Como migrar as configurações de coautoria do Word do SharePoint para o OneDrive sem problemas

Quando sua organização transfere o armazenamento de documentos do SharePoint para o OneDrive, as configurações de coautoria do Word que controlam a colaboração em tempo real não são transferidas automaticamente. Você precisa reconfigurar permissões de compartilhamento, pastas de sincronização e locais de salvamento padrão para manter a coautoria funcionando sem interrupções. Este artigo explica como migrar as configurações essenciais de coautoria do SharePoint para o OneDrive para que sua equipe continue editando documentos juntos sem atrasos ou erros de acesso.

Quais configurações de coautoria devem ser migradas

A coautoria do Word depende de três configurações interconectadas que são configuradas de forma diferente no SharePoint e no OneDrive. A primeira é o modelo de permissão de compartilhamento. O SharePoint usa permissões em nível de site (Proprietário, Membro, Visitante) que concedem acesso a bibliotecas inteiras. O OneDrive usa compartilhamento de pastas e arquivos individuais com permissões baseadas em e-mail ou link específico. A segunda configuração é a configuração do cliente de sincronização. O SharePoint sincroniza bibliotecas de documentos por meio do aplicativo de sincronização do OneDrive, mas cada biblioteca deve ser adicionada separadamente. O OneDrive sincroniza todos os arquivos na pasta do OneDrive do usuário por padrão. A terceira configuração é o local de salvamento padrão no Word. Quando um usuário clica em Arquivo > Salvar como ou Salvar, o Word sugere o último local usado. Se esse local apontar para uma biblioteca do SharePoint, novos documentos não poderão ser coautorados por usuários do OneDrive até que o caminho seja alterado.

Modelo de permissão do SharePoint vs modelo de permissão do OneDrive

As permissões do SharePoint são herdadas do site. Se um usuário tiver permissões de Edição no site, ele pode coautorar qualquer documento em qualquer biblioteca. As permissões do OneDrive são granulares. Você compartilha uma pasta ou arquivo específico com pessoas específicas. Para migrar as configurações de coautoria, você deve recriar os mesmos níveis de acesso no OneDrive. Para cada biblioteca do SharePoint que continha documentos coautorados, crie uma pasta correspondente no OneDrive e compartilhe-a com o mesmo grupo de pessoas usando o mesmo nível de permissão (Pode editar para coautores).

Mapeamento de pastas do cliente de sincronização

O aplicativo de sincronização do OneDrive pode sincronizar bibliotecas do SharePoint e pastas do OneDrive. Durante a migração, os usuários geralmente têm ambas as fontes ativas. Para evitar confusão, remova a biblioteca antiga do SharePoint do cliente de sincronização e adicione a nova pasta do OneDrive. Isso garante que, quando o Word abrir um documento do sistema de arquivos local, ele aponte para a cópia do OneDrive onde as alterações de coautoria são sincronizadas em tempo real.

Etapas para migrar as configurações de coautoria do SharePoint para o OneDrive

1. Mapear permissões da biblioteca do SharePoint para permissões de pasta do OneDrive
   Abra a biblioteca de documentos do SharePoint que contém os arquivos coautorados. Vá para as configurações da biblioteca e anote os grupos de permissão (por exemplo, Contoso Membros, Contoso Visitantes). No OneDrive, crie uma nova pasta com o mesmo nome da biblioteca. Clique com o botão direito na pasta, selecione Compartilhar e insira os endereços de e-mail de cada usuário ou grupo. Defina o nível de permissão como Pode editar para todos os coautores. Repita para cada biblioteca.
2. Mover os arquivos do SharePoint para a nova pasta do OneDrive
   No SharePoint, selecione todos os documentos na biblioteca. Clique em Mover para > Mover para o OneDrive. Escolha a pasta que você criou na etapa 1. Confirme a movimentação. Isso preserva os metadados do arquivo e o histórico de versões. Se você copiar em vez de mover, as versões do SharePoint permanecem, mas a pasta do OneDrive conterá apenas a versão mais recente. Use mover para manter o histórico completo de versões disponível no OneDrive.
3. Parar de sincronizar a biblioteca antiga do SharePoint
   Clique com o botão direito no ícone do OneDrive na bandeja do sistema. Selecione Configurações > Conta. Em Sincronização e backup, encontre a biblioteca antiga do SharePoint. Clique em Parar sincronização. Isso impede que o Word abra a cópia local do SharePoint em vez da cópia do OneDrive.
4. Adicionar a nova pasta do OneDrive ao cliente de sincronização
   Na mesma guia Conta, clique em Adicionar uma conta se você ainda não tiver feito login no OneDrive. Se você já estiver conectado, clique em Escolher pastas e verifique se a nova pasta do OneDrive está marcada. O cliente de sincronização baixará os arquivos para sua pasta local do OneDrive.
5. Atualizar o local de salvamento padrão no Word
   Abra o Word. Vá para Arquivo > Opções > Salvar. Na caixa Local do arquivo local padrão, insira o caminho completo para sua pasta local do OneDrive (por exemplo, C:\Usuários\SeuNome\OneDrive). Clique em OK. Isso garante que, ao criar um novo documento e clicar em Salvar como, o Word sugira a pasta do OneDrive em vez do local antigo do SharePoint.
6. Testar a coautoria em um documento de exemplo
   Abra um documento da nova pasta do OneDrive. Clique em Compartilhar no canto superior direito do Word. Insira o e-mail de um colega que tenha permissão Pode editar. Peça ao colega para abrir o mesmo documento simultaneamente. Ambos os usuários devem ver o cursor e as edições um do outro em tempo real. Se o cursor não aparecer, verifique se o documento está salvo no OneDrive (não em uma pasta apenas local) e se o Salvamento Automático está ativado.

