Solução rápida: Abra Gerenciamento de Impressão (printmanagement.msc). Clique com botão direito na impressora → Propriedades → guia Segurança → remova a permissão Gerenciar esta impressora do grupo Usuários. Usuários ainda podem imprimir, mas não alterar configurações padrão da impressora. Para padrões por documento via Padrões de Impressão (sistema): ajuste como administrador.

Você define padrões: P&B, frente e verso, modo rascunho para economia. Usuários alteram para colorido, simples. Definir permissões restringe o que podem modificar. Gerenciamento de Impressão oferece controle mais refinado que Configurações.

Sintoma: Deseja bloquear configurações da impressora (padrões, recursos permitidos) em PC Windows compartilhado para que usuários não possam alterar.
Afeta: Windows 11 Pro/Enterprise com impressoras compartilhadas.
Tempo de correção: ~15 minutos.

O que causa isso

Por padrão, usuários com acesso à impressora podem modificar preferências de Impressão (por usuário) e até Padrões de Impressão (sistema). Para ambientes onde você deseja configurações controladas pelo administrador (escritórios, escolas, PC familiar), remova a permissão “Gerenciar esta impressora” do usuário, mantendo o acesso “Imprimir”.

Método 1: Remover permissão “Gerenciar” para usuários

O caminho padrão.

Pesquise no Menu Iniciar por Gerenciamento de Impressão. (Recurso Pro/Enterprise; Home não possui.)
Navegue até Servidores de Impressão → [PC local] → Impressoras.
Clique com botão direito na impressora → Propriedades.
Vá para a guia Segurança.
Para o grupo Everyone ou Usuários: desmarque Gerenciar esta impressora e Gerenciar documentos. Mantenha Imprimir marcado.
Clique em Aplicar.
Agora os usuários podem imprimir, mas não podem modificar as configurações da impressora via Preferências de Impressão. Eles verão a caixa de diálogo de configurações esmaecida.
Para substituições por documento via caixa de diálogo Imprimir do aplicativo: ainda é possível (ex.: usuário pode escolher cor/P&B por trabalho). Use Padrões de Impressão para bloquear também — veja Método 2.

Este é o bloqueio básico.

Método 2: Bloquear recursos específicos via Padrões de Impressão

Para impedir recursos específicos mesmo por impressão.

Abra Configurações → Bluetooth e dispositivos → Impressoras e scanners → [impressora] → Propriedades da impressora.
Clique na guia Avançado → Padrões de Impressão.
Defina: Modo de cor — Preto e Branco. Duplex — Frente e verso. Qualidade — Rascunho. Papel — Comum.
Clique em Aplicar → OK.
Esses padrões se aplicam a todos os usuários no PC. Os usuários ainda veem a opção de alterar por trabalho, mas começam a partir dos padrões bloqueados.
Para bloqueio mais forte: em alguns drivers de impressora (HP, Canon), Padrões de Impressão tem uma opção Restringir uso de cor. Use-a.
Para Política de Grupo no Pro: gpedit.msc → Configuração do Computador → Modelos Administrativos → Impressoras. Várias restrições disponíveis (bloquear recursos específicos, forçar padrões).

Isso vai além das permissões.

Método 3: Usar Política de Grupo para bloqueio total

Para ambientes corporativos.

Abra o Editor de Política de Grupo (gpedit.msc) no Pro/Enterprise.
Navegue até Configuração do Usuário → Modelos Administrativos → Painel de Controle → Impressoras.
Defina Impedir adição de impressoras = Habilitado (usuários não podem adicionar novas impressoras).
Defina Impedir exclusão de impressoras = Habilitado.
Navegue até Configuração do Computador → Modelos Administrativos → Impressoras:
- Configure a implantação automática apenas de impressoras aprovadas.
- Ocultar assistentes de impressora dos usuários.
- Desabilitar instalação de driver de impressora por não administradores.
Execute gpupdate /force.
Para ambientes Active Directory: a Política de Grupo se aplica a usuários do domínio. Configure no controlador de domínio.
Para gerenciado por Intune: Perfil de Configuração com as mesmas políticas de impressora.

Este é o caminho certo para ambientes corporativos.

Como verificar se a correção funcionou

Faça login como usuário não administrador. Abra as Preferências de Impressão da impressora. A caixa de diálogo de configurações abre, mas as opções são somente leitura ou esmaecidas.
Imprima um trabalho de teste. Usa os padrões bloqueados (P&B, frente e verso, etc.).
O usuário não pode adicionar/remover impressora sem direitos de administrador.

Se nenhum desses funcionar

Se os usuários ainda contornarem: Imprimir em PDF: usuários podem “imprimir” no Microsoft Print to PDF, salvar como PDF e abrir em qualquer visualizador. Saída diferente. Para impressão específica de aplicativo: alguns aplicativos (Photoshop, software de design) têm seus próprios caminhos de impressão que ignoram a caixa de diálogo padrão. Bloqueio no nível do aplicativo é necessário. Para usuários com direitos de administrador: eles podem substituir qualquer configuração. Limite o acesso de administrador. Para impressoras de rede: bloqueie as configurações no lado do servidor de impressão, não no cliente. Controle centralizado. Último recurso: use software de monitoramento de custos: PaperCut ou similar rastreia impressões por usuário, alerta/limita uso excessivo.

Conclusão: Gerenciamento de Impressão → Propriedades da impressora → guia Segurança → remova a permissão Gerenciar do grupo Usuários. Defina padrões via Padrões de Impressão. Política de Grupo para bloqueio corporativo.