Você tem um documento do Word com controle de alterações ativado e o converte para PDF. Em vez de ver tachado, sublinhado e marcações coloridas, você vê texto bruto como “Excluído: texto antigo” ou “Inserido: novo texto.” Isso acontece porque a exportação interna do Word não incorpora as marcações de revisão como anotações PDF por padrão. Este artigo explica a causa exata desse comportamento e mostra como exportar um PDF que preserva as alterações controladas como marcações visíveis ou como uma cópia final limpa.
Principais conclusões: Controle de alterações e exportação de PDF no Word
- Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS > Opções > Publicar como > Documento mostrando marcações: Força o Word a incorporar as alterações controladas como marcações de texto visíveis no PDF.
- Arquivo > Informações > Verificar problemas > Inspecionar documento > Controle de alterações: Remove todos os dados de revisão antes da exportação do PDF se você quiser uma cópia final limpa.
- Arquivo > Imprimir > driver de impressora PDF: Um método alternativo que às vezes preserva melhor as marcas de revisão do que a exportação interna.
Por que o Word converte alterações controladas em texto simples durante a exportação para PDF
O Word tem dois métodos separados de geração de PDF: o recurso de exportação interno (Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS) e a opção Imprimir em PDF. Ambos os métodos lidam com as alterações controladas de forma diferente. A causa raiz é que a configuração padrão de exportação de PDF do Word é “Documento” — ou seja, exporta o documento em seu estado final aceito, ignorando quaisquer revisões pendentes. Quando você seleciona esse padrão, o Word aplica todas as alterações e gera apenas o texto final. Se você precisar que as revisões apareçam como marcações, deve escolher explicitamente “Documento mostrando marcações” nas opções de exportação. Se você escolher a configuração errada ou usar uma impressora PDF de terceiros que não interpreta as marcas de revisão do Word, o resultado são descrições em texto simples das alterações em vez de marcações visuais.
A diferença entre “Documento” e “Documento mostrando marcações”
Ao exportar um PDF do Word, o menu suspenso Publicar como na caixa de diálogo Opções oferece duas opções que afetam diretamente o comportamento das alterações controladas:
- Documento — O Word aceita todas as alterações controladas e exporta o texto final. Nenhuma marcação aparece.
- Documento mostrando marcações — O Word exporta o texto com tachado, sublinhado, balões e cores de revisão incorporados como formatação de texto PDF.
Se você vir texto simples como “Excluído: texto antigo” dentro do PDF, você usou a configuração Documento ou um conversor de PDF que não suporta marcações de revisão do Word.
Por que descrições em texto simples aparecem em vez de marcações
Alguns conversores de PDF de terceiros e ferramentas online não conseguem ler os metadados de revisão do Word. Quando encontram uma alteração controlada, eles recorrem a exibir o texto da revisão como um comentário em texto simples ou nota inline. Isso não é um bug do Word — é uma limitação de compatibilidade do conversor de PDF. A única correção confiável é usar o recurso de exportação do próprio Word com a opção correta.
Passos para exportar um PDF com alterações controladas visíveis como marcações
Siga estes passos para produzir um PDF que mostre tachado, sublinhado e balões de revisão exatamente como aparecem no Word.
- Abra o documento e revise as alterações controladas
Certifique-se de que todas as alterações que você deseja que apareçam estejam marcadas. Se você tiver comentários que deseja incluir, verifique se eles estão visíveis na guia Revisão. Vá para Revisão > Mostrar marcações e marque Comentários e Inserções e Exclusões. - Vá para Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS
Clique em Criar PDF/XPS. Na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS, clique no botão Opções no canto inferior direito. - Defina Publicar como para Documento mostrando marcações
Na caixa de diálogo Opções, localize o menu suspenso Publicar como. Altere de “Documento” para Documento mostrando marcações. Mantenha todas as outras configurações nos padrões, a menos que precise de conformidade específica com PDF/A ou texto bitmap. - Clique em OK e depois em Publicar
Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções. Escolha um nome de arquivo e local. Clique em Publicar. O PDF resultante exibirá todas as alterações controladas como tachado colorido, sublinhado e balões nas margens.