Problemas comuns após a migração

O Word abre uma cópia local em vez da cópia compartilhada do OneDrive

Se um usuário clicar duas vezes em um arquivo que foi sincronizado do SharePoint antes da migração, o Windows pode abrir a cópia local antiga. Para corrigir isso, remova a biblioteca do SharePoint do cliente de sincronização conforme descrito na etapa 3. Em seguida, abra o Explorador de Arquivos, clique com o botão direito na pasta local antiga e selecione Excluir. Os arquivos permanecem no SharePoint até que você conclua a movimentação na etapa 2. Após a movimentação, o usuário deve abrir documentos apenas da pasta do OneDrive.

O Salvamento Automático está esmaecido

O Salvamento Automático funciona apenas quando o documento está armazenado no OneDrive ou no SharePoint. Se o documento ainda estiver no local antigo do SharePoint, o Salvamento Automático estará disponível. Após mover para o OneDrive, se o Salvamento Automático permanecer esmaecido, o arquivo pode estar em uma pasta que não está sincronizada. Verifique se a pasta está incluída nas configurações do cliente de sincronização do OneDrive. Confirme também se a extensão do arquivo é .docx, não .doc ou .dotx.

Coautores veem um erro de acesso negado

Esse erro significa que as permissões da pasta do OneDrive não correspondem às permissões do SharePoint. Vá para a pasta do OneDrive, clique em Compartilhar e verifique se cada coautor tem permissão Pode editar. Se o coautor era membro de um grupo do SharePoint, adicione cada endereço de e-mail individual ao compartilhamento do OneDrive. O OneDrive não oferece suporte a grupos do Azure AD na caixa de diálogo de compartilhamento para usuários externos.

Configurações de coautoria do SharePoint vs configurações de coautoria do OneDrive

Item	SharePoint	OneDrive
Atribuição de permissão	Grupos em nível de site (Proprietário, Membro, Visitante)	Compartilhamento individual por e-mail ou link
Comportamento de sincronização padrão	Deve adicionar cada biblioteca manualmente no cliente de sincronização	Todos os arquivos na pasta do OneDrive sincronizam automaticamente
Armazenamento de histórico de versões	Mantido na biblioteca após a movimentação se usar o comando Mover	Preservado quando os arquivos são movidos do SharePoint
Gatilho do Salvamento Automático	Arquivo salvo em uma biblioteca do SharePoint sincronizada	Arquivo salvo na pasta local do OneDrive
Visibilidade do cursor do coautor	Requer permissão de Edição na biblioteca	Requer permissão Pode editar na pasta ou arquivo

Agora você pode migrar suas configurações de coautoria do Word do SharePoint para o OneDrive recriando permissões, movendo arquivos com histórico de versões, atualizando o cliente de sincronização e alterando o local de salvamento padrão no Word. Após concluir as etapas, teste a coautoria com um colega para confirmar que o Salvamento Automático e o compartilhamento de cursor em tempo real funcionam corretamente. Como dica avançada, use o centro de administração do OneDrive para definir uma política de compartilhamento que exija que os coautores façam login com a mesma conta da organização, o que impede edições anônimas e reduz conflitos de permissão.