La búsqueda de ediscovery no encuentra archivos de SharePoint: causa raíz y solución

Cuando ejecuta una búsqueda de eDiscovery en Microsoft Purview, los resultados podrían no incluir archivos de SharePoint que espera encontrar. Este problema suele ocurrir porque el ámbito de búsqueda, el estado de indexación o el tipo de contenido no están configurados correctamente. La causa raíz suele ser un desajuste entre dónde se ejecuta la búsqueda y dónde se almacenan los archivos, o que los archivos no estén completamente indexados. Este artículo explica las razones técnicas detrás de los resultados de búsqueda faltantes y proporciona una solución paso a paso para garantizar que las búsquedas de eDiscovery devuelvan todos los archivos de SharePoint relevantes.

Por qué las búsquedas de eDiscovery no encuentran archivos de SharePoint

La causa raíz de la falta de archivos de SharePoint en los resultados de búsqueda de eDiscovery casi siempre está relacionada con una de tres áreas: configuración incorrecta del ámbito de búsqueda, indexación incompleta o fallida, o restricciones de tipo de contenido. Cada uno de estos problemas impide que el sistema de eDiscovery localice archivos que existen en la plataforma de SharePoint.

Configuración incorrecta del ámbito de búsqueda

Las búsquedas de eDiscovery se limitan por ubicación. Si la búsqueda está configurada para mirar solo sitios o bibliotecas específicos, los archivos almacenados en otros lugares no aparecerán. Los errores comunes incluyen seleccionar la colección de sitios incorrecta, omitir un subsitio o no incluir una biblioteca de documentos específica. El ámbito de búsqueda se define en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview bajo el caso de eDiscovery.

Indexación incompleta o fallida

SharePoint utiliza un índice de búsqueda para hacer que los archivos sean detectables. Si un archivo no está indexado, eDiscovery no puede encontrarlo. La indexación falla por varias razones: el tipo de archivo no es compatible, el archivo está dañado, el archivo excede el límite de tamaño máximo (actualmente 150 MB para SharePoint Online) o el sitio está configurado para no permitir la indexación. Los tipos de archivo no compatibles incluyen ejecutables (.exe), archivos comprimidos (.zip, .rar) y ciertos formatos de imagen (.bmp).

Restricciones de tipo de contenido

Las búsquedas de eDiscovery pueden filtrar por tipo de contenido o extensión de archivo. Si la consulta de búsqueda incluye un filtro que excluye el tipo de archivo de los archivos faltantes, esos archivos no aparecerán. Por ejemplo, una búsqueda que solo busca archivos .docx omitirá archivos .pdf. La búsqueda de eDiscovery predeterminada no filtra por tipo de archivo, pero las consultas personalizadas a menudo incluyen tales restricciones.

Pasos para solucionar la búsqueda de eDiscovery que omite archivos de SharePoint

Siga estos pasos en orden para identificar y resolver la causa de los archivos faltantes. Realice cada paso y pruebe la búsqueda después de cada cambio para aislar el problema.

