Estableces una fecha de expiración para compartir en el Centro de administración de SharePoint, pero los enlaces para compartir existentes siguen funcionando después de esa fecha. Esto ocurre porque la política de expiración solo se aplica a los enlaces nuevos creados después de guardar la política. Este artículo explica por qué la política no afecta retroactivamente a los enlaces existentes y proporciona los pasos exactos para aplicar la expiración a los enlaces compartidos actuales.
Conclusiones clave: Aplicar la expiración a enlaces de SharePoint existentes
- Centro de administración de SharePoint > Políticas > Compartir: Establece el período de expiración predeterminado solo para enlaces nuevos.
- Los enlaces existentes deben recrearse o reemplazarse manualmente: La política de expiración no se aplica retroactivamente a los enlaces creados antes de guardar la política.
- Usa una política de sitio o un script de PowerShell: Para actualizar o revocar enlaces existentes que violen tu nueva regla de expiración.
Por qué las fechas de expiración no se aplican a los enlaces para compartir existentes
SharePoint almacena la fecha de expiración dentro de cada enlace para compartir en el momento en que se crea el enlace. Cuando estableces o cambias el período de expiración predeterminado en el Centro de administración de SharePoint en Políticas > Compartir, ese cambio solo se aplica a los enlaces nuevos generados después de guardar la política.
Los enlaces existentes conservan su marca de tiempo de creación original y cualquier fecha de expiración que se haya asignado en ese momento. Si el enlace se creó antes de que existiera la política, no tiene ninguna fecha de expiración. El sistema de políticas no escanea los enlaces existentes ni los actualiza. Este comportamiento es intencional para evitar interrumpir el uso compartido activo del que dependen los usuarios.
La misma limitación se aplica a la configuración de expiración por sitio en Configuración del sitio > Compartir. Cambiar el período de expiración a nivel de sitio también solo afecta a los enlaces nuevos creados a partir de ese momento.
Pasos para aplicar la expiración a los enlaces para compartir existentes
Para forzar que los enlaces existentes respeten tu nueva política de expiración, debes reemplazarlos o eliminarlos y pedir a los usuarios que vuelvan a compartir. Usa el método que se ajuste a tu escenario.
Método 1: Usar el Centro de administración de SharePoint para revocar todos los enlaces existentes
- Abre el Centro de administración de SharePoint
Ve a https://admin.microsoft.com y selecciona SharePoint en la lista del centro de administración. Alternativamente, ve directamente a https://admin.microsoft.com/SharePoint. - Navega a Sitios activos
En la navegación izquierda, haz clic en Sitios activos. Aparece una lista de todas las colecciones de sitios. - Selecciona el sitio con enlaces existentes
Haz clic en el nombre del sitio para abrir su panel de detalles. No hagas clic en la casilla de verificación. Haz clic en el nombre vinculado. - Abre la pestaña Compartir
En el panel de detalles del sitio, haz clic en la pestaña Compartir. Esta pestaña muestra la configuración de uso compartido actual del sitio. - Establece un período de expiración
En Expiración, selecciona Establecer expiración para enlaces para compartir nuevos e ingresa un número de días. Este paso asegura que todos los enlaces nuevos tendrán una expiración, pero no afecta a los enlaces existentes. - Revoca todos los enlaces para compartir existentes
Desplázate hacia abajo hasta la sección Enlaces para compartir. Haz clic en Revocar todos los enlaces para compartir. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haz clic en Revocar. Esta acción invalida todos los enlaces para compartir en el sitio, incluidos los enlaces anónimos y los enlaces de personas específicas. - Notifica a los usuarios que vuelvan a compartir
Después de la revocación, los usuarios deben crear nuevos enlaces para compartir. Esos nuevos enlaces heredarán la política de expiración que estableciste en el paso 5.
Método 2: Usar PowerShell para actualizar la expiración de enlaces en masa
Si necesitas conservar algunos enlaces existentes pero actualizar sus fechas de expiración, usa el Shell de administración de SharePoint Online. Este método requiere el módulo del Shell de administración de SharePoint Online.
