales de Creado por.

Por qué los archivos migrados pierden los metadatos originales de Creado por

SharePoint almacena el valor de Creado por en el campo Author de un elemento de lista o archivo de biblioteca. Cuando carga un archivo a través de la interfaz web, la Herramienta de migración de SharePoint o una herramienta de terceros, SharePoint establece el Author en la cuenta que realizó la carga. La herramienta de migración no transfiere la información del autor original a menos que la configure específicamente.

La causa raíz es que SharePoint trata cada carga de archivo como un nuevo evento de creación. Los metadatos del sistema de archivos de origen (como las propiedades de archivo de Windows) no se asignan al campo Author de SharePoint de forma predeterminada. La herramienta de migración lee el archivo pero no escribe el autor original en la columna Author a menos que habilite una configuración especial.

Además, si mueve archivos entre bibliotecas de SharePoint usando los comandos Mover a o Copiar a, el campo Creado por se restablece a la cuenta que realiza el movimiento. Esto es por diseño para mantener un registro de auditoría de quién colocó el archivo en la nueva ubicación.

Método 1: Configurar la Herramienta de migración de SharePoint para preservar Creado por

La Herramienta de migración de SharePoint (SPMT) puede preservar el valor original de Creado por si habilita la opción correcta antes de ejecutar la migración. Este método funciona para migraciones de OneDrive y SharePoint.

1. Abra la Herramienta de migración de SharePoint
   Descargue e instale SPMT desde el centro de administración de Microsoft 365 si aún no lo ha hecho. Inicie la herramienta e inicie sesión con una cuenta de administrador de SharePoint.
2. Cree una nueva tarea de migración
   Haga clic en Iniciar y seleccione Recursos compartidos de archivos o SharePoint Server como tipo de origen. Ingrese la ruta de origen y la URL del sitio de SharePoint de destino.
3. Abra la configuración avanzada
   En la página Elegir configuración, haga clic en Configuración avanzada para expandir las opciones.
4. Habilite Preservar identidad de usuario
   En Asignación de usuarios, active el interruptor de Preservar identidad de usuario a Activado. Esta configuración indica a SPMT que asigne el propietario original del archivo al campo Author de SharePoint.
5. Ejecute la migración
   Haga clic en Iniciar para comenzar la migración. Una vez completada, verifique que la columna Creado por en la biblioteca de destino muestre los nombres de los autores originales.

Si ya migró archivos sin esta configuración, no puede volver a ejecutar la migración para corregir los metadatos. Debe usar el método de PowerShell que se describe a continuación.

Método 2: Usar PowerShell para actualizar el campo Creado por

Si la migración está completa y el campo Creado por es incorrecto, puede corregirlo con un script de PowerShell. Este método requiere el módulo PnP PowerShell de SharePoint.

1. Instale el módulo PnP PowerShell
   Abra PowerShell como administrador y ejecute: Install-Module -Name PnP.PowerShell -Force. Cierre y vuelva a abrir PowerShell después de la instalación.
2. Conéctese a su sitio de SharePoint
   Ejecute: Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -Interactive. Inicie sesión con una cuenta de administrador de SharePoint.
3. Obtenga el elemento de archivo actual y el usuario
   Ejecute los siguientes comandos para almacenar el archivo y el usuario de destino en variables:

   $file = Get-PnPListItem -List "Documents" -Id 1
   $user = Get-PnPUser -LoginName "user@domain.com"

   Reemplace Documents con el nombre de su biblioteca, Id 1 con el ID del elemento de lista, y el nombre de inicio de sesión con el autor original.

4. Establezca el campo Author
   Ejecute: Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity $file -Values @{"Author" = $user}. Este comando actualiza el campo Creado por para ese archivo individual.
5. Repita para archivos adicionales
   Cree un bucle para procesar varios archivos. Ejemplo:

   $items = Get-PnPListItem -List "Documents" -PageSize 500
   foreach ($item in $items) {
       $user = Get-PnPUser -LoginName "originalauthor@domain.com"
       Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity $item -Values @{"Author" = $user}
   }

   Este script actualiza cada elemento de la biblioteca al mismo autor. Ajuste el nombre de inicio de sesión por archivo si es necesario.

Tenga en cuenta que el campo Author es de solo lectura en la interfaz web de SharePoint. No puede editarlo manualmente desde la configuración de la lista ni desde el panel de propiedades del elemento.

Problemas comunes al restaurar los metadatos de Creado por

La Herramienta de migración de SharePoint muestra Preservar identidad de usuario atenuada

La opción Preservar identidad de usuario solo está disponible cuando se migra desde SharePoint Server o recursos compartidos de archivos. No está disponible para otros tipos de origen como Google Drive o Box. Si la opción está atenuada, debe usar el método de PowerShell para actualizar los metadatos después de la migración.

PowerShell devuelve un error de que el campo Author no es válido

El campo Author espera un objeto de usuario, no una cadena. Siempre use Get-PnPUser para recuperar el objeto de usuario y pasarlo al parámetro -Values. Si el usuario no existe en el sitio de SharePoint, primero debe agregarlo usando Add-PnPUser.

Creado por se restablece después de mover o copiar un archivo

Cuando mueve o copia un archivo dentro de SharePoint, el campo Creado por cambia a la cuenta que realizó el movimiento. Para preservar el autor original, use el comando Mover a con la opción Mantener historial de versiones del archivo habilitada. Esta opción transfiere el campo Author desde la ubicación de origen.

Métodos de migración de SharePoint: Comparación de preservación de Creado por

Elemento	SPMT con Preservar identidad de usuario	PowerShell Set-PnPListItem
Descripción	Configuración de la herramienta de migración que asigna el propietario original del archivo al campo Author	Script que actualiza el campo Author para elementos existentes
Cuándo usar	Antes de que comience la migración	Después de que se complete la migración
Requiere permisos de administrador	Sí, administrador de SharePoint	Sí, propietario o administrador del sitio
Admite operaciones masivas	Sí, para toda la migración	Sí, con un script de bucle
Funciona para todos los tipos de archivo	Sí	Sí

Ahora puede restaurar los metadatos de Creado por para archivos migrados habilitando la configuración Preservar identidad de usuario en SPMT antes de la migración o ejecutando un script de PowerShell después de la migración. Para futuras migraciones, habilite siempre la opción Preservar identidad de usuario para evitar el problema por completo. Como sugerencia avanzada, use la característica Id. de documento de SharePoint para asignar un ID permanente a cada archivo, lo que ayuda a vincular los archivos con sus autores originales incluso después de movimientos o copias.