Cómo cambiar el tamaño del archivo OST de Outlook después de limpiar el buzón sin restablecerlo

Después de limpiar el buzón eliminando correos antiguos, vaciando la carpeta Elementos eliminados o archivando mensajes, es posible que observe que el archivo OST de Outlook en su disco duro sigue mostrando el mismo tamaño. El archivo OST es una copia local de su buzón de Exchange Online o Exchange Server, y Outlook no lo reduce automáticamente cuando elimina elementos. Este artículo explica por qué el archivo OST permanece grande y le muestra cómo forzarlo a reducirse sin restablecer ni recrear el archivo desde cero.

El archivo OST crece a medida que Outlook almacena en caché los datos de su buzón localmente. Cuando elimina elementos del servidor, Outlook marca esos elementos como eliminados pero no libera inmediatamente el espacio en disco que ocupaban. El archivo permanece inflado hasta que utiliza un comando específico de limpieza del buzón o compacta el archivo manualmente. Esta guía cubre la herramienta Limpiar buzón, el proceso de compactación manual del OST y cómo evitar errores comunes que impiden que el archivo se reduzca.

Aprenderá los pasos exactos para reducir el tamaño del archivo OST usando las herramientas integradas de Outlook, verificar el nuevo tamaño y confirmar que no se produce pérdida de datos. Al final, podrá recuperar espacio en disco sin eliminar ni volver a descargar su buzón.

Por qué el archivo OST permanece grande después de eliminar correos

El archivo OST es una caché local que refleja su buzón de Exchange. Cuando Outlook se sincroniza con el servidor, descarga todos los datos del buzón, incluidos correos, elementos de calendario, contactos y datos adjuntos. Eliminar un elemento desde la interfaz de Outlook envía un comando de eliminación al servidor, pero el archivo OST local no recupera inmediatamente el espacio en disco. El archivo simplemente marca esos bloques de datos como disponibles para reutilización. Con el tiempo, a medida que elimina más elementos, el archivo se fragmenta con espacio libre que Outlook no libera automáticamente.

Outlook tiene un mecanismo de compactación integrado que se ejecuta periódicamente en segundo plano, pero puede que no se active con la suficiente frecuencia o que no se ejecute en absoluto si el archivo no es lo suficientemente grande para alcanzar el umbral interno. El umbral predeterminado es del 20 por ciento de espacio libre dentro del archivo. Si el espacio no utilizado dentro del archivo OST es inferior al 20 por ciento del tamaño total del archivo, Outlook omite la compactación. Esto significa que incluso después de una limpieza importante, el archivo puede no reducirse hasta que fuerce el proceso manualmente.

Otra razón por la que el archivo OST permanece grande es la carpeta Elementos recuperables. Cuando vacía la carpeta Elementos eliminados, los elementos se mueven a la carpeta Elementos recuperables en el servidor. Outlook también almacena estos elementos en caché localmente. Hasta que purgue la carpeta Elementos recuperables usando la herramienta Limpiar buzón, esos elementos siguen ocupando espacio en el archivo OST. Este es un descuido común que impide que el archivo se reduzca después de una limpieza del buzón.

Pasos para compactar el archivo OST usando la herramienta integrada de Outlook

Siga estos pasos para compactar manualmente el archivo OST. Este método no elimina ningún dato y no requiere que cierre Outlook durante el proceso.

1. Abra Configuración de la cuenta
   En Outlook, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Se abre un cuadro de diálogo que muestra todas las cuentas de correo configuradas en su perfil.
2. Seleccione su cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar
   Haga clic una vez en la cuenta de Exchange o Microsoft 365 que usa el archivo OST que desea reducir. Luego haga clic en el botón Cambiar situado encima de la lista.
3. Abra Más configuraciones
   En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, haga clic en Más configuraciones. Aparece un nuevo cuadro de diálogo con varias pestañas.
4. Vaya a la pestaña Avanzado
   Haga clic en la pestaña Avanzado. En la sección Modo de buzón, haga clic en el botón Configuración del archivo de datos de Outlook.
5. Ejecute el comando Compactar ahora
   En el cuadro de diálogo Configuración del archivo de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora. Aparece una barra de progreso. El proceso de compactación puede tardar varios minutos según el tamaño del archivo y la cantidad de espacio libre dentro del archivo. No cierre Outlook durante este paso.
6. Verifique el nuevo tamaño del archivo OST
   Cuando finalice la compactación, cierre todos los cuadros de diálogo de Outlook. Abra el Explorador de archivos y navegue a la ubicación predeterminada del archivo OST: %localappdata%\Microsoft\Outlook. Haga clic con el botón derecho en el archivo OST y seleccione Propiedades. Compare el valor Tamaño en disco con el tamaño anterior a la compactación. El archivo debería ser notablemente más pequeño.