- Instala el Shell de administración de SharePoint Online
Abre Windows PowerShell como administrador y ejecutaInstall-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Si ya tienes el módulo, ejecutaUpdate-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. - Conéctate a SharePoint Online
EjecutaConnect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Reemplazayourtenantcon el nombre de tu inquilino. Inicia sesión con una cuenta de administrador global o de SharePoint. - Obtén la URL del sitio
Identifica la URL del sitio donde deseas actualizar los enlaces. Por ejemplo:https://yourtenant.sharepoint.com/sites/ProjectX. - Recupera todos los enlaces para compartir
EjecutaGet-SPOSiteSharingLink -SiteUrl "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/ProjectX". Esto devuelve todos los enlaces para compartir en el sitio con sus fechas de creación y expiración actual. - Actualiza la expiración de cada enlace
Usa un bucle para establecer una nueva fecha de expiración. Por ejemplo, para establecer que todos los enlaces expiren en 30 días a partir de la fecha actual:Get-SPOSiteSharingLink -SiteUrl "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/ProjectX" | ForEach-Object { Set-SPOSiteSharingLink -Identity $_.Id -ExpirationTime (Get-Date).AddDays(30) }
Este comando actualiza la expiración de cada enlace existente a 30 días a partir de hoy. - Verifica los cambios
EjecutaGet-SPOSiteSharingLink -SiteUrl "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/ProjectX"nuevamente y verifica la columnaExpirationTimepara cada enlace.
Si la expiración aún no se aplica después de la solución principal
La fecha de expiración muestra Nunca pero la política está establecida
Si revocaste todos los enlaces y los usuarios crearon nuevos, pero la expiración aún muestra Nunca, es posible que la política a nivel de sitio no esté habilitada. Ve al panel de detalles del sitio en el Centro de administración de SharePoint, haz clic en la pestaña Compartir y confirma que Establecer expiración para enlaces para compartir nuevos esté marcada y que se haya ingresado un número de días. También verifica que la política a nivel de inquilino en Políticas > Compartir esté establecida con el mismo período de expiración o uno más corto.
Los enlaces anónimos continúan funcionando
Los enlaces anónimos creados antes del cambio de política no tienen fecha de expiración. El método de revocación en el Método 1 elimina todos los enlaces anónimos. Si solo deseas apuntar a los enlaces anónimos, usa PowerShell con un filtro: Get-SPOSiteSharingLink -SiteUrl "..." | Where-Object { $_.IsAnonymous -eq $true } y luego aplica la actualización de expiración.
Los usuarios informan que el enlace se rompe inmediatamente después de la revocación
Revocar todos los enlaces para compartir rompe todos los enlaces existentes en el sitio, incluidos aquellos que el propietario del sitio aún pueda necesitar. Para evitar esto, usa el método de PowerShell para actualizar las fechas de expiración en lugar de revocar. Si debes revocar, comunica el cambio a todos los miembros del sitio antes de realizar la acción.
Expiración a nivel de inquilino vs. a nivel de sitio: diferencias clave
| Elemento | Política a nivel de inquilino | Política a nivel de sitio |
|---|---|---|
| Alcance | Todos los sitios del inquilino | Un sitio específico |
| Ubicación en el centro de administración | Políticas > Compartir | Sitios activos > [site name] > pestaña Compartir |
| ¿Se aplica a enlaces existentes? | No | No |
| Comportamiento de anulación | La política a nivel de sitio anula la del inquilino si es más restrictiva | La política a nivel de sitio puede ser más corta o más larga que la del inquilino |
| Requiere rol de administrador | Administrador global o administrador de SharePoint | Administrador de la colección de sitios o administrador de SharePoint |
Ahora puedes aplicar fechas de expiración a los enlaces para compartir existentes revocando todos los enlaces y pidiendo a los usuarios que vuelvan a compartir, o usando PowerShell para actualizar la expiración de cada enlace. Para la gestión continua, considera establecer un período de expiración predeterminado en todo el inquilino y educar a los propietarios de sitios para que creen nuevos enlaces después de los cambios de política. Usa el cmdlet Set-SPOSiteSharingLink de PowerShell para auditar y actualizar la expiración de enlaces de forma regular sin interrumpir el uso compartido activo.