Método alternativo: Imprimir em PDF com um driver de impressora PDF
Se a exportação interna ainda produzir saída incorreta, use o método Imprimir em PDF:
- Vá para Arquivo > Imprimir
Selecione Microsoft Print to PDF como impressora. Não use uma impressora PDF de terceiros, a menos que tenha verificado que ela suporta marcas de revisão do Word. - Clique em Imprimir e salve o PDF
Na caixa de diálogo Imprimir, clique em Imprimir. Escolha um nome de arquivo e local. Este método geralmente preserva as alterações controladas porque o Word renderiza o documento para o driver da impressora usando o estado de exibição atual, incluindo marcações visíveis.
Removendo alterações controladas antes da exportação (cópia final limpa)
Se você quiser um PDF que mostre apenas o texto final sem nenhum histórico de revisão, faça o seguinte:
- Aceite todas as alterações
Na guia Revisão, clique na seta abaixo de Aceitar e escolha Aceitar Todas as Alterações e Parar de Controlar. - Remova metadados do documento
Vá para Arquivo > Informações > Verificar problemas > Inspecionar documento. No Inspetor de Documentos, marque Controle de alterações e comentários e clique em Inspecionar. Clique em Remover tudo ao lado do item Controle de alterações. - Exporte como PDF
Agora vá para Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS e exporte com a configuração padrão Documento. O PDF conterá apenas o texto final aceito.
Se as alterações controladas ainda aparecerem como texto simples após a correção principal
O Word mostra “Excluído: texto” em vez de tachado no PDF
Isso ocorre quando você usa um conversor de PDF de terceiros, como Adobe Acrobat Pro ou uma ferramenta online como Smallpdf. Essas ferramentas geralmente interpretam os dados de revisão do Word como comentários, não como formatação. Para corrigir isso, sempre use a exportação interna do Word com Documento mostrando marcações. Se você precisar usar uma ferramenta de terceiros, primeiro aceite todas as alterações no Word, depois exporte um PDF limpo e adicione marcas de revisão manualmente no editor de PDF.
O PDF mostra marcações na cor ou posição errada
O Word usa a cor do autor atribuída nas Opções de Controle de Alterações. Se o PDF exibir cores incorretas, verifique Revisão > Controle de Alterações > Opções de Controle de Alterações. Certifique-se de que as configurações de cor estejam definidas como Por autor ou uma cor específica. Em seguida, reexporte o PDF. As posições dos balões (margem esquerda ou direita) são controladas por Revisão > Mostrar Marcações > Balões. Defina-os como Mostrar Todas as Revisões Inline se preferir marcações inline em vez de balões.
O PDF exportado é muito grande devido aos dados de revisão incorporados
Ao exportar com Documento mostrando marcações, o PDF pode se tornar significativamente maior porque incorpora cada revisão como objetos de texto separados. Se o tamanho do arquivo for uma preocupação, aceite todas as alterações primeiro e depois exporte um PDF limpo. Alternativamente, use o método Imprimir em PDF, que às vezes produz um arquivo menor porque rasteriza as marcações em vez de codificá-las como texto pesquisável.
Exportação interna do Word vs Imprimir em PDF para alterações controladas
| Item | Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS | Arquivo > Imprimir > Microsoft Print to PDF |
|---|---|---|
| Suporte a marcações | Suporte total com a opção Documento mostrando marcações | Preserva marcações visíveis na tela |
| Exportação de comentários | Exporta comentários como anotações PDF | Exporta comentários como caixas de texto |
| Tamanho do arquivo | Maior quando as marcações são incorporadas | Menor, mas o texto pode ser rasterizado |
| Texto pesquisável | Sim, o texto permanece selecionável | Depende das configurações do driver da impressora |
| Compatibilidade com terceiros | Formato PDF padrão, amplamente compatível | Formato PDF padrão, amplamente compatível |
Agora você sabe por que as alterações controladas do Word podem aparecer como texto simples em um PDF e como corrigir isso. Use Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS com Documento mostrando marcações para preservar as revisões como marcações visíveis. Para uma cópia final limpa, aceite todas as alterações e remova os metadados de revisão com o Inspetor de Documentos antes da exportação. Como dica avançada, você pode automatizar isso gravando uma macro que altera a configuração Publicar como para Documento mostrando marcações e exporta o PDF em uma única etapa.