Cómo comprobar el tamaño del archivo OST antes de la compactación

Antes de iniciar la compactación, anote el tamaño actual del archivo OST para poder medir la reducción. En Outlook, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, seleccione su cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar > Más configuraciones > Avanzado > Configuración del archivo de datos de Outlook. El cuadro de diálogo muestra la ruta de acceso actual del archivo y su tamaño. Anote este tamaño o haga una captura de pantalla. Después de la compactación, compruebe el mismo cuadro de diálogo o el Explorador de archivos para confirmar que el tamaño disminuyó.

Limpie la carpeta Elementos recuperables para liberar más espacio

Si el archivo OST todavía parece grande después de la compactación, es probable que la carpeta Elementos recuperables contenga elementos eliminados que Outlook almacena en caché localmente. Vaciar esta carpeta obliga a Outlook a eliminar esos elementos del archivo OST.

1. Abra Limpiar buzón
   En Outlook, vaya a Archivo > Información > Herramientas > Limpiar buzón. Se abre el cuadro de diálogo Limpiar buzón.
2. Vacíe Elementos eliminados
   Haga clic en el botón Vaciar en Vaciar elementos eliminados. Esto elimina todos los elementos de la carpeta Elementos eliminados. Estos elementos se mueven a la carpeta Elementos recuperables en el servidor.
3. Purgue Elementos recuperables
   En el mismo cuadro de diálogo Limpiar buzón, haga clic en Vaciar en Vaciar elementos recuperables. Un mensaje de confirmación le pregunta si está seguro. Haga clic en Sí. Esto elimina permanentemente los elementos del servidor y de la caché local del OST.
4. Ejecute Compactar ahora de nuevo
   Repita los pasos de compactación de la sección anterior. El archivo OST debería reducirse aún más después de purgar los elementos recuperables.

Si Outlook sigue teniendo problemas después de la solución principal

El tamaño del archivo OST no cambió en absoluto después de Compactar ahora

Si el botón Compactar ahora se ejecutó pero el tamaño del archivo permaneció idéntico, es posible que el archivo OST no tenga suficiente espacio libre para activar la compactación. Outlook solo compacta cuando el espacio libre dentro del archivo supera el 20 por ciento del tamaño total del archivo. Si solo eliminó una pequeña cantidad de elementos, el espacio libre puede estar por debajo de este umbral. En este caso, elimine más elementos de su buzón, vacíe la carpeta Elementos eliminados y purgue la carpeta Elementos recuperables. Luego ejecute Compactar ahora de nuevo.

Outlook se bloquea o se congela durante la compactación

Un archivo OST dañado puede hacer que Outlook se congele o se bloquee cuando intenta la compactación. Cierre Outlook y ejecute la Herramienta de reparación de la bandeja de entrada (ScanPST.exe). Esta herramienta se encuentra en la carpeta de instalación de Outlook, normalmente C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16. Ejecute ScanPST.exe, busque su archivo OST y haga clic en Iniciar. Cuando finalice la reparación, vuelva a abrir Outlook e intente Compactar ahora de nuevo.

El archivo OST es de solo lectura y no se puede modificar

Si el archivo OST tiene el atributo Solo lectura establecido en el Explorador de archivos, Outlook no puede escribir cambios durante la compactación. Haga clic con el botón derecho en el archivo OST en el Explorador de archivos, seleccione Propiedades y desmarque Solo lectura en Atributos. Haga clic en Aplicar y Aceptar. Luego repita los pasos de compactación.

Compactación manual del OST frente a compactación automática: diferencias clave

Elemento	Compactación manual (Compactar ahora)	Compactación automática
Desencadenante	El usuario hace clic en Compactar ahora en Configuración de la cuenta	Outlook se ejecuta en segundo plano cuando el espacio libre supera el 20 %
Control	Control total sobre cuándo ocurre la compactación	Sin control del usuario; puede no ejecutarse después de la limpieza
Velocidad	Rápida, normalmente se completa en 2-5 minutos	Más lenta, se ejecuta durante el tiempo de inactividad
Seguridad de los datos	Sin pérdida de datos; compacta en el mismo lugar	Sin pérdida de datos; compacta en el mismo lugar
Ideal para	Inmediatamente después de una limpieza importante del buzón	Mantenimiento regular sin intervención del usuario

Ahora puede reducir el tamaño del archivo OST después de cualquier limpieza del buzón sin restablecer el archivo ni volver a descargar todo su buzón. Use el comando Compactar ahora y purgue la carpeta Elementos recuperables para recuperar la mayor cantidad de espacio en disco. Para el mantenimiento continuo, compruebe el tamaño de su archivo OST mensualmente usando Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzado > Configuración del archivo de datos de Outlook y ejecute Compactar ahora si el archivo parece inflado. Un archivo OST compactado también mejora el rendimiento de Outlook porque la caché local es más pequeña y está menos fragmentada.