1. Verifique el ámbito de búsqueda de eDiscovery
   Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Vaya a eDiscovery > Casos y abra el caso que contiene la búsqueda. Seleccione la búsqueda y haga clic en Editar búsqueda. En la página Ubicaciones, confirme que los sitios de SharePoint que espera estén listados. Si faltan, agréguelos haciendo clic en Elegir sitios y seleccionando las colecciones de sitios correctas. Incluya subsitios seleccionando la opción Incluir todos los subsitios.
2. Compruebe el estado de indexación del sitio
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Más funciones > Búsqueda > Administrar esquema de búsqueda. En Registro de rastreo, ingrese la URL del sitio y haga clic en Buscar. Busque el estado del último rastreo. Si el estado es Error o Pendiente, el contenido del sitio no está completamente indexado. Solicite un reindexado completo yendo a la configuración de la colección de sitios en SharePoint: Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión > Reindexar sitio. Haga clic en Reindexar sitio y espere el siguiente ciclo de rastreo.
3. Confirme que los tipos de archivo sean compatibles y estén indexados
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Más funciones > Búsqueda > Administrar esquema de búsqueda. En Tipos de archivo, revise la lista de extensiones de archivo indexadas. Si los archivos faltantes usan un tipo de archivo que no está en la lista, agréguelo. Por ejemplo, si necesita buscar archivos .msg, agregue msg a la lista. Tenga en cuenta que algunos tipos de archivo como .zip no son compatibles con la indexación en absoluto.
4. Revise la consulta de búsqueda para detectar restricciones de tipo de contenido
   En la búsqueda de eDiscovery, vaya a la sección Consulta. Si usó una consulta de palabras clave que incluye un filtro de tipo de archivo, como filetype:docx, elimine ese filtro o amplíelo para incluir todos los tipos de archivo. Use filetype: para incluir todos los tipos de archivo. Alternativamente, deje el campo de consulta vacío para devolver todos los elementos en las ubicaciones seleccionadas.
5. Compruebe las políticas de retención y cumplimiento
   Si un archivo está sujeto a una política de retención que coloca una retención en el sitio, podría moverse a la biblioteca de retención por conservación. Esta biblioteca no está indexada de forma predeterminada. En el sitio de SharePoint, vaya a Contenido del sitio > Biblioteca de retención por conservación. Si los archivos faltantes están allí, incluya esta biblioteca en el ámbito de búsqueda de eDiscovery agregando el sitio y seleccionando Todas las bibliotecas.

Si los archivos de SharePoint aún faltan después de la solución principal

Incluso después de seguir la solución principal, algunos archivos pueden permanecer sin detectar. Los siguientes escenarios describen causas adicionales y sus soluciones.

Archivos en un subsitio o sitio concentrador no incluidos en la búsqueda

Las búsquedas de eDiscovery no incluyen automáticamente todos los subsitios o sitios concentradores. Debe agregar cada sitio explícitamente. En las ubicaciones de búsqueda, haga clic en Elegir sitios y seleccione cada colección de sitios que pueda contener archivos relevantes. Para sitios concentradores, agregue el sitio concentrador y cada sitio asociado individualmente.

Archivos creados después del último rastreo

Si un archivo se cargó después del último rastreo del índice de búsqueda, no aparecerá en los resultados de búsqueda. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Más funciones > Búsqueda > Registro de rastreo para ver la fecha del último rastreo de cada sitio. Para forzar un rastreo inmediato, vaya a la configuración del sitio y haga clic en Reindexar sitio. El rastreo comenzará en minutos para sitios pequeños.

Archivos con caracteres no ingleses o símbolos especiales

La búsqueda de SharePoint tiene problemas conocidos con ciertos caracteres Unicode. Los archivos nombrados con caracteres fuera del rango ASCII, como chino, árabe o cirílico, pueden no indexarse correctamente. Renombre el archivo usando solo letras en inglés, números y guiones. Luego reindexe el sitio.

Ámbito de búsqueda de eDiscovery vs. Estado de indexación: diferencias clave

Elemento	Ámbito de búsqueda	Estado de indexación
Definición	Qué sitios y bibliotecas se incluyen en la búsqueda	Si el contenido de esos sitios ha sido procesado y almacenado en el índice de búsqueda
Dónde verificar	Microsoft Purview > eDiscovery > ubicaciones de búsqueda	Centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Registro de rastreo
Problema común	Faltan sitios o bibliotecas en la lista de ubicaciones	Rastreo fallido o pendiente para el sitio
Solución	Agregue o edite la selección de ubicaciones	Solicite un reindexado completo del sitio

Ahora puede identificar por qué las búsquedas de eDiscovery omiten archivos de SharePoint y aplicar la solución correcta. Comience verificando el ámbito de búsqueda en Microsoft Purview, luego verifique el estado de indexación en el centro de administración de SharePoint. Para problemas persistentes, revise la compatibilidad de tipos de archivo y considere renombrar archivos con caracteres especiales. Un consejo avanzado es crear una propiedad administrada personalizada en el esquema de búsqueda para campos de metadatos que no están indexados de forma predeterminada, como columnas personalizadas en bibliotecas de documentos.